ایک ملازم کے لئے کارکردگی کا جائزہ لینے کی تیاری کرنے کے لئے جائزہ لینے والا ایک تحریری دستاویز میں مخصوص معلومات شامل کرنے کی ضرورت ہے. غیر معمولی یا عمومی بیانات اور ذاتی رائےات سے بچنے سے بچیں جو معتبر نہیں ہوسکتی. کارکردگی کا جائزہ لینے کے دستاویز کو مخصوص اور واضح رکھنے سے، یہ ایک مفید دستاویز بن جاتا ہے جو ملازم کے اہلکاروں کی فائل میں رکھا جاسکتا ہے اور اگلے جائزے کے دوران کہا جاتا ہے.
فعال کشیدگی
فعال کشیدگی میں تحریری کارکردگی کا جائزہ لینے کے لئے ایک کلید ہے. جب آئندہ جائزہ لینے کی مدت کے لئے لسٹنگ کے اہداف درج کریں تو، ان مقاصد میں سے ایک فعل شروع کریں. یہ جمہوریت نے ملازم کو کارروائی کی دعوت دی اور اسے بتاتا ہے کہ کیا کرنا ہے. کارکردگی کی نظر ثانی میں استعمال کرنے کے لئے کچھ اہم فعل فعل شامل ہیں "مکمل،" "تکمیل" اور "پیداوار". امریکی غیر ملکی سروس ایسوسی ایشن کی ویب سائٹ کے مطابق، ایک فعال کشیدگی میں لکھنا کارکردگی اور تشخیص میں لکھا مقاصد میں الجھن کا خطرہ کم کر دیتا ہے.
معنوں کی وضاحت کریں
اگر ضمیمہ کارکردگی کا جائزہ لینے کے لئے استعمال کیا جاۓ تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ کون کون ہے یا کونون حوالہ کرتا ہے. ایسا کرنے کے لئے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ خاص طور پر جائزہ کے آغاز میں گروپ، شخص یا کام کا حوالہ دیتے ہیں، اور اس کے پیچھے حوالہ دینے کے لئے ضمیمہ استعمال کرتے ہیں. کارکردگی کا جائزہ لینے میں متعدد ضمیمہ استعمال کرنے سے بچیں جب انہیں مخصوص نام، گروپوں یا تنظیموں کی طرف سے تبدیل کیا جاسکتا ہے جو جائزے کو واضح کرسکتا ہے.
نمبر اور میٹرکس
مقاصد کا تعین کرتے وقت مخصوص ہونا. ماضی میں نظر ثانی کی مدت کے دوران ہونے والی کامیابیوں کا حوالہ دیتے وقت بھی مخصوص ہونا. جب ممکن ہو تو نمبروں کا حوالہ دیں. ہدف کیا تھا اس کی وضاحت کے بغیر وسیع اوپر جملے جیسے "اوپر ہدف" کا استعمال نہ کریں. عین مطابق ہدف کا استعمال کرتے ہوئے واضح اور مخصوص بنا دیتا ہے، اور الجھن کا موقع محدود کرتا ہے تو اس کا حوالہ دیا جاتا ہے جب ملازم کو فروغ دینے کے لئے لاگو ہوتا ہے یا اضافہ کرنا چاہتا ہے. ان نمبروں کو فراہم کرتے وقت مخصوص مثالیں فراہم کریں. "اعلی سے زیادہ متوقع سطح" میں کسی کسی کو بتایا گیا ہے کہ اس سے زیادہ کم عہد ہے کہ "اس سال اس کی 20 سے زائد رپورٹوں کو ان کی بیان کردہ مقصد پر 25 فیصد تھا.
تاریخوں
کارکردگی کے جائزے میں تاریخ استعمال کریں. ان تاریخوں کو ماضی کا مثبت جائزہ لینے کے دوران مخصوص مواقع کا حوالہ دینا چاہئے جب مثلا مثبت یا منفی کارکردگی کے نمونے کے ساتھ ملازم اس کا جائزہ لیں. اہداف کی ترتیب میں، ایک تاریخ میں شامل ہے کہ مقصد کو پورا کرنا چاہئے. اگر یہ موجودہ جائزہ لینے کی مدت کے اختتام سے قبل مکمل ہونا چاہئے تو، اس تاریخ میں شامل کریں جو موجودہ جائزہ لینے کا دور ختم ہو جائے گا. یہ اہداف کو واضح کرنے میں مدد دیتا ہے اور انہیں مخصوص بنا دیتا ہے.
