طریقوں اور پالیسیوں کو کس طرح لکھتے ہیں

مضبوط طریقہ کار اور پالیسیوں کو لکھنے کی کلید دستاویزات کو تنظیم کے قواعد کو مستحکم کرنے کے لئے کافی مشکل بناتی ہے، لیکن آسانی سے بہت زیادہ لچکدار ہوسکتی ہے، زیادہ سے زیادہ بغیر کسی انحراف کے طور پر آپ کو آپ کے ڈیزائن کردہ راستے سے ہر چھوٹا سا راستہ درج کرنا ہوگا. آپ بہت ساری تنظیموں میں SOPs یا معیاری آپریٹنگ طریقہ کار کے طور پر درج کردہ طریقہ کار اور پالیسیوں کو سن سکتے ہیں. یہ دستاویزات ایک تنظیم کے لئے ریبون بناتے ہیں، لہذا انہیں اچھی طرح سے لکھنا کاروبار کو راستے میں رکھنے میں مدد ملے گی اور اس بات کو یقینی بنائے گی کہ تمام عملے کے ذریعہ معیاری طریقہ کار اسی طرح کئے جائیں. اگر آپ ریگولیٹری صنعت کے اندر کام کرتے ہیں، جیسے دواسازی یا بائیوٹیک کمپنیوں کو، آپ کے کاروبار کی کامیابی کے لئے مضبوط ایس او پی بالکل مضبوط ہیں، کیونکہ خوراک اور منشیات کا انتظامیہ ان دستاویزات کو پہلے ہی کسی بھی آڈٹ میں دیکھتا ہے.

آپ کی تنظیم کی ضرورت ہے کسی بھی طریقہ کار اور پالیسیوں کا ایک نقطہ نظر مسودہ. طریقہ کار اور پالیسیوں کے مختصر نقطہ نظر کی تخلیق آپ کو آپ کی تحریر کو منظم کرنے میں مدد کرے گی. محکمہ کی طرف سے پالیسی اور طریقہ کار کی تشکیل آپ کو اپنے خیالات کو منظم کرنے میں مدد مل سکتی ہے. ابتدائی طور پر سب سے اہم دستاویزات کے ساتھ اس لائن کو منظم کریں تاکہ آپ SOP کے مسودے کی ترجیح دیں. سب کے بعد، آپ کو کہیں شروع کرنا اور سب سے اہم وسائل سے شروع کرنا ہے کہ کم سے کم یہ کئے جائیں گے. آپ کو ان سب سے پہلے دستاویزات دوبارہ دیکھنا پڑے گا جو SOPS کی حمایت کر رہے ہیں. یہ ضروری ہے کہ SOPS ایک دوسرے کے ساتھ تنازعہ نہ کریں.

انفرادی طریقہ کار اور پالیسیوں کو ہر دستاویز کو مکمل کرنے میں ملوث الگ الگ کاموں میں توڑیں. آپ کے آؤٹ لائن میں، ہر دستاویز کے لئے ذیلی کاموں کو شامل کریں تاکہ مرحلہ واضح، منطقی اور ترتیب میں ہوں. اس فیشن میں، دستاویزات خود کو لکھتے ہیں. اگرچہ صرف اس وسیع ترین مرحلے میں شامل کرنے کے لئے یقینی بنائیں. اگر آپ اپنے SOPS کو تفصیلی بھی لکھتے ہیں، تو ان میں سے بہت زیادہ امکانات موجود ہیں. اچھی بات نہیں.

عملے کا انٹرویو جو کام کرتا ہے. ملازمتوں سے فی الحال قیمتی ان پٹ کو نظر انداز نہ کریں. SOPs دستاویزات ہونا چاہئے کہ کس چیزیں کیا جاسکتی ہیں اور یہ لوگ جانتے ہیں. لہذا، کارکنوں سے پوچھیں اور مینیجرز مسودہ دستاویزات کے کچھ تصویری کرنے کے لئے نہیں. وہ ایک تکنیکی مصنف کی طرف سے ہمیشہ مضبوط ہوسکتے ہیں.

اپنے عملے کی پیروی کرنے کے لئے مزید تفصیلی طریقہ کار کے ساتھ آپ کے آؤٹ لائن میں بھریں. لکھنے کی پالیسیوں اور طریقہ کاروں کو جب یہ آسان رکھنے کے لئے یہ بہترین طریقہ ہے. یہ امریکی سطح پر پانچویں گریڈ پر لکھنے کے لئے یہ وسیع پیمانے پر منظور شدہ عمل بھی ہے - اس کا مطلب ہے کہ پانچواں گروہ ہر لفظ کو پڑھنے اور سمجھنے کے قابل ہوسکتا ہے.

فیصلہ کریں کہ کون سے طریقہ کار اور پالیسیوں پر دستخط کرے گا. دستخط کچھ اعلی درجے کے ناموں کو برقرار رکھنا چاہئے تاکہ مالک اس بات سے واقف ہوں کہ چیزیں کیا جا رہی ہیں. کچھ تنظیموں کو انسانی وسائل کے شعبے یا ان کی قانونی شاخ کے ذریعے ہر پالیسی اور طریقہ کار چلاتی ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنائے کہ کوئی قانون ٹوٹ نہیں سکے.

پالیسی پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے ایک کمرے میں تمام دستخط جمع کرنے کے لئے جائزہ لینے کی میٹنگ کو کال کریں. اگر ممکن ہو تو، تمام جماعتوں کو ایک کمرے میں مل کر ایک خاص پالیسی کے بارے میں بات چیت کرنے کے لۓ دستاویز آگے بڑھنے اور تبصروں سے پوچھ گچھ کرنے سے کہیں زیادہ تیز رفتار رفتار میں منتقل ہوجائے گی. اگر آپ واقعی چیزوں کو تیز کرنا چاہتے ہیں تو، میٹنگ کے اختتام پر SOP پر دستخط کرنے کا ایک مقصد مقرر کریں.

دستخط، تاریخ، ورژن کنٹرول اور حتمی طریقہ کار اور پالیسیوں کو تقسیم. ہر ملازم کو ایک ملازم کا ہینڈ بک دینا جو نظر ثانی شدہ دستاویزات کے ساتھ اپ ڈیٹ کیا جاسکتا ہے. اصل میں، نوک بکسوں کو سنبھالنے کے لئے ایک پالیسی اور طریقہ کار بنانا، بشمول ملازم ہینڈ بک میں آڈیٹنگ سمیت اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ تمام عملے کو اب تک ہونا چاہئے.

ایک شیڈول پر موجودہ منظور شدہ ایس او پی کا جائزہ لیں. ہر SOP کو سالانہ طور پر نظر ثانی کی جانی چاہیے یا کم از کم، سالانہ طور پر، اس بات کو یقینی بنانے کے طریقوں اور پالیسیوں کو تبدیل نہیں کیا گیا ہے. تازہ دستخط اور تاریخوں کو یقینی بنانے کے لئے اس بات کا یقین کریں کہ، اگر آڈٹ کیا گیا ہے تو، واپس ورژن کے ایک واضح کاغذ کا نشان ہے.