پروجیکٹ کی ڈیلیوریبلائٹس کو واضح کرنے کے لئے پراجیکٹ گنجائش دستاویز ضروری ہے، چاہے یہ منصوبے سافٹ ویئر تیار ہو یا زمین کی تزئین کی بحالی ہو. پراجیکٹ گنجائش دستاویز اکثر پروجیکٹ مینیجر یا ایک تجزیہ کار کی طرف سے پیدا ہوتا ہے، گاہک اور دیگر پروجیکٹ ٹیم کے ارکان کے ساتھ مل کر کام کر رہا ہے. گنجائش مکمل ہونے کے بعد، اسے کسٹمر، ٹیم اور مینجمنٹ کے ساتھ اس بات کی تصدیق کی جانی چاہئے کہ یہ درست ہے، تمام دلچسپی رکھنے والے جماعت اس سے متفق ہیں اور اس منصوبے کے نتائج گاہکوں کی ضروریات کو پورا کریں گے. آپ کی ترقی کے عمل کے مطابق گنجائش آپ کے تنظیم کے گاہکوں اور اراکین کی طرف سے منظور کیا جاسکتا ہے.
پراجیکٹ سکوپ کا جائزہ لینے کے لئے تیار کریں
تمام گاہکوں اور ٹیم کے ارکان کی ایک فہرست بنائیں جو گنجائش کے دستاویز کا جائزہ لینے کی ضرورت ہے. اس منصوبے کی ابتدائی دستاویزات کا جائزہ لیں یا اس معلومات کو جمع کرنے کے لئے پروجیکٹ مینیجر سے مشورہ کریں.
ایک میٹنگ قائم کریں اور تمام ٹیم کے ارکان کو مدعو کریں. اجلاس میں شخص ہو سکتا ہے یا یہ آپ کی تنظیم کی ساخت اور ٹیکنالوجی کے لحاظ سے مجازی ہوسکتا ہے.
مکمل گنجائش دستاویز کو فہرست میں بھیجیں. اسے جائزہ لینے کے لئے میٹنگ حاضرین کو کافی وقت دینے کے لۓ کئی دن بھیجیں.
دستاویز کی کاپیاں ایک جسمانی اجلاس میں لانے کے لئے بنائیں. یہاں تک کہ اگر آپ ایک ہی ہیڈ پروجیکٹر یا اسی طرح کے آلے پر ایک الیکٹرانک کاپی ظاہر کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، تو آپ کے حاضری میں سے بعض ایک مشکل کاپی سے کام کر رہے ہیں.
گاہکوں اور ٹیم کے اراکین کے ساتھ دائرہ کار کا جائزہ لیں
گاہکوں اور ٹیم سے ملاقات کریں. اس دستاویز کے ذریعہ پڑھیں، خاص طور پر ان علاقوں میں جو زیادہ پیچیدہ یا تشریح کے تابع ہیں. اگرچہ آپ نے دستاویز کو وقت سے پہلے بھیج دیا ہے، توقع ہے کہ زیادہ تر حاضرین نے اسے لکھا نہیں ہے.
دستاویز کی گنجائش میں کسی بھی شاندار سوالات یا تبدیلیوں پر قبضہ کریں.
سوالات اور دیگر تبدیلیوں کے جوابات کے ساتھ گنجائش کو اپ ڈیٹ کریں، اور اسے گاہکوں اور پروجیکٹ ٹیم کے ارکان کو بھیجیں، دستاویز کے دستخط اور منظوری کی درخواست کی.
تجاویز
-
کچھ تنظیموں میں، آپ کو اجلاسوں کو شیڈول کرنا مشکل ہوسکتا ہے کہ ہر کوئی شرکت کرسکتا ہے. ان لوگوں کو تلاش کریں جو بالکل شخص میں شرکت کریں اور اپنے کیلنڈروں کے ارد گرد شیڈول کریں. دوسروں کے ساتھ تعقیب کریں جو ای میل یا فون کالز کے ذریعے یا نہیں شرکت کر سکتے ہیں یہ دیکھنے کے لئے کہ ان کے پاس دائرہ کار دستاویز پر کوئی تبصرہ نہیں ہے.
