جب بہت بڑے منصوبے ہیں تو بہت سارے کمپنیاں بیرونی وینڈرز میں لاتے ہیں. کام کرنے کے لئے بہت سے وجوہات ہیں، عملے کی کمی سمیت، وسائل کے فقدان اور منصوبے کے لئے مہارت کی کمی بھی شامل ہے. جب نقطہ نظر وینڈر منتخب کرتے ہیں تو، ایک کاروبار اکثر تجزیہ کے لئے معلومات یا درخواست کے لئے ایک درخواست بھیجتا ہے. آپ تنظیم کے لئے کون سا آلہ بہترین ہے فیصلہ کرنے سے پہلے، دونوں کے درمیان اختلافات پر غور کریں.
معلومات کے لئے درخواست
معلومات کے لئے درخواستیں، یا آر ایف آئی، دستاویزات کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں. وہ غیر رسمی دستاویزات ہیں اور عام طور پر کسی بھی پارٹی سے وعدہ نہیں ہوتے ہیں. آر ایف آئی کو ممکنہ وینڈر کی کمپنی، صلاحیتوں، مہارت اور تجربے کے بارے میں معلومات جمع کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے. پراجیکٹ کی تفصیلات اور بجٹ عام طور پر اس قسم کے دستاویز میں شامل نہیں ہیں. اس قسم کی معلومات میں شامل ہونے کا واحد وقت یہ ہے کہ اگر کمپنی ایک چھوٹا سا پروجیکٹ کے لئے مختصر مدت کے فروش کی تلاش کر رہا ہے.
تجویز کے لئے درخواست
پروپوزل کی گذارش یا آر ایف پی کے مطالبات، پیچیدہ دستاویزات کمپنیوں کو باہر وینڈرز سے بولیاں اور تجاویز کو اپنی طرف متوجہ کرنے کے لئے تیار ہیں. ایک آر ایف پی میں عام طور پر منصوبے کا بجٹ، ٹائم لائن اور معیار، ساتھ ساتھ کمپنی کے اہداف اور مقاصد شامل ہیں. اس منصوبے کی وضاحتیں اور گنجائش پر توجہ مرکوز ہے، اور یہ ممکنہ وینڈرز کے تفصیلی جواب کو حل کرنے کے لئے کام کرتا ہے. وینڈر کے جواب میں عام طور پر وینڈر کمپنی، پیش کردہ قیمت اور مخصوص منصوبے کے بارے میں معلومات شامل ہیں جو وینڈر اس منصوبے پر عملدرآمد اور انتظام کرے گی.
پروسیسنگ
RFI عام طور پر کم بجٹ کے منصوبوں کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، اور اعلی بجٹ کے منصوبوں کے لئے ایک نقطہ آغاز کے طور پر. اس قسم کے دستاویز کے لئے باہر بھیجنے اور جوابات وصول کرنے کے لۓ عام طور پر کئی ہفتوں تک لیتا ہے، اور عام طور پر 10 سے زائد صفحات ہیں. آر ایف پی کو اعلی بجٹ کے منصوبوں کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، اور عام طور پر اس منصوبے کے بارے میں معلومات جمع کرنے کے مرحلے میں پیدا ہوتا ہے. اس قسم کے دستاویز کے ساتھ وینڈر جوابات بھیجنے اور وصول کرنے کے لۓ یہ عام طور پر کئی ماہ لگتا ہے، اور یہ عام طور پر کم از کم 20 صفحات یا اس سے زیادہ ہے.
فوائد
آر ایف آئی کا استعمال کرتے ہوئے چھوٹے، کم اثرات کے منصوبوں کے لئے فائدہ مند ہے. یہ دستاویز ممکنہ وینڈرز سے بہت زیادہ وقت یا کوشش کی ضرورت نہیں ہے، کیونکہ وہ پراجیکٹ کی تفصیلات کی طویل تفصیلات کو بھیجنے کی ضرورت نہیں ہے. اس وجہ سے کمپنیاں پروپوزل کی گذارش شروع کرنے سے قبل ایک بڑے پروجیکٹ کے گنجائش کے بارے میں زیادہ جاننے کے لئے اس قسم کے دستاویز کا استعمال کرتے ہیں. ایک آر ایف پی کا فائدہ یہ ہے کہ یہ کمپنی کو فروغ دینے کے لۓ آگے بڑھنے اور معاہدے کا مرحلہ شروع کرنے کی تیاری کرتا ہے.
نقصانات
آر ایف آئی کے نچلے حصے میں یہ ہے کہ بیچنے والے معلومات کو بھیجنے میں دلچسپی نہیں رکھتے کیونکہ وہ کمپنی سے متفقہ عزم نہیں دیکھتے ہیں. آر ایف پی کے نقصانات کو بھیجنے اور اسے حاصل کرنے کے لئے وقت سازی کی تیاریاں ہیں. اگر کمپنی منصوبے کی مجموعی گنجائش اور وضاحتیں کے بارے میں غیر یقینی ہے تو، آر ایف پی لکھنے میں بہت مشکل ہوسکتا ہے یا غیر متوقع وینڈر پروپوزل کی بناء پر.
