پیشہ ور، جیسے اکاؤنٹنٹس اور وکیل، اکثر اہم کاروباری معاملات کے بارے میں گاہکوں کو حروف لکھتے ہیں. فرم کو واضح، موثر کلائنٹ خطوط پیدا کرنے کے لئے مخصوص طریقہ کار پر عمل کرنا ضروری ہے. پروفیشنلز کئی مقاصد کے لئے کلائنٹ خط لکھتے ہیں جن میں ایک نئے گاہک کا استقبال، ایک کاروباری معاملہ پر تبادلہ خیال یا مشورہ پیش کرنا شامل ہے. پیشہ ورانہ طور پر ایک کلائنٹ کے خط لکھیں اور اسے پڑھنے کے لئے آسان بنانا، واضح طور پر ریڈر سمجھ جائے گا.
خطوط کا استعمال کریں. سب سے زیادہ پیشہ وارانہ کاروباری ادارے گاہکوں کو بشمول تمام خطوط کے لئے خط کا نشان استعمال کرتے ہیں. لیٹر ہیڈ میں فرم، پتہ اور فون نمبر کا نام شامل ہے.
خط کا پتہ لگائیں. کلائنٹ کو ایک خط لکھتے وقت، اس شخص کے نام کو بیان کرکے شخص کو براہ راست لکھیں. اس لفظ کے ساتھ "پیارے" کے ساتھ شروع ہوسکتا ہے جس کے بعد شخص کے نام یا "لفظ" کے بعد لفظ کے سب سے اوپر ایک تاریخ شامل کریں.
مختصر تعارف کے ساتھ خط شروع کریں. خوشگوار اور بات چیت کا تعارف رکھیں. اپنے فرم کا استعمال کرنے کے لئے کلائنٹ کا شکریہ اور خط کی وجہ سے اشارہ کریں.
خط کا جسم تیار کریں. خط کا یہ حصہ خط کے مقصد کے لئے معلومات پر مشتمل ہے. اس میں مشورہ یا کلائنٹ کے متعلق متعلقہ معلومات شامل ہوسکتی ہے.
شرائط کو استعمال کرنے سے بچیں کہ آپ کے مخصوص میدان میں صرف ایک پیشہ ور سمجھیں گے. وکلاء اور اکاؤنٹنٹس اکثر اکثر ایسے اصطلاحات کا استعمال کرتے ہیں جو اپنے میدان میں مخصوص ہوتے ہیں، لیکن گاہکوں کو نا واقف ہوسکتے ہیں. ان کے پس منظر سے قطع نظر ایسے الفاظ کو منتخب کریں جو کسی بھی شخص سے واضح ہیں.
سوالات کے ساتھ کلائنٹ سے پوچھیں. اضافی مدد اور معلومات کے لئے فرم سے رابطہ کرنے کا ایک دعوت سبھی کلائنٹ خطوط کا ایک معیاری حصہ ہے.
خط پر دستخط کرو خط کے نچلے حصے میں اپنا دستخط شامل کریں اور اپنے کلائنٹ میں دستاویز کو بھیجیں.
