قراردادوں غیر رسمی یا سرکاری شعبے کے سرکاری تنظیم کے بورڈ کے اراکین کی طرف سے کئے جانے والے فیصلے پر ووٹ ڈالنے اور دستاویز کو مستحکم کرنے اور دستاویز کرنے کے لئے رسمی دستاویزات ہیں. فیصلے عام طور پر مالی معاملات، پالیسی کے عمل یا غیر منافع بخش یا سرکاری ادارے کی طرف سے کئے جانے والے اعمال کی منظوری، اختیار یا منظوری کے حوالے سے ہیں.
قرارداد کی تاریخ اور ایک قرارداد یا حوالہ نمبر کی قرارداد کو برقرار رکھنے کے ذریعہ ایک قرارداد کی تشکیل کریں. اگر یہ پہلا قرارداد ہے جس پر ووٹ دیا گیا ہے، تو نمبر 00001 ہوسکتی ہے، اور سب سے پہلے کے بعد ہر دوسرے قرارداد ترتیب میں شمار کیا جائے گا.
قرارداد کا نام موضوع کے عنوان سے ہونا چاہئے. مثال کے طور پر، ممکنہ عنوان ہوسکتا ہے "مالی سال کے لئے بجٹ کی منظوری."
قرارداد کی زبان رسمی طور پر ہونا چاہئے، اس کی ابتدائی سزا سے بورڈ کی ذمہ داری کا حوالہ دیتے ہوئے. ایک مثال یہ ہے کہ، "XYZ غیر منافع بخش تنظیم کے تمام بجٹ کو منظور کرنے کے لئے بورڈ کے ذمہ داری یہ ہے."
قرارداد کی اگلی سزا یا مندرجہ ذیل حصے کو حقائق یا استدلال کی دستاویز کرنا چاہئے کہ کارروائی کیوں کی جا رہی ہے. مثال کے طور پر، "جبکہ XYZ غیر منافع بخش تنظیم کے مالیاتی عملے نے XYZ تنظیم کے منصوبوں، اخراجات اور آپریشنل اخراجات پر مبنی بجٹ تیار کیا؛ اور جبکہ XYZ کے اکاؤنٹنٹ نے پچھلے مالی سال کے تمام مالی بیانات کا آڈیٹ کیا اور جائزہ لیا ہے؛ اور جبکہ موجودہ بجٹ پچھلے اخراجات اور متوقع اخراجات اور اکاؤنٹنگ بیانات پر مبنی متوقع اعداد و شمار پر مشتمل ہوتا ہے."
قرارداد پر آخری بیان پر مشتمل کارروائی کی گئی ہے، جیسے "اب اس وجہ سے مالی سال کے لئے XYZ بجٹ منظور، اپنانے، اور اختیار کرنے کے لئے حل کیا جائے گا." قرارداد کے اگلے حصے میں بورڈ کے اراکین کے ناموں کو قرارداد اور ووٹ کی منظوری یا تصویری کے ووٹ کے ساتھ ساتھ نامزد کیا گیا ہے. قرارداد منظور کیا جاتا ہے اگر بورڈ کے اراکین کی اکثریت "جی ہاں،" ووٹ دیتے ہیں اور قرارداد منظور نہیں کیا جاتا ہے تو بورڈ کے اراکین کی اکثریت "نہیں." ووٹ ڈالتے ہیں. بورڈ کے صدر کا دستخط اس دستاویز پر ووٹ کی ریکارڈنگ کے ساتھ رکھنا چاہئے.
