جب آپ اپنے کام کو قبول کرتے ہیں، تو انسانی وسائل کے شعبے یا آپ کے سپروائزر نے آپکے شیڈول پر تبادلہ خیال کیا، اور آپ کو پیش کردہ گھنٹے کے مواقع پر اتفاق کیا گیا ہے. اس وقت جب آپ شیڈول کو قبول کرتے ہیں، تو شاید آپ کو یہ معلوم کرنے کا کوئی طریقہ نہیں تھا کہ آپ کی حالت بدل جائے گی یا آپ صرف اس وقت کام کرنے میں کامیاب نہیں ہوں گے جب تک آپ نے اتفاق کیا تھا. اگر آپ مستقل طور پر دیر سے رہ چکے ہیں یا اگر آپ کی ذاتی حالت میں آپ کو بعد میں کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، تو یہ ایک اچھا خیال ہے کہ آپ اپنے سپروائزر کو بعد میں شروع ہونے والے وقت کے لئے لکھتے ہیں. ایک تحریری درخواست جمع کرانے کی صورت میں آپ کی درخواست کا ایک رسمی ریکارڈ بناتا ہے کہ آپ کی درخواست رد کردی گئی ہے یا آپ کا شیڈول تبدیل ہوجاتا ہے اور آپ کو اس کے ثبوت کی ضرورت ہے.
دیر سے اجازت لیک کے لئے رسمی خط فارمیٹ استعمال کریں
کیونکہ یہ ایک رسمی درخواست ہے، اپنی تحریری درخواست کو صحیح کاروباری خط کی شکل میں لکھیں. بزنس کے مباحثے عام طور پر بلاک کی شکل میں ہے، جس کا مطلب ہے کہ پیراگراف بائیں مارجن کے ساتھ پھیلتے ہیں؛ پیراگراف نہ کریں. آپ کے خط، ایڈریس کا نام اور ایڈریس، موضوع کی لائن، جسم اور بند ہونے والی سلامتی بھی بائیں حدود کے ساتھ پھیل جاتی ہے. سیکورٹی وجوہات کے لۓ، آپ کے موضوع پر آپ کا نام، پوزیشن اور ملازم نمبر شامل ہونا چاہئے اگر یہ آپ کے سوشل سیکورٹی نمبر سے مختلف ہے - کسی ایسے خط میں اپنی سماجی سلامتی شامل نہ ہو جو کسی شخص کی میز پر اتر سکے جس کو اسے جاننے کی ضرورت نہیں ہے.. اس کے علاوہ، اپنے خط کے لئے سفید یا غیر سفید کاغذ کا استعمال کریں، ٹائم نیومن رومن یا کیلبیری جیسے فونٹ، اور آپ کے سپائیکسر اور انسانی وسائل کے محکمہ کو ان کی کاپیاں فراہم کرنے سے پہلے اپنے نام سیاہی میں سائن ان کریں.
اگر آپ کا دفتر زیادہ تر کاغذ والا ہے اور ای میل کے ذریعے بات چیت ہے تو آپ بجائے ای میل کام کرنے کے لئے آنے والے دیر سے تیار کر سکتے ہیں. رسمی طور پر زبان رکھو، یا ایک خط کے طور پر اپنی درخواست تیار کریں اور اسے بجائے ایک ای میل سے منسلک کریں.
براہ راست آپ کی درخواست ریاست
اس کے بجائے وہ آپ کے حقیقی درخواست سے پہلے پورے خط کو اسکین کرنے کی ضرورت ہے، اس کے بجائے درخواست کو آپ کے خط کے پہلے پیراگراف میں بتائیں. مثال کے طور پر، آپ لکھ سکتے ہیں، "میں نے 14 جون، 2013 کو خریداری کے شعبے میں کام کرنا شروع کر دیا، 14 جون، 2013 کو، اور جون 14، 2018 کو سینئر خریداری کے ایجنٹ کو فروغ دیا گیا. میرا موجودہ کام شیڈول 8 بجے ہے. جمعرات سے جمعرات تک 5 بجے تک، اس خط کا مقصد شیڈول میں تبدیلی کی درخواست کرنا ہے تاکہ میرے گھنٹے 9 بجے تک 6 بجے ہو"
دیر سے مت کرو
آپ کی درخواست ایک مثبت سر میں فریم اور لفظ "دیر سے" استعمال کرنے سے بچنے کے لۓ. اگر آپ مستقل شیڈول تبدیلی کی درخواست کر رہے ہیں، تو آپ مختلف گھنٹوں کے لئے دعا کر رہے ہیں، ہر روز دیر سے اجازت نہیں دیتے ہیں. اور آپ یہ درخواست نہیں کررہے ہیں کہ آپ کا سپروائزر آپ کے کام کے گھنٹے کو کم وقت کے مطابق کم کردیں جسے آپ کو دیر سے کام ہو. اگر آپ کی درخواست ایک لمحہ مدت کے لئے ہے تو، اس بات کا اشارہ کرتے ہیں کہ "اس خط کا مقصد شیڈول میں تبدیلی کی درخواست کرنا ہے تاکہ اپریل 1 اپریل سے 30 اپریل تک سال داخل کریں، میرے گھنٹے 9 بجے تک 6 پندرہ بجے تک."
