کلائنٹ سے ادائیگی کی درخواست کرتے وقت، انہیں بھیجنے کے لئے مؤثر خطوط بنانے کے لئے مناسب اقدامات کئے جاتے ہیں. ادائیگی کی درخواست کرنے کے خط خطوط استعمال کیے جاتے ہیں جب ایک کلائنٹ کی وجہ سے تاریخ کی طرف سے ایک بل ادا نہیں ہوجاتی ہے. زیادہ عرصے سے ایک کلائنٹ کے بل کو ادا کرنے کے لئے لیتا ہے، اس سے زیادہ حروف ایک کمپنی لکھتا ہے. ادائیگی کی درخواست کرنے والے ایک خطوط ہونا چاہئے، واضح اور بقایا بل کے بارے میں تفصیلات پیش کرنا چاہئے.
کمپنی کے خط کا نشان استعمال کریں کیونکہ اس میں تمام ادارے کے رابطے کی معلومات ہوتی ہے اور اکثر رسمی طور پر لگتی ہے.
خط کا پتہ لگائیں. کلائنٹ کے نام اور پتہ کے بعد خط کی تاریخ شامل کریں. "عزیز،" بیان کرتے ہوئے شخص کو ایڈریس کے بعد کلائنٹ کا پورا نام.
خط کا مقصد. ادائیگی کے درخواست کے لئے ایک خط خط کے آغاز میں اس مقصد کو واضح طور پر بات کرنی چاہئے. پیشہ ورانہ سر کا استعمال کریں اور الفاظ کو مثبت اور گرم رکھیں.
قرض کی تفصیلات شامل کریں. تاریخ اس ریاست کے لئے فراہم کی گئی تھی، فراہم کی گئی اصل تاریخ اور رقم جس میں کسی دیر کی فیس بھی شامل ہے. انوائس نمبر بھی شامل کریں تاکہ کلائنٹ کو اصل دستاویز کو آسانی سے ڈھونڈ سکیں. بہت سے کمپنیاں اس قسم کے خط میں اصل انوائس کی ایک نقل بھی شامل ہوگی. کسٹمر کو بھی سود کی شرح کے بارے میں مطلع کریں جس کے لئے مرحلہ فیس حساب کی جاتی ہے.
ادائیگی کے لئے کلائنٹ سے پوچھیں. کلائنٹ کو بتائیں کہ اضافی دیر سے فیس کسی مخصوص تاریخ کے ذریعے مکمل رقم ادا کرکے سے بچا جاسکتا ہے. کلائنٹ سے پوچھیں کہ اگر آپ اس تاریخ سے مکمل طور پر ادائیگی کرنے میں قاصر ہیں تو انتظامات کرنے کے لئے آپ کو کال کریں. اگر ضروری ہو تو آپ کے فون نمبر اور براہ راست توسیع شامل کریں. آپ کے ای میل ایڈریس کو بھی شامل کریں اور اس کے ذریعہ اپنے مباحثے کی پیشکش کریں اگر کلائنٹ کی خواہشات.
کلائنٹ کا شکریہ. فوری طور پر ادائیگی میں بھیجنے کے لئے گاہک کو اپنی شناخت پیش کرتے ہیں تو ادائیگی پہلے سے ہی کی گئی ہے اور کلائنٹ کا شکریہ. کلائنٹ کو بتائیں کہ اگر اس کے پاس کوئی سوال ہے، تو اس معاملے میں آپ کو فون کرنے میں اسے ہچکچاہٹ نہیں کرنا چاہئے.
خط پر دستخط کرو آپ کے نام اور عنوان کے بعد "مخلص،" لکھتے ہوئے خط لکھ.
