مینیجر کی ملازمت کا حصہ ملازمین کو نظم و ضبط کرنا ہے جو قواعد پر عمل کرنے میں ناکام رہتے ہیں. جبکہ ایک عام زبانی انتباہ پہلی بار، معمولی انفیکشن کے لئے کافی ہو گی، زیادہ سنجیدگی سے یا دوبارہ انفیکشن ایک دستاویزی، تحریری انتباہ کا مطالبہ کرتی ہے. یہ نہ صرف اس ملازم کو وضاحت کرے گی جو اس نے غلط کیا اور اس کی توقع کی جاتی ہے بلکہ آپ کو ملازم کی فائل کے لئے انتباہ کی ایک نقل رکھنے کی بھی اجازت دیتا ہے، جو بعد میں مفید ہوسکتی ہے. ایسے انتباہ کو لکھنا ممکنہ طور پر مشکل کام کی طرح لگ رہا ہے، لیکن ایک تحریری انتباہ ٹیمپلیٹ کے ساتھ، یہ عمل اصل میں بالکل آسان ہوسکتا ہے.
تجاویز
-
ایک تحریری انتباہ کو ایک معیاری ٹیمپلیٹ کی پیروی کرنا چاہئے اور اس میں معلومات شامل ہو جاسکتے ہیں جس میں قوانین ٹوٹ گئی ہیں، جرم کی تفصیلی وضاحت اور کس طرح ملازم کو بہتر بنانے کی ضرورت ہے.
تحریری انتباہ کا استعمال کیوں کریں
ایک تحریری انتباہ ملازم اور کمپنی دونوں کے لئے مفید ثابت ہوسکتا ہے. ملازم کے لئے، انتباہ واضح رہنمائی اور ہدایات فراہم کر سکتی ہے کہ اس کمپنی سے اس کی توقع کی جاتی ہے اور مزید انتباہ سے بچنے کے لۓ اس کے کام کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لئے کس طرح. کمپنی کے لئے، تحریری انتباہ ثابت ہو سکتی ہے کہ اس کارروائی کو لے لیا گیا ہے تو مسئلہ جاری ہے تو مزید اقدامات کئے جا سکتے ہیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے.
جب ان انتباہات کا استعمال کریں
ہر کاروباری کمپنی کے اپنے قواعد و ضوابط پر مبنی مختلف ملازمتوں اور لوگوں کی نوعیت کی بنیاد پر مختلف مسائل ہوں گے. یہ کہا جا رہا ہے، سب سے زیادہ عام وجہ ملازمین کو لکھی جاتی ہے کہ تمام صنعتوں میں زیادہ سختی ہے.
معمولی طور پر ایک ملازم کو ایک انتباہ خط جاری کیا گیا ہے جب زبانی انتباہ دی گئی ہے، لیکن یہ ہمیشہ کیس نہیں ہے. اگر ایک سنگین جرمانہ واقع ہوا تو، زبانی انتباہ کو باخبر کرنے کے لۓ یہ سمجھتا ہے کہ فوری طور پر ایک تحریری انتباہ ہے جو ملازم کی فائل میں جا سکتا ہے. یہ بات قابل ذکر ہے کہ تمام زبانی انتباہات کو اس حقیقت کے بعد مستحکم کیا جاسکتا ہے، بشمول انتباہ کے وقت اور تاریخ سمیت، اور ان کو ملازم فائل میں داخل کیا جانا چاہئے تاکہ اس میں کوئی الجھن نہیں ہے کہ آیا ملازم اس کے بارے میں خبردار نہیں کیا گیا ہے ایک خاص مسئلہ.
رجحان کا خط استعمال کرتے ہوئے
آپ کو ان کی ضرورت سے پہلے ایک تحریری انتباہ اور ایک ملازم نظم و ضبط خطوط کے لئے ٹیمپلیٹس کو دیکھنے کے لئے یہ ایک اچھا خیال ہے. یہ آپ کی کمپنی کے لئے اپنی مرضی کے مطابق ہونا چاہئے اور استعمال کرنے کے لئے تیار ہونا چاہئے کہ آپ اصل میں ایک ملازم لکھ لیں. ہر ملازم جو انتباہ یا نظم و ضبط نوٹس حاصل کرتا ہے اسی مخصوص شکل کو حاصل کرنا چاہئے جو مخصوص مسئلہ سے متعلق معلومات سے متعلق معلومات سے متعلق ہو. اس بات کو یقینی بنائے گا کہ تمام ملازمین کو منصفانہ طور پر علاج کیا جاتا ہے.