ایک معزز وجوہات دیں
جبکہ یہ بھی آپ کے آجر کے ساتھ ایماندار ہونے کے لئے ایک اچھا عمل ہے، اگر آپ ایک گھنٹہ بعد میں آنے کی درخواست کر رہے ہیں کیونکہ آپ صبح کے شخص نہیں ہیں اور آپ اسے وقت پر نہیں بنا سکتے ہیں، آپ شاید اس پر غور کریں گے کہ آپ کی درخواست کے لئے ایک مناسب بنیاد. لیکن اگر آپ کی وجہ یہ ہے کہ آپ کے پاس ذاتی یا خاندان کے ذمہ داریاں ہیں جو آپ کے پاس کام کرنے کے لۓ اضافی وقت ہے، تو اس کی نشاندہی کریں. آپ کو ذاتی نہیں ہونا چاہیئے؛ مثال کے طور پر، آپ کے بچے کو روزانہ کی دیکھ بھال یا اپنے خاوند کے ساتھ کارپولنگ سے اٹھایا، درخواست کے لئے مناسب بنیاد لگتا ہے. تاہم آپ جج جسٹس بنتے ہیں، جو آپ کے رشتہ دار اپنے سپروائزر یا مینیجر کے ساتھ ہے، اور کیا یہ اصل میں خاص وجہ جاننے کی ضرورت ہے کہ آپ شیڈول تبدیل کرنا چاہتے ہیں.
اسے ملازم کی حیثیت سے بنائیں
اگر آپ کی درخواست یہ ہے کہ آپ مسلسل دیر سے رہے ہیں اور آپ کو یقین ہے کہ آپ کے عام شیڈول کے مقابلے میں ایک گھنٹہ بعد میں آپ کو وقت پر کام کرنے کی رپورٹ میں مدد ملتی ہے، آپ کے چیلنجوں کے بارے میں آپ کو وقت پر کام کرنے کا اعلان کیا جائے گا. تجویز کریں کہ آپ کی حاضری مختلف شیڈول کے ساتھ نمایاں ہوسکتی ہے. یہ آپ کا کام کی کارکردگی کے ایک پہلو کو حل کرنے کا ایک طریقہ ہے، اور آپ اپنے خط میں ذکر کرسکتے ہیں کہ آپ حاضری کے مسئلے کے حل کو حل کرنے کے ذریعے اپنی کارکردگی کو بہتر بنانے کے بارے میں فعال ہونے کی کوشش کر رہے ہیں. مثال کے طور پر، آپ کو سزا شروع ہوسکتی ہے، "مجھے لگتا ہے کہ نئے کام کے گھنٹوں کو کاروبار پر مندرجہ ذیل مثبت اثر پڑے گا …"
یقین دہانی کرائیں
آپ کو اپنے سپروائزر کو یقین دلانے کی ضرورت محسوس ہوسکتی ہے کہ آپ کا شیڈول تبدیل کرنے سے ڈیپارٹمنٹ کی کارروائیوں یا کام کا بوجھ کو ہینڈل کرنے کی صلاحیت کو منفی اثر انداز نہیں ہوگا. شاید آپ نے کسٹمر کالز کو پکارا ہے کہ آپ وصول کرتے ہیں اور یہ محسوس کرتے ہیں کہ آپ کے تمام گاہکوں کو تقریبا 9 ایم ایم کے بعد بلایا جاتا ہے، پھر آپ اپنے خط میں شامل کر سکتے ہیں کہ آپ نے کسٹمر کالوں میں چوٹیوں کی نگرانی کی ہے اور شیڈول میں تبدیلی کو تنظیم کو فائدہ پہنچا سکتا ہے. آپ کے خط میں، آپ یہ بھی کہہ سکتے ہیں کہ آپ اپنے تمام تفویض کردہ کاموں کو پورا کرنے کے لئے کوئی چیلنج نہیں پیش کرتے ہیں، جس سے مزید یقین دہانی کردی جاتی ہے کہ آپ نے یہ خیال کیا ہے اور اس بات کا یقین ہے کہ شیڈول تبدیلیاں مسائل کا سبب نہیں بنیں گے.
اپنائیں
دفتر میں دیر سے آنے کے لئے آپ کے خط کا آخری پیراگرا آپ کی درخواست کو دوبارہ کرنا چاہئے، اور اگر شیڈول تبدیل مستقل طور پر ہے تو، اس تاریخ کا مشورہ دیں جس پر آپ چاہتے ہیں کہ تبدیلی کو اثر انداز کرنا چاہتے ہیں. پوچھیں کہ آیا اضافی کاغذی کارروائی آپ شیڈول میں تبدیلی کو لاگو کرنے کے لئے مکمل کرنے کی ضرورت ہے یا نہیں. یہ آپ کو ایک جواب دینے کے لۓ، کم از کم کاغذی کام کے لئے ایچ ڈی ڈیپارٹمنٹ یا آپ کے سپروائزر پر انحصار رکھتا ہے. اس کے علاوہ، اس طرح لکھا جب یہ ایک خط سے زیادہ مثبت لگتا ہے جو آپ کو اس بات کا اشارہ ہے کہ درخواست منظور کی جائے گی. ایچ ڈی ڈیپارٹمنٹ اور سپروائزر کا شکریہ ان کے غور کے لۓ اور انہیں بتانا جب آپ منظوری حاصل کرنے کے بعد عمل کریں گے.
