ہر آجر کے پاس ایک اخلاقی اور قانونی فرض ہے جو کاروبار اور اس کے ملازمین کو غیرقانونی بدعنوان اور کارروائیوں سے دوچار کرے جو دشمن کے کام کا ماحول پیدا کرے. کسی تحقیق کے دوران کسی بھی وقت آپ کو شکایت ملتی ہے یا اس پر یقین کرنے کا سبب ہے کہ ملازمت میں ملوث افراد کو ان ذمہ داریوں کو پورا کرنے کے لئے ضروری ہے. جب تک آپ کو ایسا کرنے کے لئے درست وجوہات موجود نہیں ہیں، ان میں ملوث جماعتوں کو مطلع کیا جاسکتا ہے کہ انکوائری ایک جگہ کا پہلا قدم ہے.
اندرونی میمو کی شکل
اگرچہ آپ میمو یا بزنس خط فارمیٹ کے ذریعہ خط کو مسودہ کرسکتے ہیں، اگرچہ اندرونی مواصلات کے لئے ایک میمو زیادہ عام ہے. اس کے علاوہ، کسی بھی میمو میں عام عنوان یا موضوع لائن اس فارمیٹ کو مزید مؤثر بنا سکتا ہے. عنوان لائن کے علاوہ، ایک میمو میں تاریخ، ہر وصول کنندہ کا نام اور مرسل کا نام اور عنوان بھی شامل ہے. میمو کے جسم میں ہر پیراگراف بائیں سیدھا اور واحد جگہ پیراگراف کے درمیان دوہری جگہ استعمال کرتے ہیں. میمو کو خفیہ طور پر نشان زد کرنے کے لئے خصوصی نوٹیفکیشن شامل کریں اور اس بات کی نشاندہی کریں کہ میمو میں کسی بھی منسلک یا ملحقہ شامل ہیں.
الزام لگایا ملازم
تحقیقات شروع ہونے سے پہلے الزام میں الزام عائد کریں. تحقیقات کے خط ناموں، تاریخوں اور حالات سمیت ممکنہ حد تک ممکنہ طور پر تفصیل میں الزامات کی وضاحت کرنی چاہئے. تحقیقات کے عمل کی وضاحت، مجرمانہ افراد کو قانونی حقوق کی شناخت کریں اور مجرم شخص کو بتائیں کہ انہیں ایک دوسرے کے ساتھ لکھنے اور اپنے ذاتی انٹرویو کے دوران کہانی کی اپنی طرف اشارہ کرنے کا موقع ملے گا. اس شخص کو بتائیں کہ "یہ معمول کے طور پر کاروبار" ہے یا اس کی تحقیقات مکمل ہونے تک ان کی کردار یا نوکری کے فرائض کو ترمیم کی ضرورت ہوتی ہے.
زیر التواء تحقیقاتی اطلاع
ابتدائی نوٹیفکیشن میں ملازم کے فوری سپروائزر اور محکمہ مینیجر شامل کریں. خط کو زیر التواء تحقیقات کی نوعیت اور گنجائش کی وضاحت کرنا چاہئے. اس کے علاوہ، خط تحقیقات شروع ہونے سے پہلے لے جانے کے لۓ اقدامات کی وضاحت کرنا چاہئے، جیسے کاروباری اثاثوں اور جائیداد کی حفاظت اور ملازم کے فرائض کو تبدیل کرنا. آخر میں، خط یہ بتانا چاہئے کہ آیا نگرانی اور مینیجر تحقیقات میں حصہ لیں گے، اور اگر ایسا ہو تو، مخصوص کردار اور ذمہ داریوں کی وضاحت کریں.
تحقیقاتی انٹرویو خطوط
خطوط بھی کسی بھی شخص کو جانا چاہئیں جسے آپ تحقیقاتی آمدنی کے طور پر انٹرویو کرنا چاہتے ہیں. تاہم، ایک زیر التواء تحقیقاتی نوٹیفکیشن کے برعکس، جس میں ایک سے زائد وصول کنندہ شامل ہوسکتے ہیں، انٹرویو کے نوٹیفکیٹس کو ایڈریس لائن میں ایک واحد وصول کنندہ میں شامل ہونا لازمی ہے کہ آپ کتنے خطوط بھیجیں. خط کو کوئی خاص تفصیلات نہیں دی جانی چاہیے، لیکن اس کے بجائے صرف یہ بتائے کہ ملازم کو جاری تحقیقات کے حصے کے طور پر مرکوز کیا جا سکتا ہے، جس کا نام انٹرویو منعقد کرے گا اور مکمل تعاون کی توثیق قائم کرے گا. اس کے علاوہ، یہ خط لازمی طور پر خفیہ معلومات کی حیثیت رکھتا ہے اور انٹر آفس کے بحث کے لئے موزوں نہیں ہے.
