ایجنڈے اجلاسوں کے لئے اعلی آکٹین ایندھن کی طرح ہیں - وہ کسی بھی فیصلے کے عمل کی کارکردگی اور پیداوری کو بہت بہتر بنا سکتے ہیں. ایک اچھا ایجنڈا نصف میں ایک منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے ضروری اجلاسوں کی تعداد میں کمی کر سکتا ہے اور میٹنگوں کے لئے رجحانات کو برانچ کرنے کے لئے رجحان کو کم کرنے میں کامیابی حاصل کرنے کے لئے مفید نہیں ہیں.
ایک ایجنڈا کی کردار
ایک ایجنڈا کا مقصد گروپ کے ممبروں کے درمیان فیصلے کرنے والی عمل کو سہولت دینا ہے. یہ ٹیکنالوجی کی اپ گریڈ یا بجٹ بحث کے لئے ہوسکتا ہے. اجندا حتمی فیصلے پر متفق افراد سے ملنے میں مدد ملتی ہے. ایجنڈے کی پیروی اور احتساب کے لئے ایک چیک لسٹ فراہم کر کے میٹنگ کی کامیابی کا اندازہ بھی آسان بنانا ہے.
شکلیں
اجنبی کی پہلی سطر اجلاس کے مقصد اور مقصد کا احترام کرنا چاہئے. کچھ اجنڈا کی شکل کے مطابق کچھ ایجنڈا فارمیٹس کو مقصد کے ساتھ ساتھ ذیلی مقاصد کے ساتھ ساتھ ریاست کی حیثیت سے ترجیح دیتے ہیں. دونوں فارمیٹس بحث کے لئے ایک فریم ورک قائم کرتے ہیں. ایجنڈے سادہ سے پیچیدہ پر مختلف ہوتی ہیں. انہوں نے منسلکات اور پڑھنے کے مواد یا پچھلے اجلاس سے اجنبی شامل کر سکتے ہیں. عام طور پر استعمال ہونے والی شکل کی نوعیت میٹنگ کی رسمی اور لمبائی کی طرف سے قائم ہے. انگوٹھے کا ایک اچھا قواعد یہ ہے کہ اس فارمیٹ میں میٹنگ شرکاء کے لباس سے نمٹنے کے لۓ؛ یہ ہے کہ، سینڈل اور شارٹس سے بھرا ہوا ایک اجلاس غیر رسمی اجنڈا سے حاصل کرسکتا ہے جبکہ ایک کمرے میں سوٹ سے رسمی ایجنڈا کی ضرورت ہوتی ہے.
غیر رسمی بمقابلہ رسمی
مختصر یا غیر رسمی اجلاس ای میل یا میٹنگ یاد دہانی میں جمع کیا جا سکتا ہے. یہ میٹنگ کے مقصد کے لئے اور پھر تین سے پانچ مختصر بحث پوائنٹس کے لئے ایک لائن پر مشتمل ہوسکتا ہے. طویل ایجنڈا عام طور پر ایک مکمل صفحہ ہے، جس میں ایک عنوان، میٹنگ مقام، تاریخ اور وقت، اہداف اور موضوعات یا بحث کے نقطہ نظر شامل ہیں. طویل بحثوں میں ہر بحث کے موضوع اور پیش کنندگان کا نام بھی شامل ہونا چاہئے. اجنبی فارمیٹس دونوں کے بعد اپ اپ کے لئے "اگلے مرحلے" کیلئے ایک سیکشن کے ساتھ ختم ہونا چاہئے. یہ "اگلا مرحلہ" اگلے اجلاس میں ایجنڈا کے موضوعات کے لئے بنیاد بن جائے گا.
