زیادہ سے زیادہ تنظیموں میں خریداری کے شعبے کو اہمیت ہے کیونکہ اس کی پوری تنظیم کے مجموعی اخراجات کا ایک بڑا حصہ کی نمائندگی کرتا ہے اور اس وجہ سے وہ سامان اور خدمات فراہم کرتا ہے جو اسے چلانے کی ضرورت ہے. ناکافیوں اور / یا غلطی کی لاگت کی قیمت بہت زیادہ ہوسکتی ہے کیونکہ وہ پوری تنظیم کو متاثر کرے گی. اس کے علاوہ خریداری کی تقریب خاص طور پر دھوکہ دہی کے لئے کمزور ہوسکتی ہے کیونکہ اس میں نقد رقم شامل ہوتی ہے. خریداری کے شعبے کے آپریشنل آڈٹ کو فضلہ، ناقابل اعتماد اور دھوکہ دہی میں مدد ملتی ہے تاکہ اس طرح تنظیم کے نچلے حصے میں قدر شامل ہو.
سالانہ بنیاد پر تمام افعال کو تلاش کرنے کی بجائے خریداری کے شعبے کے افعال پر خطرے کی تشخیص کے نقطہ نظر کو پورا کرنا. خریداری کے شعبے کی افعال کی شناخت کریں اور ہر ایک سے منسلک خطرات کا جائزہ لیں. خطرے کی تشخیص کا استعمال کرتے ہوئے اہمیت رکھتا ہے کیونکہ یہ ایسے علاقوں میں محدود اندرونی آڈٹ وسائل کی جگہ رکھتا ہے جہاں ان کی ضرورت ہوتی ہے.
خریداری کے شعبے کے داخلی کنٹرول ڈھانچے کا اندازہ کریں. تشخیص کے لئے COSO مربوط فریم ورک کا استعمال کریں. یہ ماڈل کنٹرول کنٹرول میں نقطہ نظر ڈالنے میں مدد کرے گا اور مخصوص کاروباری سرگرمیوں کے ساتھ مخصوص کنٹرولز سے متعلق تعلق رکھنے میں مدد کرے گی.
آڈٹ کے تحت اعلی خطرہ کاروباری سرگرمیوں سے متعلق ان کنٹرولوں کے ٹیسٹ انجام دیں.کنٹرول کے عمل کے نقشے کو حاصل کرنے یا تیار کرنے کے لئے تیار کریں اور ان کنٹرولوں میں سے ہر ایک کے ذریعہ چلائیں. کاروباری سرگرمیوں کے لئے اعداد و شمار کا ایک نمونہ جس میں آگاہ کیا جا رہا ہے اور متعلقہ کنٹرول سے تعمیل کے لئے ٹیسٹ منتخب کریں.
کسی بھی کمزوریاں یا کنٹرول کی ناکامی کی شناخت کے لئے کنٹرول ٹیسٹنگ کے نتائج کا تجزیہ کریں. مینجمنٹ کو ان قسم کے حالات کے بارے میں آگاہ کیا جانا چاہئے تاکہ اس طرح کے درست اقدامات کو جتنا جلد ممکن ہو سکے.
آڈٹ کے تحت کاروباری سرگرمیوں کے لئے تفصیلی اعداد و شمار پر کافی ٹیسٹ انجام دیں. ان تجربوں میں تجزیاتی طریقہ کار کے ساتھ ساتھ ذریعہ دستاویزات کی جانچ کرنا لازمی ہے. چونکہ پیسے کے اخراجات کی تیاری کرنے والے محکموں کی خریداری دھوکہ ایک بڑی تشویش ہے، آڈیٹر تجزیاتی طریقہ کار کے ایک حصے کے طور پر اعداد و شمار میں دھوکہ دہی کے اشارے اور / یا زلزلے کو تلاش کرنا چاہئے.
خریداری کے شعبہ مینیجرز کے ساتھ باہر نکلنے کا ایک کانفرنس منعقد کریں. نتائج اور مسائل کی ایک فہرست فراہم کریں جو حل کرنے اور انہیں حل کرنے کے بارے میں سفارشات کی ضرورت ہے. اگر دھوکہ دہی پایا جاتا ہے تو اسے خریداری کے شعبے کے باہر اعلی انتظامیہ کے بارے میں اطلاع دی جارہی ہے. خریداری ڈیپارٹمنٹ مینیجرز اضافی معلومات اور / یا ثبوت پیش کرنے کا موقع فراہم کرتے ہیں جو آڈٹ کے نتائج کو تبدیل کر سکتے ہیں اور باقی آڈٹ تلاش کرنے اور مسائل کو حل کرنے کے لئے اصلاحی کارروائی کی منصوبہ بندی فراہم کرسکتے ہیں.
آڈٹ رپورٹ کو مناسب سطح پر مینجمنٹ اور / یا ڈائریکٹرز کے بورڈ کو لکھیں. رپورٹ میں خریداری کے مینیجرز سے اصلاحی کارروائی کا منصوبہ شامل کریں.
