تنخواہ کے ریکارڈوں کی حفاظت اور اس کے عملے جو ان کے ساتھ کام کرتے ہیں وہ تنخواہ کے منتظمین اور کارپوریٹ مینجمنٹ کے لئے ایک مسلسل غور جاری رکھتے ہیں. پے رول سیکورٹی میں پے رول ریکارڈ، پے رول ڈیپارٹمنٹ اور تنخواہ کے عملے کے رازداری اور سیکورٹی کو برقرار رکھنے اور برقرار رکھنے میں شامل ہے. پیروال مینیجر، اکاؤنٹنگ مینیجر یا انسانی وسائل مینیجر سینئر مینجمنٹ کے ساتھ مل کر پیروال سیکورٹی کی ذمہ داری لے سکتے ہیں. انتہائی محفوظ اور موثر منظم معاشول ماحول تخلیق کرنا ہر تنخواہ کے شعبے کا مقصد ہونا چاہئے.
تنظیم
تنخواہ کے سیکشن، عملے اور عمل کی تنظیم سیکورٹی کی تنخواہ کے لئے ضروری ہے. کمانڈر کی ایک واضح سلسلہ، ایک منطقی محکمہ تنظیمی چارٹ اور تنخواہ کی ذمہ داریوں کے واضح وفد کو محفوظ تنخواہ کی انتظامیہ کے لئے ضروری ہے. ایک مینیجر، ایک تنخواہ کے پروسیسر، خصوصی تنخواہ کے حالات جیسے مزدوری کے اجزاء کے احکامات اور FMLA اور کارکن کی معاوضہ کی پتیوں، ملازم کے ریکارڈ کلکس اور کسی بھی دوسرے تنخواہ کا عملہ، خفیہ، موثر، محفوظ اور قانونی طور پر تعمیل پے پال پروسیسنگ کے لئے محکمہ میں منظم ہونا ضروری ہے.. تنخواہ میں سے ہر ایک کو سیکورٹی کے خلاف ورزیوں سے بچنے اور ختم کرنے کے لئے تنخواہ پر عملدرآمد میں ناکام رہنے کے لئے واضح طور پر وضاحت کی وضاحت کی ہے.
کنٹرول رسائی
پیراگراف کاغذ دستاویزات، جسمانی اسٹوریج فائلوں، کمپیوٹروں اور کمپیوٹر کی رپورٹس اور دیگر کسی بھی قسم کی رسائی تک رسائی تک رسائی کو خفیہ طور پر کنٹرول اور خفیہ تنخواہ کی معلومات کو محفوظ کرنے کے لئے نافذ کرنا ضروری ہے. ہر تنخواہ کے ملازم کی ذمہ داریوں کو تنخواہ مینیجر کی طرف سے جائزہ لیا جانا چاہئے تاکہ اس بات کا اندازہ لگایا جائے کہ کس حد تک رسائی کی ضرورت ہے. حساس اور خفیہ مالی معلومات کے ساتھ جسمانی تنخواہ کے دستاویزات جیسے شیڈ شیٹس تک رسائی حاصل کرنے، بونس اور کمیشن کاغذی کاروائی اور دیگر تنخواہ کے دستاویزات کو صرف ان لوگوں کو محدود ہونا چاہیے جو ٹرانزیکشنز پر عملدرآمد کرتے ہیں. تنخواہ کی معلومات، ڈیٹا اور آرکائیو کے ساتھ فائل کابینہ اور کمپیوٹرز محفوظ علاقوں میں واقع ہونا لازمی ہے جہاں صرف ان کے ساتھ سیکورٹی کلیئرنس دیکھ سکتے ہیں اور ان کے ساتھ کام کرسکتے ہیں. مثال کے طور پر، اس وقت شارٹ کلکس جو صرف مزدور کے پاس کمپیوٹر کے تنخواہ کے نظام میں داخل ہوتے ہیں، حتمی جمع کرنے کے عمل یا اجرت اور فائدہ دستاویزات تک رسائی حاصل نہیں ہوگی.
دستاویز کا طریقہ کار
پے رول کے طریقہ کار کو اچھی طرح سے دستاویزی اور لازمی طور پر نافذ کرنا ضروری ہے تاکہ وہ تنخواہ کے عمل اور عملے کی حفاظت کریں. ہر تنخواہ کے ملازم کی ذمہ داریوں کو ان کی ملازمت کی وضاحت میں واضح طور پر وضاحت کی جانی چاہیے، وہ تنخواہ کے طریقہ کار میں انجام دیتے ہیں اور وہ تنخواہ کے محکمے کے لئے معیاری آپریٹنگ دستی میں ضروری ہیں. طریقہ کار کو عمل کی سالمیت کی حفاظت اور سیکورٹی میں کسی بھی فرق سے بچنے کے لئے زیادہ بار بار کم از کم ہر سال تبدیلی کی صورت میں نظر ثانی کرنے کے طریقہ کار کو نظر انداز کرنا ضروری ہے.
جسمانی سلامتی
پیروال ریکارڈ، فائلیں، اعداد و شمار اور نظام، کے ساتھ ساتھ پے پال کی سہولیات اور عملے کی جسمانی حفاظت سیکھنا ضروری ہے. پے رول سیکورٹی اور رازداری کو استقبال پر تنخواہ کی پروسیسنگ کی طرف سے پیسہ بچانے کے لئے متفق نہیں ہونا چاہئے یا دو چیک کے بغیر ایک تنخواہ کے ملازمین کے فرائض انجام دینے سے. فائل کابینہ محدود رسائی کے ساتھ بند کردیئے جائیں. دفتروں، تنخواہ کے اعداد و شمار اور پروسیسنگ سوفٹ ویئر کے ساتھ اہم فریم اور ڈیسک ٹاپ کمپیوٹرز عام علاقوں میں واقع نہیں رہیں لیکن محفوظ جگہوں میں جو آسانی سے مقفل ہوسکتی ہیں. پے رول کے عملے کو ملازمت اور وزیٹر ٹریفک سے محفوظ کام کرنے کا ماحول ہونا چاہیے اور ان کے ساتھ کام کرنا کامیابی سے محفوظ طریقے سے محفوظ ہونا ضروری ہے تاکہ وہ ناراض یا جذباتی ملازمین کے تابع نہ ہوں. کسی بھی تنخواہ کی غلطیاں، متنوع اور شکایتات کو واضح عمل ہونا چاہئے اور مینیجرز یا سپروائزروں کے ذریعے، براہ راست تنخواہ عملے کے عملے کے ساتھ نہیں ہونا چاہیے.
