کرسمس پارٹی رضاکاروں کے لئے میمو کیسے لکھیں

ملازم میمو کے استعمال کے لئے رضاکاروں کو دفتر آفس تہذیب کی منصوبہ بندی کے لئے استعمال کرنے کا ایک بہت اچھا طریقہ ہے جس میں بہت سے کارکنوں کو شامل کرنے اور انہیں آفس ٹیم میں شامل ہونے کا احساس ہوتا ہے. ملازم رضاکاروں کے مؤثر استعمال کر سکتے ہیں جیسے کرسمس پارٹیوں کو بغیر کسی ہچ کے بغیر. میمو یہ بھی یقینی بناتا ہے کہ ایک پیغام یا اعلان تمام مطلوبہ وصول کنندگان تک پہنچتا ہے. کرسمس پارٹیوں اور دوسرے آفس کے واقعات کی منصوبہ بندی کرتے وقت، آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ سبھی شخص جو شرکت کے لئے مدعو کیا جاتا ہے وہ تاریخ اور وقت سے واقف ہے.

آپ کی ضرورت ہو گی

ممکنہ ملازم رضاکاروں کی فہرست
تمام ممکنہ رضاکاروں کے لئے رابطے کی معلومات
تاریخ کی تاریخ، مقام اور وقت
رضاکارانہ وقت اور ڈیوٹی کی ضروریات کی فہرست

آپ کے دفتر میں کرسمس پارٹی کی قسم کا تعین کریں. فیصلہ کریں کہ آیا ایونٹ آفس یا آف سائٹ میں کیا جائے گا. ایک بجٹ مقرر کریں. ملازمین کے میاں بیویوں یا مہمانوں سمیت، مدعو کرنے کے لئے لوگوں کی تعداد کا تعین کریں. فیصلہ کریں کہ الکحل کیا جائے گا اور کیا معاوضہ مشروبات یا نقد بار فراہم کرنا چاہے. پارٹی کے پیرامیٹرز کی تفصیلی فہرست رکھو تاکہ اپنے رضاکاروں کو اس کی ترتیب میں رہنمائی کریں.

یہ تعین کریں کہ کتنے ملازم رضاکاروں کو آپ کو پارٹی کو منظم اور سہولت دینے کی ضرورت ہوگی. زیادہ تر معاملات میں، کم از کم 10 رضاکاروں کو تمام افعال کو پورا کرنے کی ضرورت ہوگی. دوسرے رضا کار ملازمین کی نگرانی کے لئے رضاکار رہنما منتخب کریں. تنظیمی تفصیلات پر براہ راست رضاکارانہ طور پر گفتگو کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر ممکنہ رضاکارانہ کردار کو تفویض کرنے سے پہلے حصہ لینے کی صلاحیت رکھتے ہیں.

آفس پارٹی کے ساتھ مدد کے لئے آپ کی ضرورت بیان کرنے والے تمام ممکنہ رضاکاروں کو ایک میمو بنائیں. رضاکارانہ رابطہ کے طور پر کام کرنے کے لئے منتخب کردہ ملازم کا نام فراہم کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام رضاکاروں کو سمجھتے ہیں کہ آپ کے علاوہ، پارٹی کو منظم کرنے کے لاجسٹکس کے ذریعہ کام کرنے کے لئے ایک اضافی شخص دستیاب ہوگا. تمام memo وصول کنندگان سے پوچھیں کہ ایک ہفتے کے اندر آپ کے ساتھ رابطے میں آنے کے لۓ آپ کو یہ بتانے کے لئے کہ وہ رضاکارانہ طور پر کرسکتے ہیں. ان سب لوگوں کی فہرست رکھو جنہوں نے مدد کرنے پر اتفاق کیا ہے.

لوگوں کو رضاکارانہ طور پر ایک دوسرے میمو بھیجیں. مخصوص افراد یا چھوٹے گروہوں کو پارٹی کے کاموں اور ذمہ داریوں کو تفویض کریں. مثال کے طور پر، کھانے کے مینو کو منتخب کرنے کے الزام میں ایک گروہ رکھیں؛ دعوت نامہ گردش کرنے کے الزام میں ایک دوسرے گروپ؛ سجاوٹ کے الزام میں ایک تہائی گروپ، پارٹی کے تعاون اور تحائف. پارٹی کے تمام پہلوؤں کو احاطہ کیا جاتا ہے جب تک کاموں کو تقسیم کرنا جاری رکھیں. آپ اضافی رضاکاران کو انضمام کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے اگر آپ کی پارٹی ایک آرام دہ اور پرسکون آفس جمع ہونے سے بڑا، رسمی یا زیادہ پیچیدہ ہے.

دوسرے میمو میں، منظم اور تیار کرنے کے لئے، پارٹی رضاکار کمیٹی کے اجلاسوں، ہفتہ یا مہینے کے شیڈول کا اعلان کرتے ہیں. ایونٹ سے پہلے چار سے چھ مہینے پہلے پہلی میٹنگ کا شیڈول کریں. اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی کہ کوئی تفصیل نظر انداز نہیں کی جائے اور تمام رضاکاروں کو اپنی ذمہ داریوں اور وقت کے وعدوں کو سمجھنے میں مدد ملے گی. کمپنی کے وقت، سائٹ کے دوران ملاقاتیں شیڈول کریں، لیکن اس بات کا یقین کریں کہ وہ رضاکاروں کے روزانہ کام پر اثر انداز نہیں کریں گے. سب رضاکاروں سے پوچھیں کہ آپ کو یہ بتانا ہے کہ آیا وہ کک آف میٹ میں شرکت کریں گے.

منصوبہ بندی کے دوران پورے رضاکاروں کے ساتھ باقاعدگی سے عمل کرنے کے لئے میمو کا استعمال کریں. ہر میمو میں ریاست کی آخری میٹنگ میں کیا بات کی گئی تھی اور اگلے اجلاس میں کیا بات کی جائے گی. رضاکاروں سے پوچھیں کہ پورے گروپ کے ساتھ بات چیت کرنے کے لۓ ان کے خیالات، تجاویز، سوالات یا خدشات ہیں لہذا سبھی اس بات سے واقف ہوں گے کہ منصوبہ بندی کے عمل کی ترقی کس طرح ہے.

ایونٹ سے پہلے، آپ کے دفتر یا کمپنی میں ہر کسی کو میمو بھیجیں، پارٹی کے تیاری میں ملازم رضاکاروں کو اپنے کام کے لئے شکریہ. رضاکارانہ طور پر یہ اظہار کا اظہار رضاکاروں کے لئے ضروری ہے.

تجاویز

میمو کو مسودہ کرتے وقت روایتی کاروباری زبان کا استعمال کریں، یہاں تک کہ مزاج کے واقعات جیسے کرسمس پارٹیوں کی بھی. memos کی تشکیل کرتے وقت slang شرائط، profanity اور قابل ذکر زبان استعمال کرنے سے بچیں.