اخراجات کی رپورٹ کیسے لکھیں

ملازمین جو ان کے اپنے فنڈز سے منظوری والے کاروباری اخراجات کے لئے ادائیگی کرتے ہیں عام طور پر ان کے آجروں سے تنخواہ کی توقع کر سکتے ہیں. اس طرح کی ادائیگی کی سہولت اور اس بات کی ضمانت دینے کے لئے کہ کمپنی کی کمپنی کے لیڈر میں قیمت درست طریقے سے ہوئی ہے، ملازمین کو توقع ہے کہ اس طرح کے تمام جیب اخراجات کی ایک تفصیلی رپورٹ جمع کردی جائے.

آپ کی ضرورت ہو گی

• کمپیوٹر

• کمپیوٹر پرنٹر

• (اختیاری) کمپنی اخراجات کی رپورٹ سانچہ

اگر آپ کی کمپنی کسی اخراجات کی رپورٹ ٹیمپلیٹ فراہم کرتی ہے، تو اس تک رسائی حاصل کریں اور اس کی ہدایات پر عمل کریں.

اگر نہیں، تو اپنے رسیدوں کے ساتھ مل کر جمع کرو اور ان کی تاریخی ترتیب میں رکھیں. اس کے علاوہ تمام اخراجات کی فہرست درج کریں جن کے پاس آپ کے پاس رسیپٹس نہیں ہیں، جیسے آٹوموبائل میلاج اور واقعے جیسے ہوٹلوں کے وینڈنگ مشینوں سے اخباری اخبارات اور ریفریجریشنز.

اگر آپ کمپنی کے فراہم شدہ سانچے کے بغیر اپنی اپنی رپورٹ تیار کررہے ہیں تو، کمپیوٹر سپریڈ شیٹ کا استعمال کریں. کسی ٹیمپلیٹ کو تخلیق کریں اور ہر نئی رپورٹ تیار کرنے کیلئے اسے نئی ورکیٹیٹ میں کاپی کریں. ہر شیٹ ہیڈر کو آپ کا نام، ڈیپارٹمنٹ کا نام اور کوڈ، اور رپورٹ کی طرف سے احاطہ کرتا ہے. اس معلومات کے نیچے، آپ کے سانچے کو کم از کم پانچ کالم، تاریخ، پے ادائیگی، مقصد یا وضاحت، اور رقم کی قیادت کرنا چاہئے. آپ کی کمپنی کی پالیسی پر منحصر ہے، آپ کو اس طرح کے معلومات کے لئے اضافی کالم کو اکاؤنٹنگ کوڈ، حاضریوں سے ملاقات اور اسی طرح کے شامل کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.

اپنے رسیدوں اور فہرستوں کے ذریعہ وسائل کے ذریعہ اپنے شیٹ پر اپنے اخراجات کی فہرست میں درج کریں. فی مدت ایک رپورٹ تیار کریں - چاہے آپ ہفتہ وار، دو ماہانہ، ماہانہ یا دوسری صورت میں، عام طور پر آپ کی کمپنی کی پالیسی میں وضاحت کریں. اگر آپ کے پاس ایک ہی دن کے لئے ایک سے زیادہ رسید ہیں، تو وہ اخراجات کی قسم، جیسے کھانے کے اخراجات اور پارکنگ اخراجات کی طرف سے ان کو گروپ میں مدد ملتی ہے.

اگر آپ کسی بھی مقصد کے لئے ایک فلیٹ کی شرح کی بونس وصول کرتے ہیں، تو اس کے اپنے قطار میں درج ذیل اخراجات میں درج ذیل اخراجات کے بعد درج کریں.

اگر آپ اپنی ذاتی گاڑی پر قابو پانے کے لئے رقم ادا کررہے ہیں تو، آپ کو ایک آٹوموبائل لاگ برقرار رکھنا اور کمپنی کی پالیسی کے مطابق، روزانہ یا ہفتہ وار بنیاد پر اپنے اخراجات کی رپورٹ میں منتقل کرنا چاہئے. علیحدہ اخراجات کی اشیاء کے طور پر اپنی قطار پر میل میل درج کریں. پے کالم میں میل اور فی میل میل کی شرح (یعنی "275 میل / 58 سینٹ / میل") الفاظ میں "ذاتی آٹو میوج" الفاظ درج کریں، اور رقم کی کالم میں رقم کی واپسی کی رقم. یاد رکھیں کہ ہر آجر کے پاس اپنے میوج کی ادائیگی کی شرح ہے.

