میٹنگ منٹ دستاویزات کو مناسب طریقے سے تنظیم کے بارے میں بہت اہمیت اور تفصیل پر توجہ دینا ضروری ہے. کیونکہ میٹھی منٹ اکثر قانونی دستاویزات بن جاتے ہیں، یہ درست بات چیت کا خلاصہ کرنا ضروری ہے. ایک بیک اپ کاپی بنائیں اور اسے محفوظ جگہ میں محفوظ کریں، اور متعلقہ پارٹس کو اضافی کاپیاں تقسیم کریں. مشق کے ساتھ، درست منٹ اور درست طریقے سے میٹنگ منٹ دستاویز کرنے کے لئے یہ آسان ہو جاتا ہے.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
لیپ ٹاپ کمپیوٹر
-
لفظ پروسیسنگ سافٹ ویئر
-
اجلاس کا مقصد
-
رابرٹ کے قواعد و ضوابط کاپی
میٹنگ منٹ دستاویزات
ابتدائی آو، اپنے لیپ ٹاپ کو سیٹ اپ اور جانے کے لئے تیار ہو جاؤ. تاریخ، وقت، مقام اور حاضرین کی فہرست یاد رکھیں. آپ ٹائپنگ کی رفتار کے لئے میٹنگ بحث کے طور پر ریکارڈ کے طور پر ریکارڈ کریں. ہجے یا گراماتی غلطیوں کے بارے میں فکر مت کرو. اگر آپ کسی اہم مرحلے سے محروم ہوجاتے ہیں، جیسے جیسے تحریک یا کارروائی کے شناخت سے گریز ہو تو، میٹنگ حاضریوں کو الفاظ کو واضح کرنے کے لئے یہ ٹھیک ہے. اعداد و شمار کے کسی بھی نقصان کو روکنے کے لئے کبھی کبھار دستاویز محفوظ کریں.
ملاقات کے بعد جتنی جلدی ممکن ہو آپ کے میٹنگ منٹ میں ترمیم کریں، جب آپ کی گفتگو کی یاد ابھی بھی تازہ ہے. کسی بھی ہجے یا گرامر کی غلطیوں کو درست کریں اور فارمیٹنگ کو یقینی بنانا دستاویز میں متوازن ہو. قارئین کو مطلع کرنے کے لئے ایک "مسودہ" واٹر مارک داخل کریں کہ منٹوں تک ابھی تک منظوری نہیں دی گئی اور سرکاری طور پر بنایا گیا ہے. ایک فائل کا نام استعمال کرتے ہوئے فائل کو محفوظ کریں جو بعد میں شناخت اور مختلف کرنے کے لئے آسان ہے، جیسے "StrataCouncilMinutesDecember5".
مباحثہ کا جائزہ لینے کے لئے نامزد ہونے والے میٹنگ کرسی یا دوسرے شخص کو منٹ بھیجیں. تاثرات کے مطابق، منٹوں میں دوبارہ ترمیم کریں. جب ترمیم کریں، منٹ کے سالمیت کو برقرار رکھنے کے لئے محتاط رہیں. کسی بھی بحث کو شامل نہ کریں جو نہ ہو، یا کسی بھی بحث کو دور نہ کریں. دوبارہ فائل محفوظ کریں.
دستاویز میں "ڈرافٹ" واٹر مارک رکھیں جب تک منٹ رسمی منظوری حاصل نہ کریں. یہ عام طور پر اسی کمیٹی کے بعد کے اجلاسوں میں ہوتا ہے.
کمیٹی کو منٹ کی منظوری کے بعد، "ڈرافٹ" واٹر مارک کو ہٹا دیں اور دوبارہ فائل کو بچائیں. اگر ضروری ہو تو کمیٹی کے ممبران کو منظور شدہ منٹ تقسیم کریں.
تجاویز
-
میٹنگ کے دوران ایک ریفرنس کے طور پر استعمال کرنے کے لئے رابرٹ کے قواعد آرڈر کی ایک کاپی یہ آپ کو میٹنگ کے عمل کو درست طریقے سے ریکارڈ کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
کچھ لوگوں کو اب بھی سب سے پہلے شارتھینڈ کا استعمال کرتے ہوئے میٹھی منٹ کے دستاویز کو ترجیح دیتے ہیں، پھر بعد میں نوٹ کریں. یہ طریقہ صرف ایک ہی لیپ ٹاپ کا استعمال کرتے ہوئے کام کر سکتا ہے. یہ آپ کی ذاتی ترجیح پر منحصر ہے.
بہت اہم اجلاسوں کے لئے، ایک ٹیپ ریکارڈر کا استعمال کرتے ہوئے عمل کے آڈیو ریکارڈنگ بنانے کے لۓ غور کریں.
