بہت سارے کمپنی استقبال کار پر انحصار کرتے ہیں کہ وہ ان کے لئے سر مقرر کریں، لیکن وہ اس خاص کام کی پوزیشن کو بھرنے میں کم وقت خرچ کرتے ہیں، بلکہ "پیشہ ورانہ" عملے پر توجہ مرکوز کرتے ہیں.
ایک خاص قسم کا شخص کلائنٹس اور جواب فونز سے ملنے اور سلامتی کا مطلب ہے. ملازم جو کبھی بھی کسی کے بارے میں کوئی بات نہیں کرنے کے لئے برا چیز ہے، دوستانہ اور پریشان ہے اور لوگوں کو خوش کرنے سے محبت کرتا ہے اس پوزیشن کے لئے بہترین ہے.
ایک اچھا استقبالیہ کار فون کو ایک منفرد بہاؤ کے ساتھ جواب دے گا، ایک خاص لفظ پر زور دے گا. فون کو ایک مسکراہٹ کے ساتھ چہرے اور حقیقی دلچسپی کے ساتھ جواب دیا جانا چاہئے جس میں دوسرے کے آخر میں کہنا ہے. اکثر بار، دفاتر صوتی میل سسٹم پر منحصر ہے. اس لائن کے دوسرے اختتام پر ایک خوش، دوستانہ، زندہ آواز سے محروم ہونے کا ایک یقینی طریقہ ہے.
آپ کو ایک استقبالیہ کی ضرورت ہوتی ہے جو اپنے گاہکوں کو متاثر کرے اور اپنے دفتر کے علاقے میں فخر کرے.
ملازمین کو ایک بفر بننے کے لئے ایک اچھا استقبال کرنے والا یہ ضروری ہے. اگر عملے پر کسی کو بہت مصروف ہے تو، استقبال کار اسے جاننا چاہئے. باضابطہ استثناء سے انکار کے بغیر، ایک استقبالیہ کار جو مطلع کیا جاتا ہے وہ ملازمین کو غیر ضروری آخری منٹ ڈراپ ان سے بچنے میں مدد کرسکتا ہے.
جب تک یہ متنازعہ نہیں ہے گاہکوں کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے استقبالیہ کے لئے موزوں ہے. آپ یہ نہیں چاہتے کہ اپنے کلائنٹ کو استقبال کرنے والے فلسفہ کو مجموعی طور پر کمپنی کی عکاس ہے. عمومی سوالات اور چھوٹے باتیں ٹھیک ہیں.
استقبالیہ کار آپ کی مارکیٹنگ ٹیم کا توسیع ہونا چاہئے. اہم تاریخوں کا سراغ لگانا رکھتا ہے، جس معلومات سے آپ چاہتے ہیں کہ آپ اپنے کلائنٹ کو جاننا چاہتے ہیں، لیکن یہ آپ کو دے دے کہ آپ کے کلائنٹ کو خاص طور پر محسوس ہوتا ہے، تو ایک تحفہ ہے، اور ایک اچھا استقبالیہ کار ہوگا.
استقبالیہ کار کو یہ یقینی بنانا چاہئے کہ اس بات کا یقین کر لیں کہ کمپنی بروشر کافی ٹیبل پر ہیں اور کافی برتن کو مکمل اور تازہ رکھیں، کینڈی کٹوری بھری ہوئی اور گاہکوں کو آرام دہ اور پرسکون استقبالیہ کے علاقے میں منتقل.
اگر آپ نے سامراجی کیلنڈر قائم نہیں کیا ہے لہذا استقبالیہ مقرر کردہ مقررین کو دیکھنے کے لئے تک رسائی حاصل ہے، یہ ایسا کرنے کا ایک اچھا خیال ہوگا. اگر آپ نیٹ ورک ہو تو آپ آسانی سے یہ کر سکتے ہیں؛ صرف آپ کے نیٹ ورک پر استقبال کرنے کی اجازت دیتی ہے. اگر آپ کا ای میل سسٹم اس کی اجازت نہیں دیتا تو، آپ انٹرنیٹ پر کیلنڈر قائم کرسکتے ہیں اور سب سے پوچھتے ہیں کہ اس سائٹ کے بارے میں معلومات حاصل کرنے کے لئے استقبالیہ کو پوسٹ کرنا ہوگا.
