ایک دستاویز کنٹرول سسٹم کا مقصد اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ آپ کے تنظیم کا استعمال مؤثر اور موجودہ ہیں. یہ ایک ماسٹر کی فہرست کے طور پر جانا جاتا دستاویزات کی ایک سادہ فہرست کا استعمال کرتے ہوئے حاصل کیا جا سکتا ہے.
پالیسی اور طریقہ کار دستی
آپ کی پالیسی اور طریقہ کار کے دستی کے اندر دستاویز کنٹرول کو خطاب کرنا پہلا مرحلہ ہونا چاہئے. اس کے علاوہ، آپ کی تنظیم دستاویزات کی ماسٹر کی فہرست کے ذمہ دار ہونے کے ذریعہ دستاویزی کنٹرول کی نگرانی کرنے کے لئے ایک منتظم کی شناخت کرنی چاہئے.
دستاویزات کی ماسٹر کی فہرست
مؤثر طریقے سے کام کرنے کے لئے آپ کے تنظیم کے اندر استعمال کیا دستاویزات کی شناخت ایک ماسٹر فہرست بنائیں. دستاویزات کی مثال میں طریقہ کار دستی، معیار کے دستی، کام کے ہدایات اور فارم شامل ہیں. پھیلے شیٹ کی شکل کا استعمال کرتے ہوئے، دستاویز اور ورژن کا نام شامل ہے. اگر آپ کسی خارجی ذریعہ سے کسی مکلف شدہ طریقہ کار کا حوالہ دیتے ہیں تو، ماسٹر کی فہرست پر معیار کا حوالہ دیتے ہوئے مشق کی مدد کریں گے.
تجزیہ عمل
ماسٹرز کی فہرست پر نظر ثانی شدہ دستاویزات پر غور کرنا لازمی ہے. مثال کے طور پر، کوالٹی اشورینس کی پالیسی اور طریقہ کار، ورژن B. آپ اپنی شناخت کے نظام کو تشکیل دے سکتے ہیں. کچھ تنظیمیں ترمیم کی تاریخ کا استعمال کرتی ہیں. جب کسی طریقہ کار کو نظر ثانی کی جاتی ہے تو، آپ کو کسی بھی قسم یا ہدایات کا جائزہ لینے کے لۓ جو آپ کے طریقہ کار کے اندر حوالہ دیتے ہیں.
