سالانہ جنرل اجلاس (AGM) بورڈ کے اراکین، حصص دار، سرمایہ کاروں اور سینئر مینجمنٹ کے ساتھ ایک میٹنگ ہے جس میں مالی معلومات کا جائزہ لینے اور گزشتہ سال کے دوران کئے گئے اہم فیصلے اور تبدیلیوں کا جائزہ لینے کے لئے ہے. AGM منٹ میٹنگ کے ریکارڈ کے طور پر مرتب کیا جاتا ہے، اور اجلاس میں منتخب کردہ کسی بھی بڑے فیصلے کے بارے میں مخصوص تفصیلات شامل ہیں اور منتخب افسران کے بارے میں نوٹ. منٹ عام طور پر میٹنگ کے دوران بات چیت یا پیش کردہ رپورٹوں کے ضمنی ضمنی سلسلے سے منسلک ہوتے ہیں.
آپ کی تنظیم کا نام ٹائپ کریں، اس کے بعد "سالانہ جنرل میٹنگ منٹ." پھر میٹنگ شروع ہونے اور میٹنگ کا مقام مکمل تاریخ اور وقت لکھیں. اس جگہ کو کانفرنس روم اور اس مقام کا نام شامل کرنے کی ضرورت ہوگی جہاں اجلاس منعقد کی جا رہی ہے.
پریامبل لکھیں. رومن نمبر "I" کا استعمال کریں اس کے بعد حاضریوں کو متعارف کرانے کیلئے PREAMBLE. صدر کے ساتھ شروع ہونے والے اجلاس میں شرکت کے تمام ارکان کی فہرست. اس کے بعد موجود نائب صدر، خزانچی، سیکریٹری اور ایگزیکٹو ممبران کی فہرست کریں. کسی بھی مکمل نام یا پہلے ابتدائی اور آخری نام اس سیکشن کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.
مبصرین اور معافی کی فہرست. اگر حاضریوں سے ملاقات ہوتی ہے تو وہ افسران یا کمیٹی کے ارکان نہیں ہیں، انھیں ایک مبصر یا معافی کے طور پر درج کیا جا سکتا ہے. اگر کسی بھی قسم کے کسی بھی قسم میں نہیں آتا تو، ہر ایک کے لئے "نیل" کا اشارہ کریں.
پچھلے میٹنگ کے منٹ متعارف کروائیں. رومی نمبر کا استعمال کریں "II" اس کے بعد اس سیکشن کے لئے پیش رفت کی لمبائی. کسی بھی تحریک کو اشارہ کرتے ہیں جو منتقل کر دیا گیا تھا، دوسری طرف اور موجودہ اجلاس میں آگے بڑھایا گیا تھا.
میٹنگ کی رپورٹ متعارف کروائیں. رومن نمبر "III" کا استعمال کرتے ہوئے اس حصے کو شروع کریں اور بعد میں REPORTS. رپورٹوں کو انفرادی طور پر ضمنی اشیاء کے طور پر درج کریں.
انتخابی عمل ریکارڈ کریں. واپسی والے افسران، صدر، نائب صدر، سیکریٹری، خزانچی اور کسی دوسرے منتخب حکام کے لئے انتخابات کی نشاندہی کرنے کے لئے رومن نمبر "IV" کا استعمال کریں. ہر امیدوار کے لئے، آپ کو شامل کرنے کی ضرورت ہوگی: نامزد شخص؛ جو ان کی طرف سے نامزد کیا گیا تھا؛ کون نامزد کر دیا اور کیا نامزد نے نامزد ہونے سے انکار کردیا یا قبول کیا. اس وقت منتخب منتخب افسر کو منٹ کے اندر اندر اشارہ کیا جائے گا.
عوامی افسران انتخابات ریکارڈ کریں. اگر آپ عوامی پنکھوں کا انتخاب کر رہے ہیں، تو آپ کو نامزد کے نام کی فہرست، اور ان افراد کو جو افسر نے نامزد کیا اور اس کی ثالثی کی ضرورت ہوگی.
میٹنگ میں منظور یا پیش کردہ کسی بھی موشن کی فہرست. ایک تحریک ایک مخصوص پالیسی یا فیصلہ کے لئے یا اس کے خلاف ووٹ ہے، اور اجلاس کے دوران پیش کیا جاسکتا ہے. منٹ میں ان باتوں میں سے کسی بھی فہرست کی فہرست، اور اس بات کی نشاندہی کریں کہ تحریک منظور ہو یا خارج کردی گئی ہے.
ریکارڈ "دیگر کاروبار" اشیاء. رومن نمبر "V،" کی فہرست کے تحت فہرست اور تعارف کے باہر ملاقات میں کسی بھی بحث یا تقریبات کا خلاصہ بیان کرتے ہیں. ہر چیز کے بارے میں بلے بازی کی فہرست یا 2 سے 3 بولیاں عام طور پر اگلے اجلاس میں نظر ثانی کرنے کے لئے کافی ہے.
ضمنی معلومات اور مالیاتی اعداد و شمار کی فہرست. AGM منٹ کے آخری حصے منٹ میں پہلے حوالہ جات کی فہرست، اور خزانہ دار کی طرف سے فراہم کردہ کے طور پر مالیاتی اعداد و شمار کے خلاصہ کے ساتھ ختم کرنے کی ضرورت ہے.
تجاویز
-
AGM عام طور پر ہر سال منعقد کیا جاتا ہے گزشتہ سال کی سرگرمیوں کے اراکین کو مطلع کرنے کے لئے، اور آنے والی سال کے لئے منتخب حکام اور سرکاری افسران. اجلاس میں جلدی سے تمام حاضریوں میں AGM منٹس کی کاپیاں تقسیم کی جاسکتی ہیں. سیکریٹری کو جائزہ لینے کے لئے اگلے اجلاس میں AGM منٹ کی ایک نقل فراہم کرنے کی ضرورت ہے.
