مصنف اور کالمسٹ ہاروی میککی نے ایک بار کہا، "اگر آپ منصوبہ بندی میں ناکام رہے تو، آپ کو ناکامی کا سامنا کرنا پڑتا ہے." کہیں بھی یہ پراجیکٹ مینجمنٹ کے مقابلے میں زیادہ درست نہیں ہے. ایک کامیاب پروجیکٹ لیڈر لوگوں کے متنوع ٹیم سے نمٹنے کے دوران، بہت سے گیندوں کو جھگڑا کرنے کے قابل ہوسکتا ہے، اور اسٹریٹجک منصوبہ بندی، تشخیص اور پیمائش اس کے دل میں ہے. اگر آپ ایک پیچیدہ منصوبہ بندی کرتے ہیں تو، اپنی ٹیم میں واضح طور پر بات چیت کریں اور راستے میں ترقی کی پیمائش کریں، کامیاب منصوبے کا راستہ تقریبا ایک مخصوص ہے.
اپنے مقاصد کی وضاحت کریں. کسی بھی منصوبے کی قیادت کرنے کے لۓ آپ کو اپنے گاہکوں کے ساتھ قریبی کام کرنا ضروری ہے کہ آپ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ اسی صفحے پر ہیں جب یہ حتمی طور پر ترسیل سے باہر کی توقع کی جاتی ہے، اور گاہک کی توقع مناسب ہے. پراجیکٹ کی تعریف کے دستاویز کو تخلیق کریں جو اعلی درجے کا جائزہ فراہم کرتا ہے، متفقہ مقاصد کا حامل ہے اور پراجیکٹ کی گنجائش، کسی مفکوم اور خطرات میں شامل ہے، آپ منصوبے سے رجوع کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، آپ کے ادارے کے کیا ٹکڑے ٹکڑے ٹکڑے آخر میں منصوبے پر لاگو کریں گے اور متوقع لاگت کریں گے. مدت کا اندازہ اسپانسرز یا گاہکوں اور کسی بھی اہم حصول دار کے ذریعہ دستخط اس دستاویز کے بغیر ایک منصوبے شروع نہ کریں.
منصوبہ، منصوبہ اور کچھ اور منصوبہ بندی. "کامیاب پراجیکٹ مینجمنٹ" کے مصنف جیک گیڈو اور جیمز کلیٹ کہتے ہیں کہ، "منصوبے کے آغاز سے پہلے اچھی طرح سے سوچنے والی منصوبہ تیار کرنے کا وقت لے کر کسی منصوبے کی کامیاب کامیابی کے لئے اہم ہے." اس منصوبے کو چھوٹے بالٹیوں کی ایک سیریز میں توڑنے سے، ہر ایک کے اندر کاموں کی شناخت. منصوبہ بندی میں واضح سنگ میل شامل کریں، جس سے آپ کی تشخیص میں مدد ملے گی کہ آپ ٹریک پر ہیں یا نہیں اس منصوبے کی ترقی کے طور پر. اخراجات میں شامل کریں کہ آپ راستے کے ہر مرحلے کو برداشت کریں گے، اور ہر کام کے لئے اندازہ شدہ آدمی گھنٹے.
ایک گھنٹہ کے مطابق آدمی کے گھنٹے اور مہارتوں کی بنیاد پر اس منصوبے پر کام کرنے کی ضرورت ہے جو آپ منصوبہ بندی کے عمل کے دوران پہچانتے ہو. واضح طور پر مجموعی مقاصد، مقاصد، گنجائش اور بجٹ کے ساتھ ساتھ اس منصوبے میں انفرادی کرداروں سے بات چیت کریں. یقینی بنائیں کہ ہر ٹیم کا رکن اس کام کو حاصل کرنے کیلئے بجٹ اور وسائل رکھتا ہے. ضرورت کے مطابق RACI چارٹ استعمال کریں تاکہ یہ واضح ہو کہ ہر سنگ میل کے لئے ذمہ دار یا ذمہ دار کون ہے، اس کے ساتھ ساتھ کون کون سا حصہ ہیں اور جو ترقی کے بارے میں مطلع کرنے کی ضرورت ہے.
ٹیم کے ساتھ باقاعدہ مواصلات کیلئے شیڈول بنائیں. طویل مدتی منصوبوں کے لئے، فی مہینہ ایک رسمی ٹیم کی میٹنگ کافی ہو سکتی ہے، ہر ہفتے ہر ہفتے ایک بار چلتی ہے جیسے کہ منصوبے کی ترقی ہوتی ہے. منصوبے کے بہت سے ہفتوں میں، آپ کو معلوم ہوسکتا ہے کہ روزانہ اجلاس ضروری ہیں. سوالات کا جواب دینے کے ہر ٹیم کے ممبر کے لئے ہر بار قابل رسائی رہیں.
اکثر منصوبے کی ترقی کا اندازہ کریں. آپ کا کام اس منصوبے کو وقت پر، بجٹ کے اندر اور حصول ہولڈروں کی توقعات کو پورا کرنا ہے. تاہم، بہت سے منصوبوں بجٹ بلے باز اور گنجائش سے متعلق ہیں. پراجیکٹ مینجمنٹ فرم میکنٹ123 کے مصنف اور سی ای او جیسن ویسٹلل کا کہنا ہے کہ منصوبے کے بجٹ منصوبے کا ایک زندہ حصہ ہونا چاہئے جسے آپ منصوبے کی پوری زندگی اور ٹیم کے اہم حصول داروں کے ساتھ جاری بنیاد پر نظر ثانی کریں. اگر آپ باقاعدگی سے ترقی کا جائزہ لیں اور اپنی ٹیم کے ساتھ مؤثر طریقے سے بات چیت کریں تو، آپ کو بجٹ اور گنجائش کے ساتھ مسائل کو شناخت کرنے اور ضروری اصلاحات کو حل کرنے کے قابل ہونا چاہئے.
