باقاعدہ طور پر مقرر کردہ عملے کی بریفنگ سیشن ایک لازمی مواصلاتی آلے ہیں. میمو یا ای میل پر انحصار کرنے کے بجائے، آپ کو چہرے کا سامنا کرنا پڑتا ہے. یہ نہ صرف متعلقہ معلومات فراہم کرنے کے مواقع پیش کرتا ہے بلکہ سوالات کا جواب دینے اور ممکنہ غلط فہمیوں کو واضح کرنے کے لئے بھی پیش کرتا ہے. تاہم، دوسرے قسم کے اجلاسوں کے برعکس، بریفنگ سیشن عام طور پر کاروباری یا پروجیکٹ کی کارروائیوں پر توجہ مرکوز کرتا ہے اور 15 منٹ سے 30 منٹ تک آخری نہیں.
بنیادی اصول
اگرچہ بریفنگ کے سیشن اکثر غیر رسمی ہوتے ہیں، اچھی طرز عمل اور مواصلات کے لئے زمین کے قوانین اب بھی لاگو کرنا چاہئے. مختصر وقت کا فریم اس اصولوں کو قائم کرنے میں اہمیت رکھتا ہے جو دوسروں کو بات کرنے کے لۓ کسی بات کو سنبھالنے کے لۓ سنتے ہو، جو نقطہ نظر اور پیشہ ورانہ مواصلات کو برقرار رکھتا ہے، اور وہ سوالات اور پیداواری رائے کو فروغ دیتا ہے. اس کے علاوہ، کیونکہ بریفنگ سیشن اپ ڈیٹس اور دیگر متعلقہ معلومات فراہم کرنے پر توجہ مرکوز کرتی ہے، عملے کے ارکان کو یہ سمجھنا چاہئے کہ یہ کمپنی کی پالیسیوں یا فیصلے پر بحث کرنے کا موقع نہیں ہے.
پیش وضاحتی ایجنڈا سے کام
بریفنگ شروع ہونے سے قبل ایک ایجنڈا تیار کریں. اس بات کو یقینی بنانے کے لئے ضروری ہے کہ بریفنگ دونوں معیاری اشیاء اور کسی بھی توڑنے والا خبر شامل ہو. مثال کے طور پر، پہلے سے شفٹ کے عملے کے بزنس میں ایک ایجنڈا ملازمت کی تفویض، شیڈولنگ ایڈجسٹمنٹ اور گزشتہ تبدیلی کے دوران واقع ہونے والے واقعات کے بارے میں معلومات شامل ہوسکتی ہے. آپ یا تو ایجنڈا کو تقسیم کر سکتے ہیں یا نوکری لینے کے لۓ عملے کے ارکان سے گفتگو کرسکتے ہیں. مقصد آپ کو ٹریک پر رکھنے اور یقینی بنانا ہے کہ بریفنگ فائدہ مند ہے.
ایک بین کے ساتھ شروع کریں
اسٹاف کے ارکان کو حوصلہ افزائی اور حوصلہ افزائی کرنے والے ہر بریفنگ کے پہلے دو منٹ خرچ کریں. اچھے خبر کے اعلانات کے ساتھ شروع کریں، جیسے کہ پچھلے دن سیلز کے مقاصد کو پورا کرنے کے لئے ٹیم کی مبارکباد کریں، ایک نئے ملازم کا استقبال یا ملازم کی تعریف کے دن کی تاریخ کا اعلان. البرٹ مینہہ کے مطابق، پیشہ ورانہ کوچ اور مصنف، آپ کے بارے میں کیا بات اہم ہے، اس کے طور پر یہ ایک مؤثر اثر پیدا کرتا ہے.
اختتام کے لئے ریزرو سوالات
معلومات تقسیم کرنے کے لئے زیادہ وقت محفوظ کریں. اسٹاف کے اراکین کو بتائیں کہ آپ سوالات لائیں گے اور معلومات کے بارے میں واضح کریں گے، نہیں، بریفنگ کے دوران. اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ آپ کو وقت کے فریم کے اندر اندر رہنا اور دونوں کی توجہ کو ہاتھ پر معلومات پر توجہ دی جائے. اگر آپ فوری طور پر ایک سوال کا جواب نہیں دے سکتے ہیں، تو جواب ملنے کے بعد جواب مل جائیں گے اور خاص طور پر وقت حساس سوالات کے لۓ.
