کاروباری اجلاسوں کو شیڈولنگ، تنظیم، قیادت، ریکارڈ رکھنے اور تعقیب کی ضرورت ہوتی ہے. آپ کے منصوبے کی آمدنی کس طرح فیصلہ سازی اور عمل پر منحصر ہوگی جس سے مشترکہ کوشش سے ملاقات ممکن ہو گی.
آپ کی ضرورت ہو گی
-
ایجنڈا
-
اجلاس گاہ
میٹنگ ایجنڈا کو مسودہ کریں. اجنبی تمام معاملات کے نقطہ نظر پر ہے جو فیصلوں کے لئے بحث کی ضرورت ہوتی ہے جو آپ کے منصوبے یا مقاصد کو مزید کرنے کے لئے ضروری ہے. گولی پوائنٹس کے ساتھ ایک جامع آؤٹ لائن کی شکل میں تمام معروف مسائل کی فہرست کریں. ایک بار جب آپ ایجنڈا کا مسودہ تیار کرتے ہیں، تو آپ کو مسائل معلوم ہو جائیں گے، اور پھر آپ اس بات کو جان لیں گے کہ اجلاس میں شرکت کرنے کی ضرورت ہے.
اگر آپ کے پاس کئی حاضری موجود ہیں تو ایک بڑے پیمانے پر ای میل بھیجیں یا ان تمام افراد کو فون کال کریں جو میٹنگ میں حصہ لینے کی ضرورت ہے اور ان کی دستیابی سے ایک ہفتے کے عرصے تک آپ کی دستیابی کا مطالبہ کریں. یہ اکیلے مصروف شیڈولز کو ایک مشکل چیلنج ہوسکتا ہے. ایک بار جب آپ سب کی دستیابی ہو تو، دستیاب تاریخ اور وقت کے لئے شیڈولز کا حوالہ دیں. اجلاس منعقد کرنے کے لئے کافی وقت کی منصوبہ بندی، اور اجلاس کے آغاز، آغاز وقت، اختتامی وقت اور ایجنڈا کی نقل کے ساتھ ساتھ، تمام حاضریوں کو نوٹس بھیجیں.
اجلاس کے لئے تیاری میں، اجنبی کی کاپیاں تمام حاضریوں کے ساتھ ساتھ کسی بھی دستاویز کے ساتھ تقسیم کئے جائیں گے جو بحث کا موضوع ہوں گے. ڈسپلے بورڈ اور پاور پوائنٹ پریزنٹیشنوں کو ایپلیلز اور کسی ضروری پروجیکٹر، لیپ ٹاپ اور اسکرینز کے ساتھ ڈسپلے کے لئے تیار ہونا چاہئے. اس کے علاوہ، میٹنگ آرگنائزر میٹنگ کی قیادت کے لئے تیار ہونا چاہئے اور ایک ریکارڈ ریکارڈر نوٹ لینے کے لئے اجلاس میں شرکت کرنا چاہئے.
میٹنگ آرگنائزر / رہنما کو ٹریک پر بحث رکھنے کی ضرورت ہے. بحث ناقابل یقین حد تک مستحکم مسائل اور غیر متفق بحث کی قیادت کرے گی، لہذا رہنما کو اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ آخر بحث اجنبی اشیاء میں واپس آ جائے. رہنما بھی وقت کا تعاقب رکھتا ہے اور تمام اجنبی اشیاء کو مارنے کے لئے بحث بہاؤ رکھنا چاہئے. رہنما کو بحث شروع کرنے کے لئے اجنبی اشیاء کی مختصر وضاحت فراہم کرنا چاہئے اور ضروری سوالات حاصل کرنے کے لئے سوالات پوچھیں یا حاضری سے ان پٹ کی درخواست کریں. رہنما کو ہر کارروائی کا سامان ختم کرنے کے لئے ذمہ دار شخص کے ساتھ ذمہ دار ہے اور اندازہ شدہ وقت کے شیڈول کو ختم کرنا چاہئے.
ایک بار جب اجنبی اشیاء ختم ہوجائے تو، گروپ ضروری ہے اگر ضروری ہو یا جمعہ کو باقاعدگی سے دن اور وقت پر متفق ہونے والے اجلاسوں میں ہونے کا وقت مقرر کرے.
ریکارڈ رینجر اپنے نوٹوں کو آؤٹ لائن کی شکل میں منعقد میٹنگ منٹ میں مرتب کرنا چاہئے. اس کے بعد مسودہ منٹ کو میٹنگ حاضریوں کو بھیجا جاسکتے ہیں کہ وہ تبصرے، اصلاحات یا تبدیلیوں کو تلاش کریں. اس کے بعد حتمی میٹنگ منٹ حاضریوں کو تقسیم کیا جاسکتا ہے اور اگر ضروری ہو تو اگلے میٹنگ ایجنڈا کے لئے پیروی کی کارروائی کے لئے استعمال کیا جاتا ہے.
