اندرونی کنٹرول کی پالیسییں اور طریقہ کار کمپنیاں غلطی اور دھوکہ دہی کی روک تھام میں مدد کے لئے استعمال کرتی ہیں، جن میں مالی دستاویزات میں چوری، غصے، اطمینان یا ریاضی کی غلطیاں شامل ہوسکتی ہیں. آپ کو ایک تصدیق شدہ عوامی اکاؤنٹنٹ بننے کی ضرورت نہیں ہے یا آپ کے کاروبار میں مددگار اندرونی کنٹرول انسٹال کرنے کے لئے یا اپنے ملازمین کی پیروی کرنے کی پالیسیوں کو قائم کرنے کے لئے فنانس کی ڈگری حاصل کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
شریک سگنل اور مجاز دستخط چیک کریں
چھوٹے کاروبار کے لئے سب سے زیادہ عام اندرونی کنٹرول میں سے ایک اس بات کی ضرورت ہوتی ہے کہ معاہدے پر دستخط کئے جائیں. اس سے کسی شخص کو خود کو چیک لکھنا یا نامناسب ادائیگی منظور کرنے میں روکنے میں مدد ملتی ہے. اگر آپ کا کاروبار ہر ماہ بہت سے چیک لکھا ہے تو، آپ ایسی پالیسی بنا سکتے ہیں جو چیک پر دو دستخط کی ضرورت ہوتی ہے جو ایک مخصوص ڈالر کی رقم سے زیادہ ہے، جیسے $ 500. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس بینک پر دستخط شدہ دستخط شدہ دستخط کے دستخط کے دستخط کئے گئے ہیں. یہ بینک کسی بھی چیک کی ادائیگی سے پہلے دستخط کی جانچ پڑتال کرنے کی اجازت دیتا ہے.
بینک انضمام
بہت سارے کاروباری اداروں کو ان کی ادائیگیوں اور رسیدوں کو ایک عام لیجر میں درج کیا جاتا ہے، جو کمپنی کے مالی معاملات کا ریکارڈ ہے. ایک لیجر میں اندراجات لکھے گئے لکھے، نقد رقم اور نقد، الیکٹرانک جمع یا کریڈٹ کارڈ کی ادائیگی پر مبنی ہیں. ریاضی کی غلطی اور دھوکہ دہی کی نشاندہی کرنے میں مدد کرنے کے لئے، ہر مہینے میں ایک بینک مفاہمت کا مظاہرہ کریں، اپنے بینک کے بیان کو آپ کے جنرل لیجر میں موازنہ کریں. آپ کا بینک بیان آپ کو الیکٹرانک طور پر بنائے گئے یا ان تمام جمع کردہ اداروں میں شامل کرے گا جنہیں آپ نے بنایا ہے. اس میں کسی بھی بینک فیس میں بھی شامل ہو گا جس میں آپ کو آپ کے جنرل لیجر میں شامل کرنے کی اجازت دی جاتی ہے.
تدارکاتی طریقہ کار
اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ جب آپ خریداری کرتے وقت آپ کو سب سے زیادہ قدر مل جائے، تو اندرونی کنٹرول تخلیق کریں جو خریدنے کے لئے پالیسیوں کا تعین کرتا ہے. اس میں صرف منظور شدہ وینڈرز کا استعمال کیا جاسکتا ہے، اس سے پہلے ٹھیکیداروں سے مسابقتی بولیاں کی ضرورت ہوتی ہے یا ایک منتخب کرنے سے پہلے بہت سے وینڈرز کی جانچ پڑتال ہوتی ہے. اس میں آپ کے دفتری مینیجر کو آفس کی فراہمی، فرنیچر یا دیگر سازوسامانوں کو حکم دینے سے پہلے کئی آفس اسٹورز پر آن لائن قیمتوں کی جانچ پڑتال کی ضرورت ہوتی ہے.
ادائیگی کی پالیسیوں
ہائی سفر، رہائش، تفریحی اور کھانے کی لاگت کو کم کرنے میں مدد کے لئے ایک سرکاری ملازم اخراجات کی پالیسی بنائیں. اگر آپ کنسرشنز یا تجارتی شو میں شرکت کرتے وقت ملازمین کو اپنی سفر اور رہائش گاہ کی اجازت دیتے ہیں تو، وہ پروازیں اور کمروں کی کتابیں کرسکتے ہیں جو کم از کم لاگت بکنگ کو منتخب کرنے کے بجائے انہیں سب سے زیادہ انعام پوائنٹس حاصل کرتی ہیں. ضروری ہے کہ تمام ٹرانزیکشن اخراجات ایک نگرانی کے ذریعہ پہلے سے ہی منظوری دی جاسکتی ہے اور تمام اخراجات کے اخراجات کے فارم میں رسیپٹس شامل ہیں.
آڈیٹس
ایک تیسری پارٹی کے جائزے کی خریداری، مالی ریکارڈ، وقت کی چادریں، اخراجات کے اخراجات اور دیگر کاروباری سرگرمیوں کو غلطیوں اور دھوکہ دہی کو کم کرنے میں مدد مل سکتی ہے. اندرونی آڈٹ ایک ملازم یا محکمہ کو دوسرے کے کام کا جائزہ لینے کی اجازت دیتا ہے. بیرونی آڈیٹس آپ کے عملے کے کام کا جائزہ لینے کے لئے باہر کے ٹھیکیدار یا فرم میں لاتے ہیں. اس میں ہر ایک مہینے یا سہ ماہی آپ کی کتابوں کا جائزہ لینے کے لئے ایک تصدیق شدہ پبلک اکاؤنٹنٹ کو ملازمت میں شامل کیا جا سکتا ہے. ایک انوینٹری جائزہ لینے کے مطابق آپ کو اس بات کی نشاندہی کی جا سکتی ہے کہ آپ کو چوری، اضافی ترسیل یا وقفے سے کوئی مسئلہ نہیں ہے.
