پے رول پروسیسنگ ایک تفصیلی کام ہے جو ٹھوس ریاضی اور دشواری حل کرنے کی صلاحیتوں کی ضرورت ہے. آجر یا تنخواہ کے عملے کو یہ یقینی بنانا چاہیے کہ تمام ملازمین کے پےچیک درست اور بروقت ہیں. بہت سے معاملات میں انہیں مینیجرز اور نگرانیوں کے ساتھ بات چیت کرنا ہے تاکہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کمپنی کے اندر ہر کسی کو تنخواہ کی پروسیسنگ کے طریقہ کار کو سمجھنا ہے. اپنے کاموں کو مؤثر طریقے سے انجام دینے کے لئے، تنخواہ کے عملے کو ایک نابالغ تنخواہ کے نظام کو پورا کرنا چاہئے، جس میں اہم تنخواہ کی معلومات کی دستاویزات شامل ہیں.
پے رول کے طریقہ کار کو دستاویزی
دستاویز کا وقت گھڑی اور ٹائم کارڈ کے طریقہ کار. گھنٹوں کے ملازمین کے ساتھ بہت سے کمپنیوں کو ان کی ضرورت ہوتی ہے کہ وہ ایک بار گھڑی پھنس سکیں. دوسروں نے ان کو ایک وقت کارڈ مکمل کرنے کی ضرورت ہے. تنخواہ کے گھنٹہ ملازمین ان کے گھنٹوں پر مبنی ہوتے ہیں ان کے وقت کے کارڈ پر دکھایا گیا ہے. لہذا، کسی بھی وقت گھڑی یا ٹائم کارڈ تبدیلیوں کو لاگو کیا جارہا ہے، لکھنا میں تمام ملازمتوں کو اطلاع دینا ضروری ہے. آپ یا تو مینیجر / سپروائزرز کو میمو بھی بھیج سکتے ہیں، یا آپ انہیں تبدیلیوں کے ایک طبقہ ورژن کو ہاتھ میں لے سکتے ہیں. منیجر / سپروائزر ذمہ دار ہیں اپنے ملازمین کو کسی بھی ضروری تبدیلی سے متعلق.
سالانہ تنخواہ کیلنڈر پرنٹ کریں. ہر سال کے اختتام سے پہلے، اگلے سال کی تاریخوں کو احتیاط سے جانچ پڑتال کرنے کے لۓ اس بات کا تعین کرنے کے لۓ کہ کونسی تاریخی تنخواہ پروسیسنگ ہو گی. بینک تعطیلات، عوامی تعطیلات اور کسی دوسرے کمپنی کی چھٹیوں کا نوٹ لیں. ٹائم کارڈ اور تنخواہ کی تبدیلیوں کے لئے جمع کرانے کی تاریخوں کو نمایاں کرنے کے لئے مختلف رنگوں کا استعمال کریں، اور حقیقی ادائیگی کی تاریخوں. ایک پیشہ ورانہ پرنٹنگ کمپنی آپ کو ان کیلنڈروں کو چھپانے میں مدد دے سکتی ہے. تمام مینیجر / سپروائزرز کو تنخواہ کیلنڈر تقسیم کریں.
تنخواہ کے محکمے کے لئے ایک معیاری تنخواہ پروسیسنگ کتابچہ رکھیں. کتابچہ میں تمام تنخواہ کے پروسیسنگ مرحلے میں شامل ہونا چاہئے. مثال کے طور پر، اگر آپ کی کمپنی کو بویویی ادائیگی کا شیڈول ہے، تو کتابچہ تشکیل دے تو اس طرح یہ بتاتا ہے کہ بائیویسی تنخواہ کی پروسیسنگ اختتام تک تنخواہ کی مدت کے آغاز سے ہوتا ہے. جب نیا تنخواہ کے عملے کو تربیت دینے میں یہ قدم خاص طور پر مؤثر ہے.
رپورٹنگ میں شامل کریں اور تنخواہ پروسیسنگ کتابچہ میں ہینڈلنگ کے عمل کی جانچ پڑتال کریں. پےچیک پرنٹ کئے جاتے ہیں یا بینک کو براہ راست ڈومین فائل کی منتقلی کے بعد، پیروال کی عمل ابھی تک مکمل نہیں ہوتی ہے. ان مراحل کو دستاویز کریں جیسے پیسہ رجسٹریشن اور ٹیکس کی رپورٹوں کو پرنٹ اور دائر کرنے، اور ان افراد کے نام جنہیں آپ پےچیک / اسٹبوں کو سنبھال لیں گے. جیسا کہ معلومات وقت کے ساتھ تبدیل ہوتی ہے، بکیٹ کو اپ ڈیٹ کریں اور ہر کسی کو پے رول ڈیپارٹمنٹ میں ایک کاپی بنائے.
اس بات کا یقین ہے کہ تنخواہ کے عملے کے ہر رکن اپنے کردار کو سمجھتے ہیں. دستاویز اور انہیں ان کے مخصوص ملازمت کے فرائض کا ایک کاپی اس بات کا یقین کرنے کے لۓ کہ وہ تنخواہ کے پروسیسنگ کے دوران اپنی ذمہ داریوں سے واقف ہیں.
