ملاقات کا طریقہ کار کیسے کریں

اگرچہ تمام اجلاسوں میں "رابرٹ کے آرڈر آرڈر" کو سختی سے عمل کرنے کی ضرورت نہیں ہے، انہیں پہلے ہی منصوبہ بندی کرنے اور ایک سیٹ اجنڈین کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے. اجلاس میں ہونے والے سب سے بدترین چیزیں یہ ہے جب رہنما شرکاء کا کنٹرول ضائع ہوجاتے ہیں اور بات چیت کئی متعدد ہدایات میں جاتے ہیں. اس طرح کے معاملات میں، تھوڑا سا یا کچھ بھی نہیں ہوسکتا ہے، اور اجلاس کا وقت مکمل طور پر ضائع ہوجاتا ہے اور قافلے کے خلاف ایک نشان.

آپ کی ضرورت ہو گی

• ایجنڈا

• کاغذ کے پیڈ

• پنسل

• آڈیو بصری مواد اور سامان

ایک خاص ایجنڈا کی منصوبہ بندی کریں، یہاں تک کہ اگر صرف ایک چیز کا احاطہ کیا جارہا ہے. کسی بھی شخص کے لئے کافی انتباہ دے جو ایک رپورٹ دینا ہے. ایجنڈا ہر کسی کو اس وجہ سے بیان کرتی ہے کہ میٹنگ کیا جا رہا ہے اور حتمی مقصد ہے. ایجنڈا کو ایک وقت کا وقت ہونا چاہئے، لہذا وہ لوگ جو شرکت کرتے ہیں ان کے باقی دن کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے.

ملاقاتوں سے متعلق کئی دستاویزات کی ایک نقل کے ساتھ حاضرین کو فراہمی کریں جس سے متعدد دن کے بارے میں بات چیت کی جا رہی ہے. ان سے پوچھیں کہ اس رپورٹ کے بارے میں بات کرنے کے لئے تیار ہونا اور ان کے خیالات اور تبصرے کے ساتھ آنے کے لئے تیار ہوں. آپ کو کسی بھی کاغذ کو پڑھنا نہیں چاہتا جبکہ دوسروں کو اس پر بحث کررہا ہے.

اجلاس میں حصہ لینے والے ہر شخص کی تعریف کرتے ہیں. انفرادی طور پر ہر فرد سے ان پٹ حاصل کرنے کی کوشش کریں اور ذاتی تبصرہ کے ساتھ ان کی شرکت کے لئے ہر ایک کا شکریہ.

اجلاس میں ہر ایک کو جمع کرنے والے اہم نکات کے ساتھ تعقیب نوٹ میں سے ہر ایک کو بھیجیں. اگر یہ نوٹ لے لیا کے ساتھ ایک رسمی میٹنگ ہے تو، ہر فرد کو اس گروپ سے ملنے والی اگلی بار سے پہلے جائزہ لینے کے لۓ پڑھنا چاہیے.

تجاویز

• کسی بھی شخص کو ہر میٹنگ میں دیر نہ ہونے دو. ایک یا دو مرتبہ دیر ہو رہی ہے ٹھیک ہے، لیکن ہر بار مکمل ناپسندیدہ دکھاتا ہے.

انتباہ

اگر ایسا لگتا ہے کہ اجلاس اجنڈا میں ذکر ہونے کے بعد 10 منٹ سے زائد عرصے تک چل رہا ہے، تو یہ جاری رکھے گا کہ آیا جاری رکھنے یا دوبارہ ملیں.