بعض حالات میں، ایک تنظیم کی میٹنگ منٹ ایک قانونی دستاویز کی نمائندگی کرتا ہے جو ڈائریکٹر بورڈ کے ووٹ کے بغیر تبدیل نہیں ہوسکتی ہے. غلط طور پر ترمیم منٹ میں نتیجے میں ووٹ، معاہدے، حائقین اور دیگر کارروائیوں کا نتیجہ ہوسکتا ہے جس میں ملاقات کے دوران یا منسوخ ہوجائے. آپ کو صحیح طریقے سے اپنے منٹوں میں ترمیم کرنے کا ایک آسان طریقہ کار استعمال کریں.
اس بات کا تعین کریں کہ اگر منٹ پہلے ہی ڈائریکٹر بورڈ کے ووٹ کی طرف سے رسمی طور پر منظوری دی جاتی ہے، یا اگر وہ صرف ایک چیئرمین یا ایگزیکٹو کمیٹی کے جائزہ لینے کے لئے پیش کی جائیں. کسی بھی بورڈ کے ذریعے ووٹ ڈالنے والے مسودہ منٹ بورڈ کے بغیر بغیر ترمیم کی جا سکتی ہے.
اگر پیش کردہ تبدیلیاں ایک شخص یا لوگوں کو مکمل بورڈ پر جانے سے قبل منٹ کا جائزہ لینے کے لئے بنایا جارہا ہے، تو وہ تبدیلی جو آپ چاہتے ہیں. اصل میں پیش کردہ منٹ کے حتمی تجویز کردہ الفاظ کا موازنہ کریں. تبدیلیوں کی وجہ سے وضاحت کریں. اگر سب سے اتفاق ہوتا ہے تو، ایک سیکریٹری کو اصل میں پیش کردہ، منظور شدہ منٹ میں ترمیم کریں.
اگر تجویز کردہ تبدیلیوں کو منٹ کے لئے بنایا جارہا ہے تو ابھی تک بورڈ اور بورڈ کے اجلاس میں منظور نہیں ہے، مندرجہ ذیل طریقہ کار کا استعمال کریں:
چیئرمین نے میٹنگ منٹ کو منظور کرنے کے لئے ایک تحریک بنائی ہے. تحریک کے لئے انتظار کرو. کیا چیئرمین معاملہ بات چیت کو کھولتا ہے. اس شخص کو مشورہ دیتے ہیں کہ ترمیم میں تبدیلی کی وجہ سے اس کی وجہ موجود ہے. بحث کے بعد، اس شخص کو ایسا لگتا ہے جو تبدیلیوں کو مشورہ دیتے ہیں منٹ میں ترمیم کرنے اور تجاویز کے صحیح الفاظ دینے کے لئے ایک تحریک بناتا ہے. تحریک کے لئے انتظار کرو. چیئرمین مباحثے کو قریب رکھے اور سوال کو فون کریں، یا ووٹ لیں. ووٹ ریکارڈ کریں، بشمول ان لوگوں کے نام بشمول حق، مخالفت اور استحصال میں شامل ہیں.
اگر تجویز کردہ تبدیلیاں بورڈ کے ذریعہ پہلے منظور شدہ منٹوں کے لئے کئے جا رہے ہیں تو، ایک ہی طریقہ کار پر عمل کریں جس میں بورڈ کے منظوری کے لئے پہلی دفعہ جمع ہونے کی منتقلی کی گئی ہے.
ریکارڈنگ سیکرٹری یا میٹنگ میں منٹ لینے کے لۓ شخص منٹ میں تبدیلیاں کریں. اس دستاویز کے سب سے اوپر جس میں تاریخ میں شامل ہوتے ہیں اصل میں لے جایا گیا تھا، یاد رکھیں کہ منٹ اب منٹ میں ترمیم کر رہے ہیں. منٹوں میں ترمیم کرنے والے شخص کی تبدیلی اور تاریخ کی تاریخ شامل کریں.
