ایسے وقت ہوتے ہیں جب آپ کو ایک ملازم کی ملازمت کی وضاحت کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے یا جب آپ کسی خصوصی ملازم کے لئے ایک مخصوص ملازمت کے لئے کسی خاص کام کو تفویض یا وقت کی ایک مکمل مدت کے لئے جیسے دوسرے ملازم کی چھٹی کی مدت یا غیر موجودگی سے دور کرنے کی ضرورت ہو. حالات کے باوجود، کام تفویض کا ایک اہم عنصر ہے. مواصلات بہترین کارکردگی اور ایک نامکمل کام کے درمیان فرق کر سکتا ہے.
اپنے ملازمین کو کام تفویض کرنے کے وجوہات کا تعین کریں. کام تفویض کرنے کے عمل کو ایک ملازمت کی تفصیلات کو دوبارہ کرنے کے بجائے مختلف ٹیموں کے منصوبے کے لئے فرائض کو تفویض کرنے کے لۓ مختلف ہے. ملازمت کی تفصیل کو کم کرنے کا نسبتا آسان ہے کیونکہ آپ کے پاس ایک خالی کوریہ موجود ہیں جن سے فرائض کو تفویض کرنا شروع ہوسکتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کو ایگزیکٹو اسسٹنٹ کے لئے کام تفویض کرنے کی ضرورت ہے تو، اعلی انتظامیہ کے اسسٹنٹ کے عام فرائض پر تحقیقات کریں. دوسری طرف، اگر آپ کی ٹیم کسی خاص منصوبے پر کام کر رہی ہے، تو یہ تعین کریں کہ کون سا کام مجموعی منصوبے کا حصہ ہے اور ملازم وسائل کو آپ کے لئے دستیاب ہے.
آپ کے ملازمین کی مہارت، تجربے اور صلاحیتوں کی فہرست. اس کے علاوہ، ملازمین سے پوچھیں کہ ان کے پچھلے کام کے تجربے اور کیریئر کے مفادات کے متعلق. خواتین کی میڈیا کے مطابق، مؤثر طریقے سے نمائندگی کے ایک ملازم کی مہارت سیٹ پر توجہ کی ضرورت ہے. یہ بیان کرتا ہے: "اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کسی ایسے شخص کی نمائندگی کررہے ہیں جو ہاتھ میں کام مکمل کر سکتے ہیں." یہ آپ کے ملازمتوں کو حوصلہ افزائی کرنے کا موقع ہے جو اپنی صلاحیتوں کا مظاہرہ کرنا چاہتے ہیں اور ان تنظیموں کو ان کے قابل بنانا چاہتے ہیں.
تفویض کی فہرست تیار کریں. دوبارہ شروع کرنے، ایپلی کیشنز اور ملازم ان پٹ کے اپنے جائزے کا استعمال کریں اس بات کا تعین کرنے کے لئے کہ مطلوبہ کاموں کو کس طرح کام کرنے کے لۓ ہے. اگر آپ کے پاس دو یا زیادہ ملازمین ہیں جو برابر کام کر رہے ہیں اور اسی کام کو دلچسپی رکھتے ہیں، تو ذمہ داریوں کو تقسیم کرنے کا راستہ بناتے ہیں تاکہ ایک ملازم کسی دوسرے سے متفق نہ ہو.اگر ملازمت کی اہلیت میں تھوڑا سا اختلافات موجود ہیں، تو یہ سب سے بہتر اہل ملازم کو تفویض کرتے ہیں اور ایک متبادل نامزد کرنے پر غور کریں جب ایک ملازم اکیلے کام مکمل نہ کرسکے.
ایک مواصلاتی طریقہ تیار کریں جو تفویض کردہ کام، لازمی اہلیت اور توقعات کی وضاحت کرتی ہے. یہ ملازمت کے فرائض کو تفویض کرنے میں سب سے اہم قدم ہے، لہذا آپ کے مواصلات کو واضح ہونا ضروری ہے اور کام کے ہر عنصر سے خطاب کرنا ہوگا. متوقع نتائج اور نوکری کی توقعات آپ کے کارکردگی کے معیار کا حصہ ہیں. کارکردگی کا معیار یہ ہے کہ آپ کارکردگی کی تشخیص کے لئے استعمال کرتے ہیں. تفویض کردہ کام کے لئے ایک نمونہ کارکردگی کا معیار ہو سکتا ہے "کم از کم 98 فی صد کی درستگی کے ساتھ فی ہفتہ 100 فروخت ریکارڈز میں Microsoft رسائی کا استعمال کریں." اس مثال کا استعمال کرتے ہوئے، آپ نوکری کے کارکردگی کی تشخیص میں شامل ہونے کے لئے ایک نیا کام تفویض کرتے ہیں اور کارکردگی کے معیار کو قائم کر رہے ہیں.
ملازمت کے ساتھ نئے تفویض پر تبادلہ خیال کریں. کام کو انجام دینے کے بارے میں سوالات کے جواب دینے کے لئے تیار رہیں، آخری تاریخ اور ملازمین کو تفویض کے بارے میں کوئی سوال پوچھنا چاہئے. یہ آپ کے مواصلاتی طریقہ کا حصہ ہے. آپ کو مکمل طور پر کام کی وضاحت کرنے کے قابل ہوسکتا ہے، تنظیم کے لئے یہ ضروری کیوں ہے، کس صلاحیت کو ضروری ہے اور نوکری کو نیا کام کرنے سے فائدہ اٹھایا جائے. ملازمین جو کیریئر کی ترقی یا مہارت میں بہتری میں دلچسپی رکھتی ہیں وہ سیکھنے میں دلچسپی رکھتی ہیں کہ وہ نئی ذمہ داریوں کو قبول کرنے میں کس طرح فائدہ اٹھائیں.
