ایک چھوٹا سا بزنس مالک کے طور پر، آپ ایک تخلیق کاری کا کام بنانا چاہتے ہیں جو تخلیقی اور بدعت کو فروغ دیتے ہیں. پرانے فرنیچر اور پرانے کمپیوٹرز کے ساتھ ایک چھوٹے، بھیڑ کی جگہ ملازم مورال اور مجموعی طور پر کارکردگی پر اثر انداز کر سکتا ہے. لہذا، ایک جدید دفتری نظام قائم کرنے کے لئے ضروری ہے جو آپ کی ٹیم کو مشغول اور حوصلہ افزائی رکھتی ہے. اپنے کاروبار میں ایک سرمایہ کاری کے طور پر اس کے بارے میں سوچو.
تجاویز
-
دفتری نظام وسائل کا ایک منسلک نیٹ ورک ہے جو ہموار کام ماحول کو یقینی بناتا ہے.
آفس سسٹم کیا ہے؟
ٹرم آفس کا نظام مختلف لوگوں کو مختلف معنی رکھتا ہے. عام طور پر، اس کے مختلف اجزاء اور ایک دفتر کے عناصر، کمپیوٹرز اور کام کے آلات سے جسمانی ترتیب اور امانت کے حوالے ہوتا ہے. اس طرح ملازمتوں کا راستہ بھی شامل ہوتا ہے اور مجموعی دفتر کی ثقافت.
ان عناصر کے بغیر، دفتر صرف ایک کمرہ یا خالی جگہ ہے. یہ لوگ اور سامان ہیں جو اس جگہ کو بصری طور پر اپیل، پیداواری ماحول میں تبدیل کرتی ہے جو ان کے نقطہ نظر اور مقاصد کے مطابق ہوتا ہے. اصل میں، بعض ذرائع کا کہنا ہے کہ پیداوری تک ہے 20 فیصد زیادہ کمپنیوں کے ساتھ ساتھ ڈیزائن شدہ آفس خالی جگہوں کے ساتھ ___ ملازمین کو کام جگہ میں محفوظ اور آرام دہ اور پرسکون محسوس کرنے کی ضرورت ہے اور اس کے پاس معیار کا سامان تک رسائی حاصل ہے لہذا وہ چوٹی کی کارکردگی کو حاصل کرسکتے ہیں.
جسمانی کام کی جگہ آپ کی ٹیم کی پیداوار اور کام کی اطمینان پر براہ راست اثر ہے. ملازمت کی اچھی طرح سے اور کام کی جگہ کی کارکردگی مضبوطی سے منسلک ہے. مبارک ملازمین زیادہ حوصلہ افزائی کریں گے اور تنظیم کو اپنے مقاصد کو بڑھانے اور پورا کرنے میں مدد کرنے کے لئے سخت محنت کرے گی. یہ خوش گاہکوں اور اعلی معیار کی خدمات کا نتیجہ ہوگا.
بہتر معلومات کے بہاؤ
ایک باضابطہ دفتری نظام اس بات کو یقینی بنائے گا کہ آپ کے ملازمین کو ان کی ضرورت تک رسائی حاصل ہے جو انہیں ضرورت ہوتی ہے. لہذا، ضروری ہے کہ آپ ان کو جدید کمپیوٹر سسٹم، سافٹ ویئر اور سامان فراہم کرتے ہیں جو معلومات کے بہاؤ کو سہولت فراہم کرنے میں مدد ملتی ہے. ٹیم تعاون کے اوزار جیسے سست اور اسسٹ، ویوآئپی سسٹم، دفتری سافٹ ویئر، ایتھرنیٹ اور پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر میں سرمایہ کاری پر غور کریں.
ان وسائل کے ساتھ، آپ کی ٹیم کو اصل وقت ڈیٹا تک رسائی حاصل ہوگی اور مزید مؤثر طریقے سے بات چیت کرسکتی ہے. ملازمین جو دور سفر یا کام کر رہے ہو وہ فائلوں کو فائلوں پر جانے کے قابل ہو جائیں گے، ویب پر ان کے ساتھیوں سے گفتگو کریں اور جلد ہی معلومات کو تبادلہ کریں. کچھ آلات جیسے جیسے پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر وقت سازی کے کاموں کو سنبھالنے میں مدد کرسکتے ہیں، تعاون کو بہتر بنانے اور رپورٹوں کو تخلیق کرسکتے ہیں جن کے بارے میں آپ کام کر رہے ہیں ان منصوبوں کے بارے میں قابل قدر بیانات ہیں.
