ہوٹل میں میٹنگ کی منصوبہ بندی کرتے وقت، آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہیں گے کہ سیلز ڈیپارٹمنٹ آپکے گروپ کی ضروریات کو درست طریقے سے قبضہ کرے تاکہ آپ کو اضافی نہیں کیا جائے گا. ہوٹل میں آپ کا رابطہ آپ کے اجلاس کے دوسرے گروپوں کے ساتھ اشتراک کرنے کے لئے ایک گروپ دوبارہ شروع کریں گے اور اس ہوٹل کو فراہم کرنے کی ضرورت کو یقینی بنائیں گے. ایک گروپ دوبارہ شروع کرنا ایک ایسی پروفائل ہے جس میں آپ کے تنظیم کا مقصد ہوٹل میں ملنے، شرکت کرنے والے افراد کی تعداد، سونے کے کمرے اور تعداد میں پارکنگ کی جگہوں کی ضرورت، کیٹرنگ اور دیگر فنکشنل ضروریات کو ہوٹل میں فراہم کرنے میں مدد ملے گی. اس پروفائل کو آپ کے ایونٹ کے بارے میں 14 دن پہلے تخلیق کیا جاسکتا ہے تاکہ اس کے مطابق آپ کا ٹائم لائن مناسب ہو.
میٹنگ کے لئے ہر چیز کی ضرورت ہو گی اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ہوٹل میں آپ کی ضروریات کو پورا کرنے کے وسائل کے لۓ آپ کے ہوٹل سیلز سے متعلق رابطہ فراہم کریں. کھانے، نمکین، پارکنگ کے خالی جگہیں، بریکآؤٹ کمرہ اور رات کے رات کے کمرے میں اشیاء کی مثالیں ہیں جو آپ کو فروخت کے رابطے کے ساتھ اشتراک کرنا چاہئے. یہ اسے میٹنگ کے اپنے نقطہ نظر کے لئے ابتدائی خیال دے گا اور یہ آسانی سے چلانے میں ہوٹل کے کردار کو دے گا. وہ آپ کو یہ معلومات فراہم کرنے کے لۓ ایک معیاری فارم فراہم کر سکتا ہے.
ٹائم لائن کے سلسلے کے ساتھ شراکت داروں کے اجلاس کے رجسٹریشن کے لئے ممکنہ تاریخیں تخلیق کریں آپ کی میٹنگ کی ضروریات کے عملے کو مطلع کرنے کے لئے آپ کے ہوٹل کی فروخت کے رابطے کی ضرورت ہے. ابتدائی رجسٹریشن کی حوصلہ افزائی کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کا استعمال کریں، بشمول رعایت شدہ رجسٹریشن فیس یا کانفرنس کے ٹکڑے سمیت شرکاء کو جانیں کہ ہوٹل میں استعمال کے لئے دستیاب کیا ہے اور غور کریں کہ آپ کے فارم پر اضافی سرگرمیاں بھی شامل ہیں. سپا علاج، غیر ملنے والے کھانے کے کھانے اور حوصلہ افزائی کی سرگرمیاں ایسی چیزیں ہیں جن میں آپ شامل ہوسکتے ہیں کہ ہوٹل میں ان کو فراہم کرنے والے وسائل موجود ہیں اور وہ آپ کی ملاقات کا گنجائش پورا کرتے ہیں.
ایک بار جب آپ اپنی حتمی تاریخ کی حد سے تجاوز کرنے کے بعد اپنی فروخت کے رابطے سے رابطہ کریں، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ اس میں شرکت کرنے والے افراد کی تعداد اور ہوٹل سے کیا ضرورت ہو گی. ممکنہ مباحثے کے ذریعے مواصلات پر کسی بھی اضافی تعداد پر مبنی ہیں جنہوں نے شرکت کرنا چاہتے ہیں لیکن سائٹ پر رجسٹر کرنے کی خواہش رکھتے ہیں، اور سائٹ کے رجسٹریشن کے لئے تاریخی نمبر.
اپنی میٹنگ کے دو ہفتوں سے پہلے اپنے گروپ کا جائزہ لینے کی درخواست کریں. اس وقت تک، گروپ دوبارہ شروع ہو جائے گا اور باقی ہوٹلوں کے ساتھ اشتراک کرنے کے لئے تیار ہو جائے گا. آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ سیلز کے رابطے کی طرف سے قبضہ کر لیا گیا تعداد اور سرگرمیاں آپ کے نمبر سے ملیں اور میٹنگ کے لئے منصوبہ بندی کی منصوبہ بندی کریں. سوالات سے پوچھیں کہ آپ کو ہر لائن شے کو جو آپ نظر ثانی کر رہے ہیں کو سمجھنے کے بارے میں سمجھتے ہیں. آپ کی فروخت کے رابطے کی توجہ کو فوری طور پر کسی بھی تناظر میں لے لو.
ہوٹل سے اپنے انوائس کا جائزہ لیں اور میٹنگ ختم ہونے کے بعد آپ کے گروپ دوبارہ شروع کریں اور آپ کے تنظیم کی رجسٹریشن کی معلومات پر نظر ثانی شدہ معلومات کے خلاف مماثلت کریں. غلطیاں اور اضافی چارجز کی جانچ پڑتال کریں. اگر آپ کسی کو ڈھونڈتے ہیں، تو آپ اپنے سیلز سے متعلق رابطے اور سیلز مینیجر سے رابطہ کریں تاکہ وہ اس کے مطابق درست ہوسکیں.
تجاویز
-
آپ کے ریکارڈ میں رکھنے کے لئے آپ کی میٹنگ سے پہلے اپنے گروپ کی ایک جسمانی کاپی کی درخواست کریں. تجزیہ نمونے گروپ فارم دوبارہ شروع کریں، اس بات کا خیال رکھنے کے لئے کہ ہوٹل کی فروخت کے محکمہ کو کس طرح پیشگی ضرورت ہو گی. کسی بھی اہم تبدیلیوں کو مطلع کریں جو آپ کے میٹنگ حاضری کو جلد از جلد متاثر کرے گا.
