اچھی میٹنگ منٹ کی تیاری اور تحریری مہارتیں ہیں جو کسی کو تفصیل سے تھوڑا تیاری اور توجہ کے ساتھ حاصل کرسکتے ہیں. اجلاسوں کی غیر جانبدار اور درست ریکارڈ بہت سے کاروباری اداروں کے لئے قانونی ضرورت ہے. چاہے آپ منٹ، کاروبار، سیاسی، سماجی یا رضاکارانہ تنظیم کے لئے لکھتے ہو، منٹ تنظیم کی تاریخ کا مستقل حصہ بن جائے گا. بہت سے معاملات میں، منٹ، دہائیوں اور کبھی کبھی صدیوں کے لئے منٹ رکھے جاتے ہیں.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
ایجنڈا
-
حاضریوں کی فہرست
-
ٹیپ ریکارڈر
-
کاپی
میٹنگ ایجنڈا کے ساتھ جلدی میٹنگ پر پہنچیں، حاضریوں کی فہرست اور منٹ ریکارڈ کرنے کے لئے ضروری سامان. میٹنگ سہولت کے قریب ایک سیٹ منتخب کریں. میٹنگ سہولت کے قریب بیٹھ کر آپ کو بہتر سننے اور آسانی سے واضح کرنے کے لئے طلب کرنے کی اجازت دیتا ہے.
پوچھو کہ آپ میٹنگ کی ایک آڈیو ٹرانسمیشن کو ریکارڈ کرنے کے لئے ٹیپ ریکارڈر استعمال کرسکتے ہیں. اگر آپ کمپیوٹر پر نوٹ لیتے ہیں، توثیق کریں کہ یہ درست طریقے سے کام کرتا ہے، اور اگر کمپیوٹر ناکام ہوجاتا ہے تو اس کا بیک اپ نوٹ لے لینے والے طریقہ کے طور پر استعمال کرنے کے لئے کاغذ نوٹ بک اور تحریری آلات حاصل کریں.
تاریخ اور وقت کا ریکارڈ جمع کرنے کے لئے ملاقات کی جائے گی. افسران کی رپورٹوں اور کمیٹی کی رپورٹوں کا سلسلہ ریکارڈ کریں. عام طور پر، میٹنگ منٹوں میں مکمل رپورٹیں منسلک ہیں. ریکارڈ موشن جیسے وہ واقع ہوتے ہیں. شامل کریں جنہوں نے ہر تحریک متعارف کرایا، جن نے تحریک کو ختم کیا اور تحریک کو منظوری دے دی، جو "لیا،" یا ناکامی کے طور پر جانا جاتا ہے. اگر ایجنڈا کا سامان طے شدہ ہوتا ہے - اجلاس کے دوران کام نہیں کیا لیکن بعد میں اس کے بعد منعقد ہوا، تو نوٹ نے جو میز کو میز کے لۓ تحریک متعارف کرایا ہے اور تحریک نے کونسل کیا. ریکارڈ کی اعلانات اور اپ ڈیٹ میٹنگ کی تاریخ.
میٹنگ منٹ سانچے تلاش کریں یا تخلیق کریں. آپ کی تنظیم میں پہلے سے ہی میٹنگ منٹ ٹیمپلیٹ ہوسکتی ہے. اگر ایسا نہ ہو تو، آپ آن لائن دستیاب بہت سے میٹنگ منٹ میں سے ایک ٹیمپلیٹ میں سے ایک کا استعمال کرسکتے ہیں یا اپنے اپنے سانچے کو تشکیل دے سکتے ہیں. اس سانچے کو ایک سرخی، جسم اور دستخط کی ضرورت ہوتی ہے. اس عنوان میں تنظیم کا نام اور اجلاس، تاریخ اور وقت کی جگہ شامل ہے.
آپ کے گائیڈ کے طور پر میٹنگ کے اجندا کا استعمال کرتے ہوئے ٹیمپلیٹ کا جسم بنائیں. اس حصے میں مندرجہ ذیل اشیاء شامل کریں: حاضری کے اعداد و شمار، آخری میٹنگ منٹ کی منظوری، افسران اور کمیٹی کی رپورٹیں، پرانے کاروبار، نئے کاروبار، اعلانات اور اختتام کے وقت.
یقینی بنائیں کہ ٹیمپلیٹ سیکریٹری اور منظور شدہ اتھارٹی کے لئے دستخط لائنوں اور تاریخ لائنوں میں شامل ہے.
ٹیمپلیٹ کا استعمال کرتے ہوئے اپنے منٹ تیار کریں. زیادہ سے زیادہ تفصیل کو ختم کریں. جس کا فیصلہ کیا گیا ہے ریکارڈ کریں، کون عمل کرے گا، اور کونسی کارروائی ہوگی جب کارروائی مکمل ہوجائے گی. آپ کو اپنا پہلا مسودہ مکمل کرنے کے بعد، میٹنگ کے آڈیو ٹرانزیکشن کا جائزہ لینے کے لۓ آپ کو ہر ممکن چیز کو یقینی بنایا گیا ہے. پھر اپنے منٹ میں ترمیم کریں.
منٹ ایسے اقدامات کا ریکارڈ ہیں جو تنظیم لیتا ہے. یہ ہر چیز کا ریکارڈ نہیں ہے جو کہا جاتا ہے، جو ایک نقل ہے. اپنا منٹ پیشہ ورانہ رکھیں. اپنی رائے، فیصلے یا تفسیر شامل نہ کریں. پیشہ ورانہ میٹنگ منٹ میں "گرم بحث" اور "بہترین تبصرہ" کے الفاظ میں کوئی جگہ نہیں ہے. کبھی بھی ایسی حرکتوں کو شامل نہیں کیا جا چکا ہے جو واپس لیا گیا تھا.
افسران اور کمیٹی کے مطابق آپ کے مکمل منٹوں کی رپورٹیں منسلک کریں. کیپیوں کی ضروری تعداد بنائیں. اگر ممکن ہو تو، اگلے میٹنگ سے میٹنگ منٹ تقسیم کریں تاکہ اضافہ اور / یا اصلاحات کو فوری طور پر بنایا جا سکے.
تجاویز
-
اجلاس میں حاضر ہونے کے لۓ اپنی فہرست پر حاضریوں کو چیک کریں. ریکارڈ کی کامیابیاں اور ساتھ ساتھ خدشات. نام کی توثیق درست طریقے سے ہجے کر رہے ہیں. اپنے منٹوں کی بیک اپ کاپی رکھیں. وضاحت کے لئے پوچھنا مت ڈرنا.
