چاہے آپ کو ایک چھوٹی سی کمپنی یا ایک بڑی کارپوریشن ہے، یہ ضروری ہے کہ کاروباری کورس کے دوران دستاویزات کو صحیح طریقے سے جمع اور منظم کریں. ان میں ڈیجیٹل فائلوں اور ٹیکس کی واپسی سے معاہدوں اور منصوبوں کی رپورٹوں میں شامل ہوسکتا ہے. اس میں دستاویز اور ریکارڈ مینجمنٹ آتا ہے. اس کا بنیادی اہداف ریکارڈ شدہ معلومات پر عملدرآمد، عام کام کے عمل کو بہتر بنانے اور اعداد و شمار کی تیزی سے بازیابی فراہم کرنا ہے. کئی قسم کی ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم موجود ہیں، اور ہر ایک کے مخصوص خصوصیات ہیں.
ریکارڈ ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم کیا ہے؟
کاروباری مالکان کے درمیان غائب کاروباری رسید یا رسید، غلط دستاویزات اور بدعنوانی فائلیں عام طور پر شکایات ہیں. 2005 اور 2018 کے درمیان، اعداد و شمار کے خلاف ورزیوں کے نتیجے میں امریکہ میں 22 ملین سے زائد ریکارڈ سامنے آئے. مزید برآں، ملازمتوں کو ان کی کمپنی کی سرگرمیوں سے متعلق معلومات کی تلاش میں نصف وقت خرچ ہوتا ہے. 26 فیصد سے زیادہ کہتے ہیں کہ ان کی تنظیموں میں ڈیٹا مینجمنٹ کسی حد تک غیر معمولی ہے.
کمپنیوں کو ایک مخصوص مدت کے لئے اپنے ریکارڈ رکھنے کے لئے بڑے اور چھوٹے ہونے کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، بینک اور کریڈٹ کارڈ کے بیانات کو کم سے کم سات سال تک محفوظ جگہ میں ذخیرہ کیا جانا چاہئے. ٹیکس کی واپسی کی تیاری کے دستاویزات اسی میں جاتا ہے. سرمایہ کاری کے اکاؤنٹ کی بیانات، منسوخ شدہ چیک اور ادائیگی کے پٹوں کو کم سے کم ایک سال کے لئے رکھا جانا چاہئے.
کیا یہ دستاویزات کھوئے گئے ہیں یا نقصان پہنچے ہیں؟ تصور کریں کہ آپ کے کمپیوٹر پر یہ احساس ہوا کہ اسے ہیک کیا گیا ہے. اگر آپ کے دفتر کی عمارت آگ لگتی ہے تو، آپ کی تمام فائلوں کو ہمیشہ کے لئے کھو دیا جا سکتا ہے. اس بات کا یقین، آپ کو نقل مختلف جگہوں میں ہمیشہ رکھ سکتے ہیں، لیکن اس میں مزید جگہ اور زیادہ قیمت شامل ہوگی.
RMS نظام کے طور پر بھی ایک ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم، سب کچھ بہت آسان بنا سکتا ہے. یہ قسم کی سافٹ ویئر آپ کو سرکاری ریکارڈوں کو ٹرانزیکشنز، ادائیگیوں اور دیگر کاروباری عملوں کے ثبوت کے طور پر ذخیرہ کرنے، تلاش کرنے اور استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے. تازہ ترین دستاویزی اور ریکارڈ مینجمنٹ کے پروگراموں میں اعلی درجے کی خصوصیات جیسے تلاش کے اوزار، سکیننگ کی صلاحیتوں، برقرار رکھنے اور درجہ بندی کے اوزار، تعمیل کے ٹریکنگ کے افعال اور زیادہ شامل ہیں.
