یاد دہانی کے خطوط مفید ہوتے ہیں جب کلائنٹس سے رابطہ کریں جو بل کو ادا کرنے کے لۓ بھول جاتے ہیں، اور ساتھ ہی لوگوں کو ان کی ملاقات یا ایونٹ کے بارے میں یاد دلانے کے لۓ. ان گاہکوں کے لئے جو اکثر ای میل استعمال کرتے ہیں، آپ ایک یاد دہانی ای میل بھیج سکتے ہیں، جو جلدی ان تک پہنچنے کا ایک آسان طریقہ ہے. آن لائن خطوط ہر لفظ پر تفصیلی توجہ کی ضرورت ہوتی ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کا خط جارحانہ یا عدم اطمینان کی آواز نہیں، اور صحیح گرامر لازمی ہے.
ان معلومات کی درستگی کی جانچ پڑتال کریں جو آپ شخص کو یاد دلاتے ہیں. غلط معلومات کے ساتھ ایک مجموعہ کی یاد دہانی بھیجنے کو غلطی اور کلائنٹ کو غصہ کرے گا. تقرری اور ایونٹ یاد دہانیوں کو درست معلومات بھی شامل کرنے کے لئے یہ یقینی بنانا چاہئے کہ ان افراد کو اس موقع پر اس ملاقات یا اس میں شرکت کرے گی.
اس بات کو تسلیم کریں کہ آپ کی معلومات غلط ہے یا کلائنٹ نے پہلے ہی ادائیگی بھیجا ہے. ایک بیان جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ آپ صرف اپنے ریکارڈوں کو دیکھ سکتے ہیں اور اس کے ساتھ آپ کو کوئی ایسی معلومات نہیں ہے جس سے آپ رجوع کرسکتے ہیں، اس شخص کی مدد سے جو شخص اپنے خطے کو اپنے مقاصد کے بارے میں سمجھتا ہے، اس کی مدد کرے. تسلیم کرتے ہیں کہ اگر پارٹی نے حال ہی میں ایک ادائیگی بھیجا ہے اور یہ ادائیگی اس میں عکاسی نہیں کی جاتی ہے تو یاد دہانی کے خط کے وصول کنندہ سے غصے کا ردعمل روک دیا جائے گا.
شکر کرو اور کلائنٹ کا علاج کرو جیسا کہ آپ علاج کرنا چاہیں گے، اگر آپ کو ایک یاد دہانی کا خط بھیجا گیا تھا. نگرانی، مالیات اور کم سے کم حالات ہر ایک کی زندگی میں ہوتی ہیں. مالی یاد دہانی کے خط میں زیادہ بدعنوانی یا ناپسندیدہ تبصرے اس شخص سے پیسے حاصل کرنے میں مدد نہیں کرے گی جسے آپ خط بھیج رہے ہیں. اس کے بجائے، خط کو درست رکھیں اور اکاؤنٹس کے انداز میں اکاؤنٹس کے صرف تفصیلات پر بات چیت کریں - بدقسمتی یا ناانصافی رپوٹ سے بچنے کے.
اصل بلنگ کی معلومات شامل کریں جب ادائیگی کی درخواست کرنے والے ایک یاد دہانی کا خط بھیجیں. بہت سارے گاہکوں کو اصل بلنگ دیکھنے کی درخواست ہوگی اگر وہ بھول جائیں تو یہ اکاؤنٹ کیا ہے. وقت بچانے کے لئے، کلائنڈر کو یاددہانی کے خط میں اصل بلنگ شامل کریں. اصلی بلنگ کی معلومات آن لائن کلائنٹ کے اکاؤنٹ کے لئے ایک لنک ہوسکتی ہے جب آپ ای میل کے ذریعے ایک یاد دہانی کا خط بھیجتے ہیں.
ایک جواب کی درخواست کریں. کلائنٹ کی جانب سے جواب دینے کے لئے ادائیگی میں ایک ادائیگی کی ادائیگی، واپسی فون کال، ایک ای میل کے جواب یا صحیح رابطے کی معلومات کو بھرنے اور آپ کو اسے واپس کرنے کے لئے پوچھ سکتے ہیں. کلائنٹ سے جواب دینے سے پوچھنا، آپ کو اکاؤنٹ پر بحث کرنے اور کلائنٹ سے ادائیگی حاصل کرنے کے لئے کلائنٹ اپ کھولنے کے لئے زیادہ مناسب ہے.
آپ تک پہنچنے کے لئے رابطے کی معلومات فراہم کریں. اس بات کا یقین کریں کہ آپ کے یاد دہانی ای میل پر آپ کی تمام رابطے کی معلومات ہیں. ایک جسمانی ایڈریس یا میل ایڈریس کافی نہیں ہوسکتا؛ ای میل، ویب سائٹ، فون اور فیکس نمبر شامل کریں تاکہ کلائنٹ کو جتنی جلدی ممکن ہو آپ تک پہنچے.
