نیٹ ڈیسک ٹاپ اور حکم سے متعلق میز دراز صرف سطح پر اچھی تنظیم کا معائنہ کرتا ہے. اس کے بجائے، آپ کے ملازمین کو منظم کرنے کے اکثر اکثر مناظر کے پیچھے جا رہے ہیں اور اندرونی تنظیم سے نمٹنے کے معنی رکھتے ہیں. اس کے معنی ملازمین کو حاصل کرنے کے لۓ آپ کو تھوڑا تخلیقی سوچ، ساتھ ساتھ روایتی اور واضح اقدامات میں شامل کرنے کا بھی مطلب ہوسکتا ہے.
ملٹی ماسک بند کرو
اگرچہ ایسا لگتا ہے کہ ملٹاسکنگ زیادہ کام حاصل کرنے کا ایک اچھا طریقہ ہے، ایک سے زیادہ کاموں پر کام کرتے ہوئے ایک ہی وقت میں پیدا ہونے والی پیداوار میں اضافہ ہوتا ہے اور ملازمین کو منظم کرنے کے لۓ آپ کی کوششوں کو روک دیتا ہے. امریکی مینجمنٹ ایسوسی ایشن کے مطابق، پیداوار میں خالص کمی 75 فیصد ہوسکتی ہے. ایک واضح حکمرانی قائم کریں جو آپ کے ملازمین کی سرگرمیاں اور کاموں کو ترجیح دیتے ہیں، اور سب سے زیادہ ترجیحی کام یا سرگرمی پر سب سے پہلے کام کریں. یہ نہ صرف پیداوری کو بہتر بنانے اور کشیدگی کو کم کرتی ہے، بلکہ بہتر منظم کام کے بہاؤ میں بھی پایا جاتا ہے.
ایک معلومات ذخیرہ مقرر کریں
فارم، دستاویز کے سانچے، کمپنی پالیسیوں کی کاپیاں اور کسی بھی معلومات کے ملازمین کو اکثر ذخیرہ یا رسائی حاصل کرنے کے لئے ایک مرکزی مقام، جیسے ویب پر مبنی ایپلیکیشن فریم ورک یا مشترکہ نیٹ ورک ڈرائیو کی شناخت اور مرتب کریں. عام طور پر تک رسائی حاصل کرنے والے معلومات کو ذخیرہ کرنے کے لئے ایک مقام آسان رسائی تک پہنچتا ہے اور ہر کسی کو منظم رکھنے میں مدد ملتی ہے. اسی طرح، ایک مرکزی، مشترکہ کمپنی یا محکمہ کیلنڈر دونوں کو روزانہ اور ہفتہ وار منصوبوں کی تخلیق میں ملازمین کی مدد سے ہر ایک کے بارے میں معلومات دیتا ہے.
ملاقاتیں اور مواصلات
واضح توقعات مقرر کریں، کاموں کی نمائندگی کریں اور ممکن ہو جب تبدیلیوں کے بارے میں پیشگی اطلاع دیں. ملازمتوں کو معلوم ہے کہ آپ جو توقع رکھتے ہیں اور جو کام کرتے ہیں وہ آپ کو پیش رفت کی منصوبہ بندی اور بہتر تنظیم کی اجازت دیتا ہے. تفویض اہداف کو پورا کرنے کے بارے میں پیش رفت کا جائزہ لینے کے لئے ہفتہ وار یا ماہانہ انفرادی اور گروپ کے اجلاس منعقد کریں.براہ راست ورکشاپوں کے ذریعے اچھی تنظیم کا پتہ لگائیں، اسپیکر کو نمایاں کریں اور ملازمین کے ساتھ کام کریں جنہوں نے اپنی تنظیمی صلاحیتوں کو بہتر بنانے کے ساتھ جدوجہد کی. اس موقع کو کم کرنے کے لئے میٹنگ کے دوران نوٹ لینے کی حوصلہ افزائی کریں کہ بھولبلییا کو اچھی تنظیم کو متاثر کرے.
منصوبہ بندی کے لئے وقت کی اجازت دیں
ملازمین کو ہر دن کے آخر میں منصوبہ بندی کے لئے 15 منٹ کو الگ کرنے کے لئے کی ضرورت ہے. ہر جمعہ دوپہر کے اضافی 15 منٹ میں اگلے ہفتہ کے شیڈول کا جائزہ لیں اور اگلے ہفتے کے لئے تیار کریں. آپ کے ملازمین کی مدد سے ان کی منصوبہ بندی کی مہارت کو بہتر بنانے میں مدد ملتی ہے تاکہ انہیں مواد یا معلومات کو تیار کرنے میں مدد ملے. ایڈوانسانس منصوبہ بندی کے ملازمین کو یہ بھی دیکھ سکتا ہے کہ وہ کسی کام کے دن میں بہت زیادہ فٹ ہونے کی کوشش کررہے ہیں، جس سے روزانہ اہداف کی واپسی کی ضرورت ہوتی ہے یا مدد طلب کرتی ہے.
