کمپیوٹر ٹیکنالوجی ہمیں الیکٹرانک اسٹوریج کے دور میں چلا رہا ہے. اخراجات کو کم کرنے اور کارکردگی میں اضافہ کرنے کی کوشش میں کاغذ کے بغیر کسی قسم کے کاروباری اداروں کے راستے میں رجحان ہوتے ہیں. کمپیوٹرائزڈ ڈیٹا پر اس بڑھتی ہوئی زور کے باوجود، بہت سے کاروباری اداروں نے ابھی بھی ہارڈ کاپی دستاویز اسٹوریج پر انحصار کیا ہے. دفتری ماحول میں پس منظر یا عمودی فائلوں کو استعمال کرنے کا فیصلہ مختلف عوامل پر منحصر ہے.
تاریخی ریکارڈ رکھنے
سالوں میں، ریکارڈ رکھنے کے لئے ضرورت آبادی کی ترقی اور نئے کاروبار کی پیدائش کے ساتھ اضافہ ہوا ہے. قانون اور ادویات جیسے پروفیسر کلائنٹ کے معاملات کے مکمل اور درست لکھے ریکارڈز کی ضرورت ہوتی ہیں. مینوفیکچررز اور خوردہ فروشوں کو براہ راست فروخت اور ریکارڈ کی خریداری کے لئے کسٹمر فائلوں پر بھروسہ ہے. ماضی میں، دستاویز سٹوریج کی ضرورت نے کمپنیوں کے لئے صنعت نچس پیدا کی ہیں جو مختلف قسم کی فائلوں کی ضروریات کو پورا کرنے کی کوشش کرتے ہیں. کام کی جگہ کے دستاویز اسٹوریج نے شیلف پر اسٹیکڈ کاغذات اور کیوب سوراخوں میں بہت سے مینوفیکچررز سے دستیاب اچھی طرح سے سوچنے والی فائلوں کے نظام میں تیار کیا ہے.
عمودی فلائنگ سسٹم
عمودی کابینہ مقبول استعمال میں پرنسپل فائل کابینہ سے بڑی ہیں. انہیں لکڑی یا دھات کی تعمیر کی جا سکتی ہے اور دو، چار یا پانچ دراز کے ساتھ دستیاب ہیں. کام کی مطابقت کے معاملہ کے طور پر معیاری ڈیسک اونچائیوں سے ملنے کے لئے دو دراج فائلوں کو تیار کیا جاتا ہے. پانچ دراج عمودی فائلیں عام طور پر 60 انچ زیادہ ہیں اور عام طور پر کام کرنے والے دفاتر میں استعمال نہیں ہوتے ہیں کیونکہ اوپر دراز آسان رسائی کے لئے بہت زیادہ ہیں. وہ بڑے پیمانے پر اسٹوریج کے علاقوں میں استعمال ہوتے ہیں جہاں جگہ پریمیم پر ہے. عمودی فائلیں معیاری خط اور قانونی سائز دستاویزات کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے دو بنیادی دراج کے سائز میں فراہم کی جاتی ہیں.
باہمی فلنگ سسٹم
جراثیم فائلوں عمودی فائلوں پر کچھ مختلف فوائد پیش کرتے ہیں. وہ خط اور قانونی سائز دستاویزات کو ایڈجسٹ کرسکتے ہیں. عمودی فائل دراز کے مقابلے میں جراثیم فائلوں کو عام طور پر زیادہ سے زیادہ ایک تہائی سے زیادہ فلنگ روم فراہم ہوتا ہے. کیونکہ وہ میز کی اونچائی میں دستیاب ہیں، وہ فائل اور کریڈٹیز کے دوہری مقصد کی خدمت کرتے ہیں. دونوں دراز کے ساتھ آسانی سے رسائی حاصل کی جاتی ہے. جہاں کام کا اسٹیشن کچھ مخصوص فائلوں کے لئے تیار اور بار بار دستیاب ہے، پس منظر فائل ایک مثالی دائرہ کار حل ہے. اس فنکشن کی وجہ سے اکیلے وہ عملدرآمد اور پیشہ ور افراد کے لئے پسندیدہ پسندیدہ نظام ہیں.
فائلوں کی تجاویز
آپ کے کاروبار کے لئے فائل کابینہ کو منتخب کرنے میں، احتیاط سے غور کریں کہ کس طرح فائلوں کا استعمال کیا جاتا ہے اور اس کے اہلکاروں کی طرف سے کیا جائے گا. سیلز کے نمائندوں یا تخنیکی مدد والے لوگوں کے اندر جو دستاویزات تک تیز رفتار رسائی کی ضرورت ہوتی ہے وہ پس منظر کی فائلوں کے نظام کے ساتھ بہترین خدمات انجام دے سکیں گے. یہ سب سے بہتر ہے کہ فائلوں کے پیشہ ورانہ مشورہ سے مشورہ دیا جائے یا اس سے پہلے کہ کسی اور کو پس منظر یا عمودی طور پر پھیلانے کے لۓ کیا جائے. بڑے آفس کا سامان سپلائرز نے کاروباری اداروں کے لئے دائرہ کار کے سب سے موثر قسم کی سفارش کرنے کے لئے اسٹاف دستیاب کر لیا ہے. وہ فروخت کے عمل کے حصے کے طور پر منصوبہ بندی اور لے آؤٹ اسکیمز پیش کرے گی.
غور کرنے کے اختیارات
جب فائل سسٹم پر غور کرنے کے لۓ آپ کو آپ کے پیسے کے لئے سب سے زیادہ حاصل کرنے کے لۓ کئی آفس سپلائی کمپنیوں سے مشورہ کریں. ڈیلروں یا نیلامیوں سے استعمال کردہ اشیاء خریدنے کی طرف سے ممکنہ بچت پر غور کریں. اگر فن تنگ ہو تو، فلنگ کے سامان کی ضرورت کے لۓ اجرت اختیار کرنے کا اختیار ملاحظہ کریں.