پہلے سے ہی ہر خالی جگہ پر ایک preprinted انتباہ فارم کے خط پر بھریں.اگر کچھ کچھ لاگو نہ ہو تو، آپ "N / A" لکھ سکتے ہیں تاکہ یہ واضح ہو کہ یہ قابل اطلاق نہیں تھا اور آپ فارم کو بھرنے میں غفلت نہیں رکھتے تھے. اگر آپ اصل میں ٹیمپلیٹ کا استعمال کرتے ہوئے ایک خط لکھتے ہیں، تو آپ کو یہ کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن ابھی بھی خط لکھ کر اچھی طرح سے تفصیل سے لکھیں. اگر قانونی مشقیں بعد میں پیدا ہوتی ہیں تو ان اقدامات کو آپ کی حفاظت کر سکتی ہے. اس وجہ سے، ہمیشہ رسمی زبان کا استعمال کریں اور آرتھر یا جرگ کا استعمال کرتے ہوئے بچنے کے لۓ.
جب آپ کسی ٹیمپلیٹ کے ساتھ کام کرنا چاہیں تو، تنازعہ کے خط میں استعمال کردہ مخصوص ٹون کو انفیکشن کی شدت کے مطابق مختلف ہونا چاہئے. اگر ملازم چند بار دیر ہو چکا تھا، مثال کے طور پر، آپ صرف اس رویے کو درست کرنے پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں اور وقت پر ظاہر کرنے کے لئے اسے حوصلہ افزائی دینے کے لئے زیادہ مثبت ٹون مقرر کر سکتے ہیں. اگر ایک ملازم کسی گاہک پر لعنت کرتا ہے، اگرچہ، شاید آپ کو زیادہ سنگین سر کرنا ہوسکتا ہے جو ممکنہ جرم پر توجہ مرکوز کرنا چاہتی ہے.
خط میں ملازم کو شخص کو ای میل کے ذریعے نہ ڈالو اور نہ ہی ملازم کی میز پر چھوڑ دو. آپ موجودہ گواہ کا انتخاب کرسکتے ہیں یا نہیں، لیکن باقی عملے کے سامنے عام طور پر معاملے کو سنبھال نہ لیں. یہ مشکل اور ناقابل یقین ہوسکتا ہے، لیکن ایسا کرنا ضروری ہے. یہ حقیقت میں ملازم سے بات کرنے کے لئے فائدہ مند ہوسکتا ہے، حالانکہ، جیسا کہ وہ یقین کر لیتا ہے کہ یہ خط آپ کے ارادے سے زیادہ یا کم سخت لگتا ہے، اور یہاں تک کہ آپ کی موجودگی آپ کو خط میں لے جانے کا ارادہ کرنے میں مدد کرنے میں مدد مل سکتی ہے.. آپ ملازم کو کچھ مثبت فیڈ بیک کی پیشکش کی طرف سے خط کی دھچکا نرم کر سکتے ہیں لیکن ایسا نہیں کرتے اگر یہ انتباہ کی شدت کے بارے میں کسی بھی الجھن کا باعث بنتے ہیں تو آپ جاری کر رہے ہیں.
جب آپ موجود ہیں تو ہمیشہ ملازمت سے دستخط کریں. اگر وہ اس پر دستخط کرنے سے انکار کرتا ہے، تو اس سے اس خط پر دستخط کرنے سے کہو کہ اس نے انتباہ پر دستخط کرنے سے انکار کیا. ملازم کا ریکارڈ کیلئے دستخط شدہ کاپی رکھیں. اگر ملازم نے ایک خط پر دستخط کیا ہے کہ وہ انتباہ پر دستخط کرنے سے انکار کرتے ہیں، تو اس کو اس خط کو مسترد کرتے ہیں. اس کے علاوہ ملازم کو اپنے ریکارڈ کے لۓ ایک نقل فراہم کریں.