جب تمام اخراجات درج ہوتے ہیں، تو انہیں رقم کے کالم میں آخری شے کے طور پر مکمل کیا جاتا ہے. اگر آپ اخراجات کا احاطہ کرنے کے لئے نقد پیشگی وصول کرتے ہیں تو، اس رقم کو آپ کے اخراجات سے کم کردیں. یہ آپ کی رقم کی ادائیگی کی رقم ہے.

رسید جمع کرنے کے بارے میں مختلف آجروں کے بارے میں مختلف پالیسییں ہیں. آپ کی ضرورت ہوسکتی ہے کہ آپ اصل رسید جمع کردیں، یا آپ اسکین یا فوٹوکوپیاں پیش کریں. آپ ان کو کراس حوالہ دینے کی ضرورت ہوسکتی ہے تاکہ رسید کے ساتھ اخراجات کو بڑھانے کے لۓ آپ کے اخراجات کو ہینڈل کرنے والے افراد کے لئے آسان ہو. اگر آپ مائیلس کی واپسی کیلئے دعوی جمع کر رہے ہیں، تو آپ کو اپنے آٹو لاگ کا ایک نسخہ بھی اس مدت کے لئے پیش کرنا چاہیے.

اپنے اخراجات کی رپورٹ فارم میں اور آپ کے آجر کی پالیسی کے مطابق، رسید کے ساتھ جمع کرائیں. صرف ہفتہ کے اخراجات پر مشتمل ہی ورک شیٹ جمع کریں، نہ صرف سپریڈ شیٹ فائل کو خالی ٹیمپلیٹ اور اخراجات کے بہت سے ہفتوں کے ساتھ.

تجاویز

• جب بھی ممکن ہو، کریڈٹ کارڈ کے ساتھ دوبارہ ادائیگی کے اخراجات ادا کرو جنہیں آپ صرف اس طرح کے اخراجات کے لئے استعمال کرتے ہیں. اس سے آپ کو بزنس اخراجات کا تعاقب رکھنے میں مدد ملتی ہے اور ان کی ادائیگی میں مصالحت کرنا چاہئے.

  اسی رسید پر کاروباری اور ذاتی اخراجات کو سنبھالنے سے بچیں.

  رپورٹ پر دعوی کردہ رقم کے خلاف تمام رپورٹیں ڈبلیوچک کریں اور اخراجات رسید سے ملیں. بہت ساری غلطیاں ہوتی ہیں جب لوگوں کو کام کی منتقلی کے ذریعے جلدی رقم کی رقم کی واپسی سے غلط رقم کی جاتی ہے.

  ہمیشہ اپنے آجر کے HR، تنخواہ، یا اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے ساتھ جانچ پڑتال کے لۓ جانچ پڑتال کے لئے درست طریقے سے اور وقت گزارنے کے لۓ چیک کریں.

انتباہ

اخراجات کے بارے میں جھوٹ بولیں. یہ کمپنی سے چوری ہے اور اس کے نتیجے میں منفی نتائج کے نتیجے میں اختتام یا مجرمانہ تعقیب ہو سکتا ہے.

کسی بھی پابندیوں کے لئے اپنے آجر کے ساتھ چیک کریں جو آپ کے لئے رقم ادا کی جاسکتی ہے. ہر طعام کا امکان نہیں ہوسکتا ہے، اور آپ چیزوں کو الکحل نہیں کرسکتے ہیں جیسا کہ الکحل، خشک کرنے والی یا والیٹ پارکنگ. آپ کے آجر کو ہونا چاہیے کہ اس میں رہنماؤں کی ضرورت ہے اور دوبارہ رقم کی واپسی نہیں ہوگی.

اپنے اپنے منظور شدہ کاروباری اخراجات کے لئے صرف ادائیگی کریں - جب تک آپ ایسا کرنے کا اختیار نہیں رکھتے تو دوسرے لوگوں کے اخراجات کو پورا نہ کریں. اس کے علاوہ دوسرے ملازم کے اخراجات سے بچنے سے بھی بچنے کے لۓ جو اخراجات ادا کرے گا.