ایک آفس منیجر کو ملازمت پر غور کریں
ایک کاروباری مالک کے طور پر، آپ کو دفتر آفس کے مناسب کام کو یقینی بنانے کے لئے ضروری وقت یا مہارت نہیں ہوسکتی ہے. آپ اپنے کاروبار کے بنیادی پہلوؤں پر توجہ مرکوز کرنا چاہتے ہیں، مثلا نئے گاہکوں کو حاصل کرنے یا اپنے آپریشن کو بڑھانے کے لۓ. اس صورت میں، ایک دفتر مینیجر کو ملازمت پر غور. وہ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ آپ کا دفتر آسانی سے چل رہا ہے، اس کی ترتیب، شیڈول کے اجلاسوں کو منظم اور اس بات کا تعین کرے گا کہ آپ کی ٹیم کی کیا ضرورت ہے سافٹ ویئر اور دیگر سامان.
آفس مینیجر کے افعال صنعت اور کاروبار کی نوعیت پر منحصر ہے. جو ایک قانون کے دفتر کے لئے کام کرتا ہے، مثال کے طور پر، تخلیقی ایجنسی یا ایک تحقیقاتی کمپنی کی طرف سے ملازمین کے مقابلے میں مختلف ذمہ داریاں ہوں گی. عام طور پر، آفس مینیجرز ذمہ دار ہیں:
- انتظامی کاموں کو مکمل کرنا
- نگرانی ملازمین
- منظم کرنے والے واقعات، اجلاسوں اور کانفرنسوں
- خریداری کے کاروبار کے سافٹ ویئر، دفتری سامان اور سامان
- انتظام کے بجٹ کے انتظامات
- صحت اور حفاظت کی پالیسیوں کے ساتھ ملازم کا اطمینان کو یقینی بنانا
- تیاری کی تیاری
- توانائی کی کھپت کا تجزیہ
- اسٹاک میں سامان کی فراہمی
- دفتر کی حالت برقرار رکھنا
- ناکامیوں اور بہتری کے علاقوں کی شناخت
- تنازعات کو حل اور کاموں کو تفویض
اس کے علاوہ، ان پیشہ ور افراد کو آپ کی ٹیم میں دفتری ٹیکنالوجی اور انتظامی عمل کی وضاحت، تربیت فراہم کرنا اور عمومی IT کاموں کو انجام دے سکتا ہے. کچھ بھی پیروال اور اکاؤنٹنگ کو بھی سنبھال سکتے ہیں. ان کا بنیادی کردار آپ کے دفتر کے ہموار کام کو یقینی بنانا ہے.
ایک مثبت آفس ثقافت بنائیں
معیار کے سامان میں سرمایہ کاری اور صحت اور حفاظت کے طریقوں کے ساتھ تعمیل کے علاوہ، یہ ضروری ہے کہ آپ مثبت دفتر کی ثقافت تخلیق کریں. آپ کے ملازمین آپ کے قیمتی اثاثے ہیں، لہذا آپ کو ایک ایسا ماحول فراہم کرنا ہوگا جس میں وہ خرچ کے وقت سے لطف اندوز ہوتے ہیں. کمپنی کی ثقافت ایک مؤثر دفتری نظام کا ایک اہم حصہ ہے.
ایک ایسے ماحول کی تخلیق پر توجہ مرکوز کریں جہاں لوگ مصروف اور حوصلہ افزائی کرتے ہیں. وقت لے لو کہ وہ کیا کہنا چاہتے ہیں اور باقاعدگی سے ان کی رائےات کی درخواست کریں. وہ آپریشنل اخراجات کو کم کرنے کے بارے میں نئے خیالات اور تجاویز کے ساتھ آئیں، زیادہ گاہکوں کو اپنی طرف متوجہ یا چیزیں بہتر اور تیزی سے حاصل کریں. انہیں اپنی رائے کا اظہار کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کریں اور آپ کو مزید مؤثر طریقے سے کام کرنے کی ضرورت کو بتائیں.
سادہ چیزیں جیسے مفت کافی فراہم کرتے ہیں، ergonomic میزوں میں سوئچنگ اور ایک دوسرے کے ساتھ مل کر چھوٹی سی کامیابیوں کا مظاہرہ ملازم کی اطمینان اور پیداوری کی طرف ایک طویل راستہ چلا جا سکتا ہے. حقیقت میں، مصروف کارکنوں کے ساتھ تنظیموں کو ایک رپورٹ حیران کن 202 فیصد اعلی کارکردگی ان کے مقابلے میں ان کے مقابلے میں. ایک اچھی ڈیزائن کردہ دفتری نظام بالکل وہی ہے جو آپ کو اپنے کاروبار کو بڑھانے اور مقابلہ فائدہ حاصل کرنے کی ضرورت ہے.
