ٹیم کے بارے میں معلومات مختلف تنظیموں اور گروہوں کو ایک تنظیم کے اندر معلومات کو تقسیم کرنے کے لئے موثر میٹنگ ہیں. ایک بریفنگ سیشن کا عمل آپ کو ممکن ہو سکے کے طور پر منظم اور ایک سیٹ اجنڈا کرنے کی ضرورت ہے، کیونکہ سب سے زیادہ اہم معلومات کو ضائع کرنے کے بغیر جاری ہونا ضروری ہے. دوسری معلومات جو مناسب نہیں ہے دوسری میٹنگ کے لئے محفوظ کیا جاسکتا ہے. بریفنگ سیشنوں کو بھی مناسب طریقے سے تشکیل دیا جاتا ہے تو، ارکان کو خیالات اور اپ ڈیٹ پیش کرتے ہیں.
مخصوص وقت کے ساتھ ایک ایجنڈا کا مسودہ ہر موضوع پر تبادلہ خیال کیا جائے گا. ایک ایجنڈا کام پر سب کو برقرار رکھنے میں مدد دیتا ہے، اور انہیں بریفنگ میں توقع کرنے کے لئے وقت سے پہلے جاننے کی اجازت دیتا ہے. صرف آپ کے ایجنڈا پر اہم اور متعلقہ معلومات کی فہرست. گروپ بحث کے لئے ایجنڈا کے اختتام پر وقت چھوڑ دو.
ای میل، فیکس یا فون کے ذریعہ وقت سے پہلے حاضر ہونے والے شرکاء سے رابطہ کریں تاکہ وہ میٹنگ میں اپنے مواد پر تبادلہ خیال کریں. آپ مختلف اراکین کو بریفنگ کے مختلف حصوں میں شراکت دینے کی اجازت دے سکتے ہیں. انہیں تیاری کے لئے کافی وقت دیں، اور ان کو ایک وقت کا فریم دیا جاسکتا ہے جو معلومات فراہم کرتے ہیں وہ آپ کے ایجنڈا کے اختتام حصے کو ٹھیک ہے.
اچھی میٹنگ کے ساتھ اپنی میٹنگ شروع کرو جیسے ترقی یا تنظیم یا ڈپارٹمنٹ بنا رہی ہے. کسی بھی مستقبل کی پالیسیوں اور طریقہ کار پر تبادلہ خیال کریں جو لاگو کریں گے. ان افراد کو منتخب کریں جو مستقبل کے منصوبوں میں موجود ہوں گے جو آپ موجود ہیں، اور اگلے بریفنگ سے پہلے پورا ہونے والے قابل اہداف اہداف کی فہرست بھی شامل کریں.
کسی بھی کھلی سوالات یا خدشات کے لئے اضافی منٹ مختص کریں جو بحث کی جاسکتی ہے. آپ ان مضامین کی توقع نہیں کر سکتے ہیں جب آپ اپنے ایجنڈا کو ابتدائی طور پر مسودہ کرتے ہیں. اضافی وقت بھی ارکان کو آپ کو کسی بھی غلطیوں یا مسائل کے بارے میں مطلع کرنے کی اجازت دیتا ہے جو اگلے بریفنگ سیشن کے ذریعہ کسی خاص کام کو حاصل کرنے سے روک سکتا ہے.
