پالیسیوں اور طریقہ کار زیادہ تر تنظیموں کے لئے ضروریات ہیں. بہت سے لوگ ان قسم کے دستاویزات لکھتے ہیں کیونکہ ان کے قواعد و ضوابط کی تعمیل کرنا ہے، جیسے بین الاقوامی تنظیم معیاری (آئی ایس او). آئی ایس او معیار کے ایک خاندان ہے جو کوالٹی اشورینس کو بہتر بنانے پر توجہ مرکوز کرتا ہے. پالیسیوں اور طرز عملوں کا سب سے عام مثال یہ ہے کہ تنظیمیں معیاری آپریٹنگ طریقہ کار (SOP) ہے.
پالیسییں
پالیسیاں ایسی قوانین بیان کرتی ہیں جو کمپنی پورے تنظیم یا محکمہ کو لاگو کرے گی. مثال کے طور پر، کمپنی پاس ورڈ کے بارے میں ایک پالیسی ہے. یہ یہ کہہ سکتا ہے کہ ملازمین کو ہر 60 دنوں میں پاس ورڈ تبدیل کرنا ضروری ہے. پالیسی بھی یہ کہہ سکتی ہے کہ نظام کو ملازمتوں کو مطلع کرے گا 14 دن پہلے ان کے پاس ورڈز کے ختم ہونے سے پہلے. پالیسیوں کو واضح، جامع اور مستقل ہونا ضروری ہے. پالیسیوں میں ان میں اکاؤنٹس بھی ہوں گے. مصنف نے ان کو پہلی دفعہ استعمال کیا ہے کہ وہ استعمال کیا جاتا ہے اور پھر باقی پالیسیوں میں اکاؤنٹس استعمال کریں.
طریقہ کار
طریقہ کار نافذ کرنے کی پالیسیوں. طریقہ کار کو تفصیلی معلومات فراہم کرتے ہیں، جیسے کاموں کو انجام دینے کے بارے میں مرحلہ وار ہدایات. ایک طریقہ کار کا ایک مثال یہ ہوگا کہ کس طرح نئے نیٹ ورک اکاؤنٹس بنائے جائیں. پہلا قدم اس مینیجر میں شامل ہوسکتا ہے جو اپنے نوکری کے لئے ایک فارم بھرنے کے لۓ ہے. فارم مینیجر کو معلومات فراہم کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے، جیسے نیا کرایہ دار کا پورا نام، نوکری کا عنوان اور محکمہ جہاں نیا نوکری کام کرے گا. مینیجر اس وقت فارم کو آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ میں پیش کرتا ہے. اس کے بعد نیٹ ورک ایڈمنسٹریشن کے طریقہ کار کو عمل کرنا ہوگا. ان میں ایک ای میل اور نیٹ ورک اکاؤنٹ قائم کرنا اور ایک سیکورٹی بیج بنانا شامل ہوسکتا ہے. طریقہ کار کو عمل کرنا آسان ہے. اس بات کو ذہن میں رکھنا ضروری ہے کہ طریقہ کار ایک بار وقت میں تبدیل ہوجائے. لہذا، کمپنی کو سال میں کم از کم ایک بار ان کا جائزہ لیا جانا چاہئے. اس کے طریقہ کار کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے ایک شخص کو نامزد کرنا چاہئے. پالیسیوں کی طرح، طریقہ کار مسلسل، جامع اور درست ہونا ضروری ہے.
SOP
ایس او پی معیاری آپریٹنگ طریقہ کار کے لئے ہے. اس قسم کی دستاویز کی وضاحت کرتا ہے کہ تنظیم اور اس کے محکمے کیا کرتے ہیں. اس کے علاوہ، ملازمین کی کردار اور ذمہ داریوں کی وضاحت کرتی ہے. اس کے بعد SOP میں ہر محکمہ کے لئے پالیسیوں اور طریقہ کار شامل ہوں گی. مثال کے طور پر، پالیسی کو ہارڈ ویئر خریدنے کے قوانین کا احاطہ کرے گا. اس کے بعد ہارڈ ویئر کو کس طرح ہارڈ ویئر خریدنے کے بارے میں مرحلہ وار ہدایات فراہم کرے گی. اگرچہ SOP بنیادی طور پر متن پر مشتمل ہوتا ہے، اگرچہ ایک اچھا میں تنظیمی چارٹ، ڈایاگرام، بہاؤ چارٹس اور ورک فلو شامل ہونا چاہئے.
