ایک پروسیسنگ بیان ایک قائم پالیسی یا کام کی ایک یونٹ مکمل کرنے کے لئے مقصد، گنجائش اور مقررہ انداز کا خلاصہ کرتا ہے. جیسا کہ مرحلے کے تسلسل کی سختی اور پیچیدگی سے مطالبہ کیا گیا ہے اس سے پہلے، ایک طریقہ کار کا ایک بیان ایک جرم سے کئی حصوں یا پیراگراف تک پہنچ سکتا ہے.
ایک طریقہ کار کے بیان کے طور پر ایک طریقہ کار کی کارکردگی سے متعلق معلومات کا ایک خلاصہ ہے، اس کے بعد حتمی طریقہ کار حتمی طور پر لکھا جائے گا.
طریقہ کار کی حد اور پیچیدگی کا تعین کریں
مکمل طریقہ کار کا جائزہ لیں؛ مواد کی درستگی اور تکمیل کو یقینی بنائیں.
طریقہ کار کی کارکردگی کے لئے ذمہ دار تمام محکمہ اہلکار کی شناخت کریں.
طریقہ کار کی نگرانی اور نافذ کرنے والے تمام محکمہ اہلکار کو شناخت کریں.
تمام نمائشوں کی شناخت کریں - تصاویر، ڈائریگرام، فارم، کمپیوٹر اسکرینز، رپورٹیں وغیرہ. - طریقہ کار میں استعمال کیا جاتا ہے.
طریقہ کار میں استعمال ہونے والی تمام غیر معمولی یا خصوصی شرائط کی شناخت کریں.
طریقہ کار کے بنیادی مقاصد اور نتائج کی شناخت کریں.
ڈرافٹ طریقہ کار کا بیان
طریقہ کار کی شناخت؛ نام یا عنوان فراہم کریں جو طریقہ کار کے مواد یا استعمال کا اشارہ ہے (مثلا، "ہینڈلنگ کسٹمر شکایات").
کارکردگی کے ذمہ دار ذمہ دار نوکری کے عنوان کا ذکر کرتے ہوئے، عمل کے مقصد اور ارادہ والے سامعین کی وضاحت کریں.
مثال: یہ طریقہ کار کسٹمر سروس ڈپارٹمنٹ کے نمائندوں اور نگرانیوں کے لئے ہدایات پر مشتمل ہے جس میں ایم ایس آر آر سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے کسٹمر کی شکایات کو ریکارڈ، ٹریک اور حل کرنے کے لۓ.
پیش منظرلائیو. ایس ایم ایم سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے گاہکوں کی شکایات ریکارڈنگ، ٹریکنگ اور حل کرنے کے لئے کسٹمر سروس ڈپارٹمنٹ ڈپارٹمنٹ کے نمائندے اور نگرانی کی معیاری مشق قائم اور اس سے رابطہ کریں.
نام کی طرف سے اور ظاہری شکل کے مطابق فہرست میں ہر نمائش کا پتہ چلتا ہے. مثال کے طور پر:
نمائشیں: شناخت 1: ایم ایس سی آر ایم لاگسن اسکرین شکل 2: ایم ایس سی آر ایم شکایت ریکارڈ اسکرین نمبر 3: ایم ایس-سی آر ایم شکایت کی تاریخ کی رپورٹ
حروف تہجی کی فہرست اور طریقہ کار میں مل کر ہر منفرد یا خصوصی اصطلاح کی وضاحت کریں. مثال کے طور پر:
گلاسس مجوزہ: قانونی محکمہ برائے نمائندے جسے شکایت کی گئی ہے. سی سی آئی ڈی: مخصوص نو نمبروں کی تعداد کو کسٹمر کی شکایت کی شناخت. EXT: اشارہ کی واپسی فضل دور کی توسیع اشارہ کوڈ.
جغرافیائی ترتیب میں فہرست کے عنوان کے ذریعے تمام عملے کو عملدرآمد کی طرف سے متاثر یا متاثر، بشمول فنکشن انجام دیا گیا ہے. مثال کے طور پر:
رولز اور ذمہ داریاں 1. کسٹمر سروس مینیجر: طریقہ کار کی ترقی، بحالی اور منظوری کا سامنا. 2. کسٹمر سروس کے نمائندہ: صرف طریقہ کار کے مطابق کام میں کام کرتا ہے. 3. کسٹمر سروس سپروائزر: پروسیسنگ تقسیم؛ نافذ کرنے اور تربیت کی نگرانی
تجاویز
-
کلمات کو ختم کرنے کے لئے فعال صوتی لکھنا سٹائل کا استعمال کریں. مثال کے طور پر، "لکھنے کے بجائے" اس طریقہ کار کا مقصد بیان کرنا ہے …. "یا" یہ طریقہ کار تشریح کرنا ہے …، "لکھنا" یہ طریقہ کار بیان کرتا ہے … ".
انتباہ
طریقہ کار کے بیانات کے لئے ایک معیاری ٹیمپلیٹ پہلے سے ہی ہونا چاہئے. اگر نہیں، تو یہ یقینی بنانے کے لئے تیار کیا جاسکتا ہے کہ تمام طریقہ کار کے بیانات میں "نظر اور محسوس" ہو.