ریکارڈز کا انتظام صرف اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ جب بھی آپ کو ضرورت ہو تو آپ کی فائلیں آسانی سے دستیاب ہوجائے گی، لیکن یہ آپ کے تنظیم کے اندر کام کے بہاؤ اور پیداوری میں بھی بہتر بنا سکتے ہیں. ملازمتوں کو تیزی سے اعداد و شمار، پروسیسنگ کی معلومات کو دوبارہ حاصل کرنے، ریکارڈ کے ہر سلسلے کے مالک کی شناخت اور بے شمار اعداد و شمار کو ختم کرنے کے قابل ہو جائے گا.
بادل کی بنیاد پر ریکارڈز مینجمنٹ سوفٹ ویئر
کلاؤڈ پر مبنی ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم کے ساتھ، آپ کے پاس تمام دستاویزات ایک جگہ پر ہیں. یہ ڈیجیٹل اسٹوریج حل آپ کی تنظیم کے اندر فائلوں کے لئے گودام کے طور پر کام کرتا ہے، اور آپ کو کسی بھی وقت کہیں بھی رسائی حاصل کرنے کی اجازت دیتا ہے. یہ خاص طور پر دور دراز ٹیموں اور کمپنیوں کے ساتھ ساتھ کئی مقامات پر دفاتر کے لئے خاص طور پر مفید ہے.
اس قسم کی آر ایس ایم سافٹ ویئر آپ کی فائلوں کو باقاعدگی سے بیک اپ انجام دینے کے لئے اضافی پروگراموں کی ضرورت کو محفوظ اور ختم کرتی ہے. اس کے علاوہ، صارفین کو دوسرے فائل کے ارکان کو مخصوص فائلوں کو تفویض کرنے اور ای میلز کو آگے بھیجنے کے بجائے حقیقی وقت میں اطلاعات بھیجنے کے قابل بناتا ہے. چونکہ ڈیٹا میزبان کے سرورز میں ذخیرہ کیا جاتا ہے، اس سے سائبر حملوں میں کم خطرناک ہے.
انٹرپرائز ریکارڈز مینجمنٹ سوفٹ ویئر
بڑے تنظیموں کو عام طور پر انٹرپرائز ریکارڈ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے لئے انتخاب ہے. یہ پروگرام اعلی درجے کی صلاحیتیں رکھتے ہیں اور بڑے پیمانے پر اعداد و شمار کو ذخیرہ، منظم اور عمل کرسکتے ہیں. ایک انٹرپرائز آریمایس سسٹم کے ساتھ، آپ کو جسمانی اور ڈیجیٹل ریکارڈز کا نظم کرنے، حیثیت اور ہر فائل کے مقام کو ٹریک کرنے اور اپنے ڈیٹا کو لیگسی نظام سے تازہ ترین سافٹ ویئر تک منتقل کرنے میں آسانی مل جائے گی.
بہترین نتائج کے لۓ، محفوظ صارف تک رسائی کے کنٹرول، اصل وقت ڈیٹا انڈیکس اور ضائع کرنے کے انتظام کے طریقہ کار کے ساتھ ایک پروگرام کا انتخاب کریں. قابل اعتماد انٹرپرائز RMS نظام آپ کو ریکارڈ پر رکھنا، مکمل متن کی تلاشوں کو منظم کرنے اور کسی بھی ذریعہ سے کسی بھی فارمیٹ میں جسمانی اور ڈیجیٹل ریکارڈوں کو درآمد کرنے کی اجازت دیتا ہے. یہ خصوصیات آپ کے کاروباری عمل کو بہتر بنانے اور بہتر فیصلہ سازی کی قیادت کرسکتے ہیں.
ان قسم کے ریکارڈ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کو مزید دیگر اقسام میں مزید ٹوٹا جا سکتا ہے. مواد مینجمنٹ سسٹم، دستاویزی مینجمنٹ سسٹم اور ڈیجیٹل امیجنگ سسٹم صرف ذکر کرنے کے چند ہی ہیں. کون سا منتخب کرنے کے لئے آپ کی کمپنی کی ضروریات اور بجٹ پر منحصر ہے.
