دستی سے کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سے سوئچنگ ایک قدم بہ قدم عمل ہے جو آسانی سے اور مؤثر طریقے سے پورا کیا جاسکتا ہے. اگر یہ مالی سال کا اختتام ہے تو، آپ نئے مالی سال کے آغاز سے شروع کر سکتے ہیں. پچھلے عرصے سے اعداد و شمار کے اعداد و شمار کی کوئی ضرورت نہیں، سال کے آخر میں مالی بیانات کے علاوہ. اگر یہ سال کا اختتام نہیں ہے، تو آپ کو فیصلہ کرنا ہوگا کہ آپ سال کے آخر تک یا ان پٹ کے نظام تک سال میں اس وقت تک تمام تفصیلی ڈیٹا تک انتظار کرنا چاہتے ہیں.
کمپیوٹر کے آلات پر تحقیق اور فیصلہ کریں جو آپ کو آپ کے کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم کی ضرورت ہوگی. آج کل زیادہ سے زیادہ پی سی چھوٹے کاروباری اداروں کے لئے آف شاورف اکاؤنٹنگ پیکج کی صلاحیت رکھتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے کمپیوٹر میں ذخیرہ کی جگہ کے بہت سے گیگابایٹس کے ساتھ ایک ہارڈ ڈرائیو ہے. جیسا کہ آپ کے کمپیوٹرائزڈ ریکارڈز پر چلتا ہے اس وقت بڑھ جاتا ہے اور آپ چاہتے ہیں کہ کمپیوٹر چند سالوں تک ختم ہوجائے. آپ لفظ پروسیسنگ اور اسپریڈ شیٹ پروگراموں کے ساتھ ساتھ انٹرنیٹ اور ای میل کی صلاحیت بھی چاہتے ہیں.
اپنے کمپیوٹر کا سامان قائم کریں اور اپنے انٹرنیٹ کنکشن قائم کریں. یہ قدم اہم ہے کیونکہ آپ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر پیکجوں کو آن لائن مدد دستیاب ہو گی اگر آپ کسی مسئلے میں چلتے ہیں. آپ کے کمپیوٹر سیٹ اپ کے حصے کے طور پر بھی آپ کی فائلیں بیک اپ کرنے کا ایک ذریعہ قائم ہے. جب آپ کسی اہم کام پر کام کرتے ہیں تو آپ کو ہر روز یا اس سے بھی زیادہ بار بیک اپ کرنا چاہئے. پورٹیبل ڈرائیوز پر فائلوں کو آسانی سے بیک اپ کیا جا سکتا ہے. یہ احساس کرنا ضروری ہے کہ اکاونٹنگ سسٹم ایک ڈیٹا بیس ہے جس کی ضرورت ہوتی ہے جب سے معلومات حاصل کی جاتی ہے.
تحقیق اور فیصلہ کریں کہ کون سا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر پیکج آپ کے کاروبار کے لئے بہترین ہے. زیادہ سے زیادہ چھوٹی کمپنیوں کو ایک سے زیادہ باکس سافٹ ویئر پیکج، جیسے QuickBooks یا Peachtree کے ساتھ ٹھیک ہے.
بلٹ ان مینوز کی طرف سے سافٹ ویئر پیکج قائم کریں. آپ کے جنرل لیجر کے اکاؤنٹس کی ایک چارٹ قائم کریں. اپنا بینک اکاؤنٹس قائم کریں اور اپنے وینڈرز اور اپنے گاہکوں کے بارے میں ضروری معلومات شامل کریں.
کمپیوٹرائزڈ کتابیں اپ ڈیٹ کرنے کے لئے لازمی تفصیلی ٹرانزیکشن ڈیٹا درج کریں. آپ کو موجودہ سال کے آخر میں مالیاتی بیانات میں داخل ہونے کی ضرورت ہوگی کیونکہ موجودہ سال کے لئے آپ کے آغاز سے توازن موجود ہے. اس کے بعد موجودہ سال کے ہر مہینے کے لئے تفصیلی ٹرانزیکشن کے اعداد و شمار میں اہمیت ہے جب تک کہ آپ تاریخ تک نہیں رہیں گے. اگر یہ سال کا اختتام ہے تو، صرف نئے سال کے لئے ابتدائی توازن قائم اور آگے بڑھنے، اکاؤنٹنگ کے اعداد و شمار میں ٹرانسمیشن اور واقعات شامل ہوتے ہیں. آپ اب کمپیوٹرائزڈ اکاونٹنگ سسٹم پر کام کر رہے ہیں.
فیصلہ کریں کہ اگر آپ پہلے سے ہی مالی سال کے مالی بیانات چاہتے ہیں تو نظام میں داخل ہوجائیں گے. کمپیوٹرائزڈ ریکارڈ میں تاریخ فراہم کرنے کے لئے، آپ پہلے سال کے مالی بیانات شامل کرسکتے ہیں. آپ اس ماہانہ، سہ ماہی یا سالانہ طور پر کئی سال واپس جا سکتے ہیں. تاریخ میں تفصیلی ٹرانزیکشن کے اعداد و شمار کو شامل کرنے کی کوئی ضرورت نہیں ہے لیکن دستی رڪارچوں میں پیچھے جانے والے راستے کا ہونا لازمی ہے.
