کمپنیوں کو ملازمتوں کو تربیت دینے، سافٹ ویئر بنانے، خریدنے اور دفتر میں کارکردگی کو بہتر بنانے کے لئے آفس انتظامیہ کے طریقہ کار کے دستی استعمال کا استعمال. سوفٹ ویئر آفس آپریشنز کا ایک بڑا حصہ ہے اور کمپیوٹر کے آپریشن جیسے سیکورٹی، ڈیٹا بیس کی تخلیق اور رسائی، ای میل پروٹوکول، اور وائرس کے تحفظ کی وضاحت کرنے کے طریقہ کار کی ضرورت ہوتی ہے. طریقہ کار دستی میں اکثر بہاؤ شامل ہوں گے جو آپ کے سافٹ ویئر کی ضروریات کو پورا کرنے یا سافٹ ویئر خریدنے میں مدد کریں گے.
دفتری منتظمین ریکارڈنگ اور دستاویزات کو پروسیسنگ اور انتظام کرنے کے لئے ذمہ دار ہیں؛ اجلاسوں، کانفرنسوں اور خصوصی تقریبات کی تیاری سفر کے انتظامات بنانے؛ اور گاہکوں، مینجمنٹ، سپلائرز اور عملے کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں. ایک مؤثر طریقہ کار کا دستخط واضح طور پر دفتر کے طریقوں کی وضاحت کرتا ہے اور ممکن حد تک زیادہ سے زیادہ تفصیل سے. ایک نئے ملازم کو دفتر کے طریقہ کار پر معلومات کے لۓ دستی دستخط کا حوالہ دینے کے قابل ہونا چاہئے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
3 انگوٹی بائنڈر
-
لفظ پروسیسنگ سافٹ ویئر
ایڈمنسٹریٹو آفس کے طریقوں کو کس طرح لکھتے ہیں
طریقہ کار کی شناخت کریں
آفس انتظامیہ کے طریقہ کار دستی میں کئی طریقہ کار شامل ہوں گے. سب سے زیادہ سطح، سب سے زیادہ عام طریقہ کار کے ساتھ شروع کریں، اور سب سے زیادہ تفصیل سے کام کریں. اعلی درجے کا فلوچارٹ ہونا چاہئے کہ اس بات کا اشارہ کیا جارہا ہے کہ ہر طریقہ کار اس زمرے میں کیسے بیٹھتا ہے. Flowcharts نئے ملازمین کو تربیت دینے میں بہت آسان بناتے ہیں کیونکہ یہ ان کے کام کی بہاؤ کی گرافک نمائندگی ہے. ذیل میں مثال کے طور پر کچھ دفتر کے طریقوں کی ایک سادہ مثال ہے.
1. آفس ریکارڈز
1.1 خریداری کی فراہمی 1.2 ڈائلنگ 1.3 میل ہینڈلنگ 1.4 شیڈولنگ
1.3 میل ہینڈلنگ
1.3.3 میل وصول کریں -> 1.3.4 ترتیب میل -> فوری طور پر جواب کی ضرورت ہے؟ -> ہاں -> فوری طور پر نشان زد کریں -> ڈیلور نمبر -> نشان زد نہ کریں -> ڈیلور
جب دستی تحریر کرتے ہیں تو ہر ذیلی سر کے لئے تحریری تفصیلات فراہم کرتے ہیں. مثال کے طور پر:
1.3.3 میل بھیجیں میل میل روم میں ترتیب دیا جاتا ہے اور ہر ڈپارٹمنٹ میل بن 10 بجے تک بھیج دیا جاتا ہے. دفتر کے اسسٹنٹ کو میل اٹھایا ہے، اس میں ترمیم کرتا ہے (1.3.4 دیکھیں)، اور اس بات کا تعین کرتا ہے کہ میل فوری جواب کی ضرورت ہے (1.3.5 دیکھیں).
پروسیسنگ معلومات جمع کریں
یہ تحریری عمل میں سب سے اہم قدم ہے اور سب سے زیادہ وقت کی ضرورت ہوگی. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اس طریقہ کار کو سمجھتے ہیں جو آپ بیان کر رہے ہیں اور اس منصوبے کی گنجائش رکھتے ہیں. اس طریقہ کار کے لئے سامعین کو سمجھو اور یہ اعلی درجے کی طریقہ کار میں کیسے فٹ بیٹھتا ہے. طریقہ کار کے سپلائرز کون ہیں؟ مالکان اور مضامین کے ماہرین کون ہیں؟ گاہکوں کون ہیں؟ جب آپ اوپر اوپر سے واضح سمجھتے ہیں، تو ان مراحل پر عمل کریں:
- انٹرویو سوالات کا ایک سیٹ لکھیں. آپ کو ایک تفصیلی طریقہ کار لکھنے کے بارے میں جاننے کی کیا ضرورت ہے؟
- انٹرویو کو منظم کریں اور نتائج کو مستند کریں.
- ایک فلوٹارٹ بنائیں جو ان پٹ کو پروسیسنگ، کام کے مرحلے اور آؤٹ پٹ کو ظاہر کرتی ہے.
- فلوچٹس کا جائزہ لیں جس نے آپ نے پروسیسنگ کے مالکان کے ساتھ درستگی کے لئے تخلیق کیا ہے.
ایک دستکاری دستی لکھیں
دستی کے لئے ایک شکل منتخب کریں اور اس بات کا یقین کریں کہ انتظام اس فارمیٹ سے متفق ہے. پورے دستی کو آؤٹ کریں. آپ دستی کو دوبارہ لکھنا نہیں چاہتے کیونکہ اس شکل یا مواد پر کوئی معاہدہ نہیں ہے. ایک 3 انگوٹی بائنڈر کا استعمال کریں تاکہ تبدیلی اور اپ ڈیٹ آسانی سے بنا سکیں. ہر طریقہ کار کے لئے درج ذیل میں شامل کریں:
- عنوان
- تعارف
- جائزہ
- ترمیم کی تاریخ
- طریقہ کار کا مالک - مناسب طور پر عنوانات کا استعمال کریں اور ذاتی نام استعمال کرنے سے بچیں
- فلوچٹار قدم قدم کی تفصیلات کے ساتھ
- تعریفیں
- پروسیسنگ میں استعمال ہونے والے مواد یا سافٹ ویئر
- موزوں، میزیں، چارٹ، اور گرافکس مناسب ہیں
جائزہ لیں اور ترمیم کریں
دستی ذمہ دار مینجمنٹ ٹیم، طریقہ کار کے مالک، اور طریقہ کار کے گاہک کی طرف سے جائزہ لیا ہے. اگر گاہک کو تنظیم کے پاس بیرونی ہے، تو اس بات کا یقین کریں کہ ایک جائزہ لینے سے پہلے انتظامی منظوری حاصل کریں.
آپ مصنف کو کسی دوسرے کے علاوہ اس کے درست اور مکمل آزمائشی کے عمل میں ہر مرحلے کے ذریعے جانا چاہتے ہیں. اگر قانونی پابندیاں موجود ہیں تو، یہ یقینی بنائیں کہ آپ کے داخلی قانونی ادارے تعمیل کے لئے دستی کا جائزہ لیں.
تجزیے کے عمل کے دوران پایا کسی بھی کمی کا تجزیہ اور درست کریں، اور حتمی ورژن لکھیں. دستاویز شائع کرنے سے پہلے مناسب سطح پر حتمی منظوری کے دستخط حاصل کریں.
اپ ڈیٹس دستاویزات کے لئے ذمہ دار ہے دستی کا واحد مالک مقرر کریں.
