پیردو یونیورسٹی آن لائن لکھنا لیبل (او ڈبلیو ایل) کے مطابق میمو کو مسائل کو اجاگر کرنے یا حل کرنے کے لئے لکھا جاتا ہے. شمالی کینٹکی یونیورسٹی آف بزنس نے اعلان کیا ہے کہ میمو محدود محدود جگہ میں بہت سے معلومات کو بات کرنی چاہئے. میمو کی شکل کیسے بنائی گئی ہے، کمپنی، میمو اور میمو کے وصول کنندگان کے مقصد پر منحصر ہے. اندرونی اسٹاف میمو معلومات، تجزیہ اور نتائج فراہم کر سکتے ہیں، تجارتی گھنٹے کے بارے میں معلومات یا آلات کے مناسب استعمال کے لئے ہدایات.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
کاغذ
-
قلم اور پنسل
میمو کے بنیادی مقصد اور شکل جانیں. میمو عام طور پر عملے سے بات کرنے کے لئے اندرونی دستاویزات ہیں. مقاصد میں پالیسی کی یاد دہانیوں، کارروائی کی درخواستوں، تبدیلی کی اطلاع دینے یا سرکاری اطلاع دینے کی فراہمی شامل ہوسکتی ہے. میمو کی شکل میں ایک سرخی، تعارف، جسم، خلاصہ اور اختتام بھی شامل ہے. دستاویز کے نچلے حصے پر منسلک منسلک ہیں.
اپنے میمو کے مقصد کا تعین کریں اور جس میں، اگر کوئی، منسلک کیا جائے گا. میمو کے وصول کنندگان کا تعین کریں. اکثر، نگرانی اور مینیجرز میمو کی کاپیاں وصول کرتی ہیں اور فائل میں ایک کاپی شامل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے. یہ بتائیں کہ میمو کو کسی نہ کسی طرح کے مسودے کا کیا کہنا ہے اور اس کی وضاحت کرے گی. خطوط کا استعمال کرتے ہوئے کمپنی کی پالیسی پر چیک کریں جو میمو کے لئے منظوری دی جاتی ہے.
"تاریخ" کے ساتھ شروع ہونے والے عنوان کو مکمل کریں، "تک" سیکشن میں بنیادی وصول کنندگان کے نام اور عنوان شامل کریں. یہ ایک یا زیادہ افراد ہوسکتا ہے، یا یہ لوگوں کے گروپ کی وضاحت کر سکتا ہے، جیسے تمام اکاؤنٹ مینیجرز. "سی سی" سیکشن میں ان لوگوں کے نام اور عنوان شامل ہوں جو میمو کی کاپیاں وصول کریں گے. میمو بھیجنے والے شخص کا نام اور عنوان "سے" سیکشن میں شامل کریں. میمو کے مقصد کو "مختصر" عنوان میں "عنوان" سیکشن میں شامل کریں.
ایک تعارفی پیراگراف شامل کریں جس میں میمو کا مقصد بیان کرتا ہے، اس مقصد کے لئے پس منظر فراہم کرتا ہے اور اس کے بعد آنے والی پیراگراف میں کیا عمل کرے گا. اگر میمو پالیسی یا دیگر اہم معلومات پر مشتمل ہے تو قارئین کے لئے انتباہ شامل کریں.
تعارف اور جائزہ پر توسیع کے میمو کے جسم، یا اہم متن میں معلومات شامل کریں. مثال کے طور پر، پالیسی کی تبدیلی کے نتیجے میں پس منظر فراہم کریں. مواد کے مطابق پیراگراف الگ کریں اور حکم دیں. میمو میں مختصر پیراگراف استعمال کریں. میمو کے مقصد پر منحصر ہے، یہ سیکشن ایک یا دو پیراگراف یا کئی صفحات ہو سکتا ہے.
خلاصہ اور بند کرنا. ایک صفحہ میمو کے لئے خلاصہ ممکن نہیں ہوسکتا ہے، لیکن یہ طویل دستاویزات کے ساتھ مددگار ثابت ہوسکتا ہے جس میں پیچیدہ معلومات یا ہدایات شامل ہیں. پڑھنے والے کو جواب دینے اور سوالات کے جواب دینے یا میمو کے مواد کی وضاحت کرنے میں آپ کی مدد کی پیشکش کے قریب. خلاصہ کی غیر موجودگی میں، اختتامی پیراگراف میں ایک مختصر خلاصہ شامل ہے. قارئین کو مطلع کریں اگر میمو کے مواد محرم ہیں.
میمو کے اختتام پر یاد رکھیں میمو میں ذکر کردہ منسلکات کی ایک فہرست. الفاظ منسلک کرنے کے لئے "منسلک" یا "منسلک" الفاظ کا استعمال کریں. منسلکات شامل نہ کریں جو میمو میں حوالہ نہیں دیتے ہیں.
میمو پر دستخط کریں. میمو لکھنے والے عام طور پر "ابتدائی" کے اندراج کے آگے سرنگ کے سیکشن میں ابتدائی یا دستخط میمو. ایک رسمی میمو دستاویز کے اختتام پر مکمل دستخط اور تاریخ لائن کی ضرورت ہو سکتی ہے.
تجاویز
-
انداز اور فارمیٹنگ سیکھنے کے لئے کمپنی کے میمو کی کاپیاں کا جائزہ لیں. پوچھو کہ میمو بھیجنے کی منظوری کی ضرورت ہے.میمو میں اس میں شامل ہونے سے قبل تمام حقیقت پسندانہ معلومات کی تصدیق کریں. اپنے میمو کو ثبوت دینے کے لئے کسی سے پوچھیں.