ملازم لکھیں اپ مثال
ایک تحریری انتباہ خط بنیادی رسمی اداروں جیسے موضوع، تاریخ، وقت، آپ کا نام، آپ کے ملازمت کا عنوان، ملازم کا نام اور ملازمت کا عنوان اور میمو کی ایک نقل حاصل کرنے والے دیگر افراد کے نام کے ساتھ شروع کرنا چاہئے. آپ فارم کی چوٹی پر اپنی کمپنی کی علامت (لوگو) کو شامل کرنا چاہتے ہیں، لیکن یہ اختیاری ہے.
اگر آپ کے پاس ملازم ہینڈ بک ہے، تو آپ کو یہ بتانا چاہئے کہ کمپنی کی پالیسی کا کیا حصہ ہے. آپ یا تو مخصوص پالیسی کو لکھ سکتے ہیں یا صرف ہینڈ بک کے متعلقہ سیکشن میں حوالہ دیتے ہیں. اگر آپ کے پاس ایک ہینڈ بک نہیں ہے، تو لاگو کمپنی کے قواعد کا صرف مختصر خلاصہ لکھیں.
شامل کریں کہ یہ پہلا یا حتمی انتباہ ہے، اور اگر یہ ایک سنجیدگی سے انفیکشن ہے، تو اس کا بھی ذکر کریں. انتباہ ایک وقت کا فریم ہونا چاہئے، مطلب یہ ہے کہ کافی وقت گزرتا ہے، انتباہ ملازم کے ریکارڈ سے ہٹا دیا جائے گا اور پہلے انتباہ کے طور پر شمار نہیں کرے گا. دوسرے الفاظ میں، تیاری کے بارے میں ایک تحریری انتباہ ملازم کے خلاف شمار نہیں کرنا چاہئے اگر وہ تین سال کے بعد دیر سے آنے لگے. یہ خط اب بھی حوالہ کے لئے ملازم کے اہلکار فائل میں رہنا چاہئے. عموما، پہلی بار انتباہ چھ ماہ قبل ہونا چاہئے، ایک سنجیدہ جرم کو آٹھ مہینے تک ہونا چاہئے اور حتمی انتباہ ایک سال تک ختم ہوجائے، لیکن یہ آپ کی کمپنی کی پالیسیوں کے مطابق مختلف ہوسکتا ہے.
اگلا، اس بات کی وضاحت کریں کہ ممکنہ طور پر زیادہ سے زیادہ تفصیل میں کیا ہوا، بشمول تمام لوگوں کی تاریخ، وقت اور نام شامل ہیں. ذہنی تفصیلات شامل نہ کریں جیسے کہ ملازم کسی دوسرے ملازم کا مطلب تھا. اس کے بجائے، اس بات کا اظہار کریں کہ ملازمت نے اس کا مطلب کیا ہو سکتا ہے. آپ اکاؤنٹس کی اپنی وضاحت لکھنے، واقعات کے ملازم کی تفصیلات اور واقعات کے کسی بھی گواہ کی تفصیلات لکھنے کے لئے منتخب کر سکتے ہیں. اگر آپ ایک پری پرنٹ فارم استعمال کرتے ہیں اور تمام متعلقہ تفصیلات لکھنے کے لئے کافی جگہ نہیں ہے، تو ضروری ہے اگر کاغذ کا دوسرا ٹکڑا منسلک ہو.
ملازم کو بہتر بنانے میں مدد کرنے کے لئے، اس کے ساتھ کیا ہوا ہے کہ کس طرح ملازم کے رویہ کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے اور اس طرح کے تبدیلیوں کو اسے جلد ہی کرنا چاہئے. واضح طور پر تفصیلی معلومات کے ساتھ اس کی پیروی کریں کہ اس کے نتیجے میں کیا نتیجہ ہوگا کہ وہ اپنے رویے کو درست کرنے میں ناکام رہے. یاد رکھیں کہ تحریری انتباہ ایک نظم و ضبط عمل نہیں ہے، اس بات کو یقینی بنانا کہ انضباطی اقدامات کیا ہوسکتے ہیں. آخر میں، خط پر دستخط اور تاریخ، اسے ملازم کو پیش کرتے ہیں اور اجلاس میں کسی اور گواہ کو بھی اس سے دستخط کرتے ہیں اور اس سے بھی ملاقات کرتے ہیں.
