بات چیت پوائنٹس کا کاغذ کیسے لکھیں

کسی مخصوص موضوع یا واقعہ کے بارے میں پوائنٹس کا کاغذات کی فہرست کلیدی حقائق اور خیالات سے گفتگو کرتے ہوئے. عوامی تعلقات اور مواصلات میں بڑے پیمانے پر استعمال کیا جاتا ہے، پوائنٹس کے بارے میں بات چیت عوام کو واضح، درست اور مطابقت بخش معلومات فراہم کرنے کے لئے عوام سے بات کرنے کی ذمہ داری کے ساتھ مدد کرتا ہے. پوائنٹس کے کاغذات سے گفتگو کرتے ہوئے دونوں کو عوام کو معلومات فراہم کرنے اور بحران کے دوران عوامی تحقیقات کا جواب دینے کے لئے دونوں کا استعمال کیا جاتا ہے. مشترکہ بات چیت پوائنٹس کاغذ کا استعمال کرتے ہوئے "ایک آواز سے بات کرنے" کی طرف سے، ایک تنظیم اپنے مواصلاتی پروگرام کی مؤثر صلاحیت کو بڑھا سکتا ہے.

ایک بات چیت پوائنٹس کا کاغذ لکھنا

اپنے بات چیت پوائنٹس کے کاغذ پر کام شروع کرنے سے پہلے، آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کو صحیح معلومات ملے. ان لوگوں کو تلاش کریں جو سب سے زیادہ قریبی ملوث ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ بجٹ کے مسئلے سے متعلق بات چیت کرنے کی ضرورت ہو تو، بجٹ کے نگرانی کے ساتھ ایک سینئر ایگزیکٹو کے ساتھ براہ راست بات کرتے ہیں. منہ کے لفظ پر متفق نہ ہوں. اپنے ذریعہ تفصیلی سوالات سے پوچھیں اور اس سے درخواست کریں کہ وہ معلومات کو "اسپن" نہ کریں یا اس سے انکار نہ کریں. تفصیلی نوٹ لینے کے لئے یقینی بنائیں.

آپ کی بات چیت پوائنٹس کا کاغذ بل پوائنٹس کی ایک سیریز پر مشتمل ہوگی، ہر ایک اس کے بعد ایک یا ایک سے زیادہ سزائیں ہیں. تعارف یا دیگر متن کی کوئی ضرورت نہیں ہے. اس کا عنوان: "عوام کے لئے معلومات." اپنے بات چیت پوائنٹس کاغذ کو "رازداری" کے طور پر نشان نہ لگائیں. آپ کسی چیز کو چھپانے کی کوشش نہیں کر رہے ہیں، اور بات چیت کے بارے میں معلومات عوام کے لئے ہے.

حقائق کے ساتھ شروع کریں: کون، کہاں، کہاں اور کب. اپنے آپ کو اپنے کاروبار یا تنظیم، اس کی تاریخ یا حالیہ سرگرمیوں کے بارے میں معلومات کے ساتھ کسی شخص کے جوتے میں رکھو. آپ کا پہلا بلٹ پوائنٹ صرف اس صورت حال کے حقائق کا ہونا چاہئے. مثال کے طور پر: "1 جولائی کو، کمپنی X اس کے گھریلو افرادی قوت کا 30 فیصد وگرنہ اور اوگون اور آڈہو میں پودوں کو کاٹ دے گا." یہ بنیادی معلومات بات چیت میں فراہم کی جاتی ہے تاکہ معلومات فراہم کرنے والے افراد کو غلطی سے ایک غلطی سے غلطی نہ بنائی جاسکتی ہے.

اگلے چند گولیاں عمل یا سرگرمی پر مزید تفصیلی معلومات فراہم کرنی چاہئیں. اگر آپ بات چیت پوائنٹس کا ایک منفی واقعہ کا جواب دے رہا ہے تو، مثبت معلومات کا اشتراک کریں، لیکن منفی کو سمجھنے کی کوشش نہ کریں. ذرائع ابلاغ اور عوام تفصیلات کے بارے میں معلومات چاہتے ہیں. مثال کے طور پر: "جب کارکنوں کو مطلع کرنے کے عمل کا عمل کیا جائے گا تو کیا ختم ہوجائے گا؟ ان سوالات کی پیشکش کرنے کی کوشش کریں اور جوابات تیار کریں. یاد رکھو، آپ ان پوائنٹس میں سے ہر ایک کے لئے منتخب کردہ الفاظ کو خبر دینے والے افراد کی طرف سے دوبارہ استعمال کیا جائے گا.

بات چیت پوائنٹس کا حتمی گولی پوائنٹس لازمی پیغام پر توجہ دینا چاہئے جسے آپ اپنے اسپیکر کو چھوڑنا چاہتے ہیں. یہ ایک اہم حقیقت، ایک منصوبہ یا نقطہ نظر ہو سکتا ہے. مثال کے طور پر: "ہم ایسے مسائل سے سخت ہیں جو ہم جانتے ہیں کہ اس فیصلے کے نتیجے میں خاندانوں کا سامنا کرنا پڑے گا، لیکن اقتصادی بحالی کے ساتھ امید ہے کہ یہ مختصر مدت میں کمی ہو گی." مت کرو، کسی بھی صورت میں، آپ کی بات چیت پوائنٹس کاغذ پوائنٹس میں شامل نہیں ہیں جو آپ اپنے ترجمان کے مطابق نہیں چاہتے ہیں. بات چیت پوائنٹس نجی دستاویزات نہیں ہیں اور میڈیا کی طرف سے پڑھ سکتے ہیں.

ایک بار جب آپ نے بات چیت پوائنٹس کا کاغذ مکمل کرلیا ہے تو، ان تنظیموں کے ساتھ اور آپ کے تنظیم میں سینئر رہنماؤں کے ساتھ جائزہ لینے کے لۓ ملیں. کسی بھی رائے کو شامل کریں اور ایک تقسیم کی فہرست تیار کریں جن میں ان لوگوں کو بھی شامل ہونا چاہیے جن سے بات کرنے یا عوام کے ساتھ معلومات کا اشتراک کرنے کے لئے کہا جائے گا. اس میں ایگزیکٹو یا رہنما شامل ہوسکتا ہے، ایک ترجمان، دوسروں کو آپ کے تنظیم اور عملے میں ملوث افراد میں شامل ہونے والے کرداروں کے ساتھ شامل ہوسکتا ہے.