ایک عام لیجر ایک فائل یا کتاب ہے جس میں کاروبار اپنے تمام مالی معاملات کو ریکارڈ کرتا ہے. ہر مالی سال کے آغاز میں، ایک نیا جنرل لیجر کھولنے والی توازن کے ساتھ شروع ہوا ہے. اس سال کے دوران، بک مارک یا اکاؤنٹنٹ ہر ٹرانزیکشن میں داخل ہوجائے گا، تفویض شدہ اکاؤنٹس میں الگ الگ. یہ عام طور پر کاروبار کی طرف سے مقرر کردہ اکاؤنٹ کوڈ کا استعمال کرتے ہوئے کیا جاتا ہے. نہ صرف ایک عام لیجر صرف ایک کاروباری ٹریک میں مدد کرتی ہے جہاں پیسے چلے گئے ہیں، لیکن یہ اگلے مالی سال میں بھی کیا ضرورت ہو گی اس کی پیش گوئی میں بھی مدد ملتی ہے.
سپریڈ شیٹ کے پہلے سیل میں، یا ہارڈ کاپی لیجر میں سب سے اوپر بائیں جگہ "G / L کوڈ" درج کریں. یہی ہے جہاں عمومی لیڈر اکاؤنٹ کوڈ درج کی جائیں گی. ہر اکاؤنٹ کا کوڈ ایک مخصوص محکمہ یا قسم کے طور پر مقرر کیا جاتا ہے، جیسے دفتری سامان، ڈاک یا قانونی خدمات.
اسپریڈ شیٹ کے دوسرے سیل میں، یا لیجر کی پہلی قطار میں دوسری جگہ، "انوائس کی تاریخ" درج کریں. اس کالم میں، ذمہ دار شخص تاریخ کریگا یا کریڈٹ کی تاریخ میں داخل ہو جائے گا. مندرجہ ذیل سیل میں "انوائس نمبر" درج کریں.
اگلے تین خلیوں یا خالی جگہوں میں، "چیک کی درخواست"، "چیک کی رقم" اور "ادائیگی کی." درج کریں. جنرل لیجر کو برقرار رکھنے کے لئے ذمہ دار شخص داخل ہو جائے گا جس نے ایک چیک کی درخواست کی ہے، اس کے لئے کتنا اور کس طرح بنایا گیا تھا. مندرجہ ذیل سیل یا جگہ میں، اخراجات کی تفصیلی وضاحت کی اجازت دینے کے لئے "مقصد" داخل کریں.
پہلی قطار میں حتمی سیل یا لیجر کی جگہ میں، "توازن" درج کریں. سرخی کے نیچے اس کالم کے پہلے سیل میں مالی سال کے لئے ابتداء بیلنس درج کریں.
"توازن" کالم میں باقی بیلنس خود بخود ایک فارمولہ درج کریں، تو اسپریڈ شیٹ پروگرام جیسے مائیکروسافٹ ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے. اس فارمولے کے لئے نحو "" آخری بیلنس - چیک کی رقم "ہوگی. اگر مشکل کاپی لیڈر کا استعمال کرتے ہوئے، توازن کو دستی طور پر شمار کرنے کی ضرورت ہوگی.
تجاویز
-
اگر کاروبار ایک G / L کوڈ کے تحت متعدد ذیلی اکاؤنٹس کا استعمال کرتا ہے، جیسے مخصوص محکموں پر چارج دفتری سامان کے کوڈ، ہر ڈیپارٹمنٹ کے بجٹ کے توازن کا استعمال کرتے ہوئے ہر شعبہ کے لئے مختلف ورکیٹ ٹیبز یا لیجر صفحات استعمال کرتے ہیں.
