کمیٹی کے اجلاسوں میں غیر منافع بخش اور منافع بخش کاروباری اداروں کے چلانے میں اہم کردار ادا کرتا ہے. جبکہ کچھ کمیٹی غیر رسمی بنیاد پر کام کرتے ہیں، خاص کاموں کو پورا کرنے کے لئے ممبران کے اجلاس کے ساتھ، دیگر کمیٹیاں زیادہ رسمی طور پر ہیں. کچھ ایسے ہیں جیسے مالیاتی آڈٹ، ایگزیکٹو انتخاب، اسٹاک پیشکش، رکنیت کی منظوری اور حفاظتی نگرانی کے لئے قانونی ذمہ دارییں. یہ کمیٹیاں رابرٹ کے قواعد آرڈر یا اسی طرح کے قواعد کے طور پر اس طرح کے پروٹوکول کا استعمال کرتے ہوئے ایک رسمی میٹنگ ڈھانچے کو اپنانے کے لئے زیادہ امکان ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
ایجنڈا
-
منٹ
کمیشن میٹنگ سے کم از کم ایک ہفتے پہلے تحریری اجنبی تیار کریں اور بھیجیں. اقوام متحدہ کے ہر کسی کو ایجنڈا کا جائزہ لینے کے لئے وقت کی ضرورت ہوتی ہے اور اجلاس کے دوران اس موضوع پر تیار کیا جائے گا.
وقت پر آرڈر کرنے کے لئے ملاقات کریں. یہ عام طور پر کمیٹی کی کرسی کی طرف سے کیا جاتا ہے. سیکرٹری ہر ایک کو نوٹ کریں گے جو میٹنگ میں موجود ہے جو منٹ منٹ میں موجود ہے. وقت پر حکم دینے کے لئے اجلاس کو کال کرنے کے لئے لوگوں کو وقت پر ظاہر کرنے کی حوصلہ افزائی اور کمیٹی کے تمام ارکان اور ان کے وقت کا احترام ظاہر کرتا ہے.
اجلاس کے دوران پیش کردہ ایجنڈا کی کاپیاں اور کسی بھی رپورٹوں کو تقسیم کریں. اگر کمیٹی کو مسلسل بنیاد پر ملتا ہے تو، پچھلے اجلاس کے منٹوں کی کاپیاں تقسیم کریں. کمیٹی، اراکین اور دیگر رپورٹس کا جائزہ لینے کے لئے وقت کی اجازت دیں. پوچھیں کہ آیا گزشتہ اجلاس کے منٹ کے بارے میں کوئی تبصرہ نہیں ہے اور پھر پوچھیں کہ اگر کوئی تحریک اور منٹ کو منٹ کو قبول کرنے کے لۓ ہے.
میٹنگ کے دوران ہر چیز کا احاطہ کرنے کے ایجنڈا کے حکم پر عمل کریں. تحریکوں کو بنائے جانے کی اجازت دیں جو بحث کے تحت اجنبی شے سے متعلقہ ہیں. ہر رکن کو تسلیم کرنا جو تحریک کے بارے میں بات کرنا چاہتا ہے. کسی شخص کو ایک وقت بات کرنے کی اجازت دیں اور ہر شخص کو سننے کے لئے موقع ملے تو ممکن ہو. بحث مکمل ہو چکا ہے جب تحریک پر ووٹ کے لۓ کال کریں. کچھ معاملات میں، ارکان کو ترمیم کریں گے اور کمیٹی کی چیئر کو تحریک سے پہلے ترمیم پر ووٹ طلب کرے گا.
میٹنگ ختم کریں جب اجنبی مکمل ہو چکا ہے یا میٹنگ کے وقت کے طے شدہ اختتام تک پہنچ جاتا ہے. کمیٹی کی کرسی کسی بھی تحریک کے بغیر، دوسرا یا ووٹ کے بغیر ایک اجلاس کو ملتوی کر سکتی ہے. سیکرٹری کسی نامکمل کاروبار کو ریکارڈ کرتا ہے تاکہ اگلے میٹنگ کے اجندا پر رکھا جا سکے.
تجاویز
-
زیادہ تر رسمی کمیٹی کی میٹنگوں کو لازمی طور پر اجلاس کے لئے حاضر ہونے کے ارکان کے قواعد کی ضرورت ہوتی ہے. تنظیم کے قواعد و ضوابط اس کی وضاحت کرے گی کہ کسوم کو حاصل کیا جاتا ہے. عام طور پر یہ کم از کم اراکین کی نصف ہے.
