جب کاروباری اداروں نے سب سے پہلے بڑی تعداد میں کمپیوٹرز کا استعمال شروع کر دیا تھا، پنڈتوں نے "کاغذ بے پناہ سوسائٹی" کے آنے کا آغاز کیا. "کمپیوٹر انقلاب اب بھی اس خاص وعدے پر پہنچنے کا راستہ ہے. اس کے باوجود روایتی طور پر کاغذ پر مبنی عمل - کاروباری اور ذاتی دونوں - زیادہ کمپیوٹرائزڈ فارموں میں منتقل ہوتے ہیں اور کچھ اچھی وجوہات کے لۓ.
دستاویزات
کمپیوٹر نے دستاویزیوں کی تخلیق اور ترمیم کے لئے بہت آسان اور لچک لائے. ایک ٹائپ رائٹر کے برعکس، کمپیوٹرائزڈ لفظ پروسیسنگ پروگراموں کے شیلیوں، نوع ٹائپ اور دستاویزات کے فارمیٹس کے تقریبا حد تک انتخاب کی پیشکش کرتے ہیں. اصلاح کی سیال یا اصلاح ٹیپ کے بغیر ٹائپنگ کی غلطیاں اسکرین کو آسانی سے درست طریقے سے درست کیا جا سکتا ہے. ایک دستاویز سے کسی بھی دستاویز کو کسی بھی قسم کے بغیر بغیر متن کی آسانی سے متن کی مکمل بلاکس کاپی کیا جا سکتا ہے. اس دستاویز میں تصاویر اور دیگر گرافکس کو بہت کم کوششوں کے ساتھ شامل کیا جا سکتا ہے.
اشتراک کرنا
کمپیوٹرائزڈ نظام کے ساتھ دستاویزات کا اشتراک آسان ہے. دستاویز کی جسمانی کاپیاں بنانے کی کوئی ضرورت نہیں ہے اور پھر وصول کنندگان کو ای میل یا فیکس کریں. کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں فائل پر ایک دستاویز کسی اور کے ساتھ اشتراک کیا جاسکتا ہے جو اس نظام تک رسائی حاصل کرتا ہے. دستاویزات کو صرف اس دستاویز سے منسلک کیا جاسکتا ہے جو صرف وصول کنندہ کو بھیجا گیا ہے.
دائر کرنا
فائل دینے کا مقصد صرف دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے لئے نہیں بلکہ ان کو آسانی تک رسائی حاصل ہے. اس کمپیوٹر میں اس طرح سے حوصلہ افزائی کرتا ہے کہ سادہ فلنگ کابینہ کبھی نہیں کرسکتا. کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں درج کردہ دستاویزات خود بخود کمپیوٹر کے فائل کنٹرول سسٹم کے ذریعہ مرتب ہوتے ہیں. یہ انڈیکس خود بخود نظام کی طرف سے خود بخود اپ ڈیٹ اور برقرار رکھے جاتے ہیں اس سے کوئی بھی بات نہیں کہ دستاویز کتنی بار دستاویز منتقل یا ترمیم ہوسکتی ہے. دستاویزات بھی مخصوص الفاظ یا جملے کے لئے کمپیوٹر کی بڑی تعداد کے دستاویزات تلاش کرنے کی طرف سے واقع ہوسکتا ہے. اس کے علاوہ، کمپیوٹرائزڈ فائلوں کے نظام جسمانی فائلوں کی کابینہ کی طرف سے ضروری جگہ کی ایک چھوٹا سا حصہ میں ایک بہت بڑی دستاویزات ذخیرہ کرسکتے ہیں.
فعالیت
صرف ایک مستحکم کاغذ کے دستاویز کی ایک الیکٹرانک نمائندگی سے، ایک الیکٹرانک دستاویز واقعی ایک انٹرایکٹو ایوس بن سکتا ہے. مثال کے طور پر، ایک بھرپور فارم کا ایک الیکٹرانک ورژن، اعداد و شمار کے داخلے میں براہ راست دستاویز میں حقیقی وقت کی خرابی کی جانچ پڑتال اور توثیق کے ساتھ اجازت دیتا ہے. حساب اور فعالیت کو براہ راست دستاویز میں بنایا جا سکتا ہے. مثال کے طور پر، ایک موجودہ گاہک کو ایک الیکٹرانک دستاویز میں درج کیا جاسکتا ہے کہ دستاویز کو کمپیوٹر کے کسٹمر ڈیٹا بیس فائل کا استعمال کرنے کے لۓ صارف کو صرف گاہکوں کے نام کو فائل میں تمام گاہکوں کی فہرست سے منتخب کرنے کی اجازت دیتا ہے. دستاویز میں تعمیر کی منطق خود بخود گاہکوں کی معلومات کو دستاویز میں منتقل کرے گی، بشمول پتے، کسٹمر اکاؤنٹنگ نمبر، یا کسی دوسرے مطلوبہ ڈیٹا سمیت.
سیفٹی
کمپنی کی فائلوں کی جسمانی حفاظت انتہائی اہمیت کا حامل ہے. جسمانی نقصان یا تباہی کے خلاف فائلوں کو محفوظ ہونا لازمی ہے. غیر مجاز اہلکاروں کی طرف سے فائلوں تک رسائی کو بھی روکنا چاہئے. کمپیوٹرائزڈ فائلوں کا نظام ان کاموں کو آسان کرتا ہے. کمپیوٹرائزڈ فائلوں کی کاپیاں آسانی سے نیٹ ورک کے اندر متعدد کمپیوٹر کے پلیٹ فارم میں یا مختلف جگہوں میں محفوظ اور آسانی سے زیر زمین جسمانی سٹوریج کے لئے ہٹنے والا ڈیٹا میڈیا پر جمع کر سکتے ہیں. کمپیوٹر سسٹم میں فائلوں کو بھی ان فائلوں کو فائلوں کو دیکھنے کے اجازت کے بغیر غیر معنی فراہم کرنے کے لئے انکوائری کیا جا سکتا ہے.
