پروسیسنگ دستاویزات واضح طور پر ایک کام میں اہم کاموں کی وضاحت کرتا ہے. وہ ملازمتوں میں الجھن ختم کرتے ہیں اور ایک ہی کمپنی پر ایک کمپنی کے تمام ارکان ڈالتے ہیں. ایک عمل دستاویز کی وضاحت کرتا ہے کہ کمپنی میں موجودہ عمل کیا ہیں. موجودہ طریقوں کی شناخت کرتے ہوئے، آپ کو موجودہ نظام میں اکثر غلطی کا پتہ چلتا ہے اور بہتری کے لئے کمرے دیکھتا ہے. پروسیسنگ دستاویزات کو کاروباری ضروریات کو تبدیل کرنے کے لئے کمپنی کو تیزی سے ایڈجسٹ کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے. واضح طور پر آپ کی کمپنی کے موجودہ افعال کو واضح کرنا کمپنی کو آگے بڑھانے کی اجازت دیتا ہے.
دستاویز کی گنجائش کا تعین کریں. آپ کسی کمپنی کے اندر یا بڑی کمپنیوں میں ہر پروسیسنگ کو دستاویز کرسکتے ہیں، عمل کے ایک سیٹ پر توجہ مرکوز کرسکتے ہیں. مثال کے طور پر، ایک بڑی کارپوریشن ممکنہ طور پر تنظیم کے پورے کام کی دستاویزات کی بجائے، اپنے اکاؤنٹنگ افعال کے ساتھ شروع کرنا چاہتے ہیں.
ایک صفحے کو مسودہ، عمل کی بصری نمائندگی. ایک قابل اطلاق میٹرکس شامل کریں، جو ہر کام کے لئے ذمہ دار ہے یا ایک عمل کے بہاؤ آریھ کا ایک نقطہ نظر ہے. ایک عمل بہاؤ آریگم ایک عمل کو مکمل کرنے کے لئے مختلف اقدامات کی اعلی سطح کی نمائندگی ہے اور یہ تنظیم کس طرح اقدامات تنظیم کے ذریعہ چلتی ہے. مثال کے طور پر، انوائس ادا کرنے کے مختلف مراحل عمل عمل بہاؤ چارٹ کے ساتھ بیان کی جا سکتی ہیں.
اثرات کی وضاحت مصنوعات اور خدمات پر عمل ہے. عام آپریشن کے اثرات اور اثرات کی تفصیل میں عمل میں ناکامی کا سبب بن جائے گا. مثال کے طور پر، اگر انوائس کھوئے جائیں اور ادائیگی نہ کریں، تو سپلائر اگلے آرڈر کو جہاز سے انکار کرے گا.
کردار کے اندر عمل کی وضاحت کریں. ان کے کام کی تقریب کی طرف سے کرداروں کی شناخت اور انفرادی طور پر نہیں. مثال کے طور پر، اکاؤنٹس قابل اطلاق کلکس انوائس پر عمل کرتے ہیں اور انہیں ادائیگی کے لئے نظام میں درج کرتے ہیں. کنٹرولر انوائس منظور کرتا ہے اور ادائیگی کی اجازت دیتا ہے.
اس عمل کے اندر استعمال ہونے والے تمام کمپیوٹر سسٹمز اور سافٹ ویئر کی وضاحت کریں. واضح طور پر ہر ایک نظام، اس کے مقصد اور اس کی فعالیت کی وضاحت.
عمل کو ختم کرنے سے شروع ہونے کے بعد. متن تیار کرنے کے لئے رہنما کے طور پر اپنے عمل کے بہاؤ کی شکل کا استعمال کریں. ممکن حد تک زیادہ سے زیادہ تفصیل میں شامل کریں، اس دستاویز کے مطابق آپ کو منتخب کیا جانے والی گنجائش پر منحصر ہے. انفرادی ناموں کے بجائے ذمہ داری کو تفویض کرنے کے لئے کردار کے نام کا استعمال کریں.
استثناء کے لئے ایک سیکشن شامل کریں. جب عام عمل کے بہاؤ کی پیروی نہیں ہوتی ہے تو دستاویز کیا ہوتا ہے. مثال کے طور پر، جب کمپیوٹر سسٹم نیچے آتے ہیں، ایک کاغذ پر مبنی اکاؤنٹنگ سسٹم انوائس پر عمل کرنے کے لئے نافذ کیا جاتا ہے.
پروسیسنگ دستاویز کی تمام متاثرہ جماعتوں کے ساتھ جائزہ لیں. یہ یقینی بنائیں کہ سبھی عمل کے بارے میں معاہدے میں ہیں.
