سب سے زیادہ ہوٹل رات کے آڈٹس چلاتے ہیں، یا ان کے مہمانوں کے لیڈروں کے توازن چیک.یہ چیکز مہمان کے اکاؤنٹس کی درستگی کو یقینی بنانے کے لئے مکمل کئے گئے ہیں، دن کے مالی ٹرانزیکشن کی توثیق اور قبضے کے فی صد اور کمرہ آمدنی کو ٹریک کرنے کے ساتھ ساتھ یہ معلوم کرنے کے لۓ کہ مہمان اگلے دن اگلے دن کی جانچ پڑتال کی جائے گی. رات کے آڈیٹز کو دستی طور پر یا الیکٹرانک کیا جا سکتا ہے، اور مجموعی طریقہ کار میں بہت سے اقدامات ہیں.
بہترین بقایا چارج پوسٹنگ
رات کے آڈیٹر اس بات کو یقینی بنانے کے لئے ذمہ دار ہیں کہ دن سے تمام مہمان لین دین درست طریقے سے چارج کریں اور مہمان کے اکاؤنٹس پر پوسٹ کرائیں. ان الزامات کو صحیح تاریخ میں پوسٹ کیا جانا چاہئے، یا مہمان کی جانچ پڑتال کے بعد الجھن اور متغیرات پیدا ہوسکتے ہیں. اس قسم کے الزامات کے کچھ مثالیں کمرے سروس فیس، ٹیلی فون یا انٹرنیٹ سروس چارجز، خشک صفائی کی فیس، منی بار الزامات یا والو پارکنگ کی لاگت شامل ہیں.
کمرے کی حیثیت اور قیمتوں کا تعین
دن کی قبضے کی رپورٹ اور گھریلو حیثیت کی رپورٹوں کا جائزہ لینے کے بعد، ہر صبح مکمل ہو چکا ہے، رات کے آڈیٹر کو اصل میں ہوٹل روم قبضے کی حیثیت کو جاننے کے لئے دو رپورٹس کے درمیان کسی بھی تناظر میں مبتلا ہونا ضروری ہے. اس کے بعد وہ مہمان کے رجسٹریشن ریکارڈز کو کمرے کی رپورٹ کے ساتھ مطابقت رکھتا ہے تاکہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ چارج، یا حوالہ دیا گیا ہے. مثال کے طور پر، کچھ مہمانوں کو چیک کار پر ایک کارپوریٹ کمرہ کی رعایت کا حوالہ دیا جا سکتا ہے، لیکن بکنگ کا نظام یہ معیاری شرح کے طور پر درج کیا ہے.
کوئی شوز کی توثیق کریں
جب مہمانوں نے ریزورٹ ہوتے ہیں لیکن چیک میں نہیں ہوتے تو انہیں کوئی شو نہیں سمجھا جاتا ہے. رات کے آڈیٹر کو اس معلومات کو سامنے کے دفتر کے نظام میں چیک کرنا چاہیے تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکتا ہے کہ ڈپلیکیٹ ریزورٹ ہٹا دیا جاسکے، کوئی شو بلنگ چارج نہیں کیا جاسکتا ہے اور کمرے دستیاب ہیں. اس نظام میں بھی ایک نوٹ بنانا ضروری ہے جو کسٹمر کو نہیں دکھایا گیا ہے لہذا کوئی مسئلہ نہیں ہے جب کوئی شو فیس پر چارج نہیں ہوتا ہے.
پوسٹ روم کی شرح اور ٹیکس
یہ رات آڈیٹنگ کے عمل کو خود کار نظام کے ساتھ عام طور پر زیادہ آسان ہے. رات کے آڈیٹر صرف خطوط کو لے لیتا ہے، یا تمام کمرشل کمروں پر اصل کمرے رات کی شرح اور کسی بھی قابل ٹیکس کے لئے چارج بناتا ہے. شرح اور ٹیکس کی تصدیق کے بعد، رات کے آڈیٹر نے کمرہ کی شرح اور ٹیکس کی رپورٹ تیار کی ہے.
رپورٹ کی تشکیل
رات کے آڈیٹر کمرے کی شرح اور ٹیکس کی رپورٹ کے علاوہ کئی رپورٹوں کو تخلیق کرتا ہے. ان میں روزانہ آپریشن کی رپورٹ، علیحدہ محکمہ کی رپورٹ اور اعلی توازن رپورٹ شامل ہیں. روزانہ کی کارروائیوں کی رپورٹ میں پورے دن کے کاروبار کا خلاصہ ہوتا ہے اور اس میں مجموعی آمدنی، فرنٹ آفس کیش نقد ٹرانزیکشنز، آپریٹنگ اعداد و شمار اور وصول کرنے والے تفصیلات شامل ہیں. علیحدہ محکمہ کی رپورٹوں میں دیگر ہوٹل کے محکموں، جیسے ایک آن لائن ریستوران یا بار، روم سروس اور دوسرے ہوٹل کے علاقوں کے تمام ٹرانزیکشن شامل ہیں. اعلی بیلنس کی رپورٹ صرف مہمانوں کی شناخت کرتا ہے جو ان کے اکاؤنٹ کی کریڈٹ کی حد تک پہنچنے کے قریب ہوسکتی ہے.
حتمی طریقہ کار
رات کے آڈیٹر نے نقد رقم اور ادائیگی کی موازنہ کی ہے، رجسٹروں کو توازن دیتا ہے اور پھر بینک کے لئے نقد رقم کی واؤچر بناتا ہے. اس کے بعد وہ ہوٹل کے کمپیوٹر سسٹم کو بیکار کرتی ہے تاکہ یہ یقینی بن سکے کہ تمام معلومات محفوظ ہوجائے. حتمی طریقہ کار تمام رپورٹس اور معلومات مناسب جماعتوں جیسے جنرل مینیجر، سامنے ڈیسک مینیجر اور کمرہ سروس یا ریستوران مینیجر کو تقسیم کرتی ہے.
