صنعت کی قطع نظر ہر کمپنی، اس کے پاس انتظامی فرائض ہے جو کمپنی کو مؤثر طریقے سے چلانے کے لئے سنبھالنے کی ضرورت ہے. یہ فرائض اکثر سیکرٹری، استقبالیہ، انتظامی اسسٹنٹ، ایگزیکٹو اسسٹنٹ یا آفس منیجر کی طرف سے کارکردگی کا مظاہرہ کرتے ہیں. چھوٹے کمپنیوں میں، جہاں ایسے کردار موجود نہیں ہیں، ملازمین کو لازمی طور پر مل کر کام کرنا ضروری ہے تاکہ انتظامی فرائض مکمل ہو جائیں.
اسٹوریج معلومات
بروقت انداز میں موزوں جگہوں میں اہم دستاویزات درج کرنا ایک انتظامی ڈیوائس ہے جس میں فائلوں کو آن لائن دستاویزی مینجمنٹ کے پروگراموں میں فائل کابینہ یا دستاویزات میں ڈالنا شامل ہے. درست فائلنگ کے نظام کو ملازمین کو مالی ریکارڈ، کلائنٹ ریکارڈ اور تحقیق تک رسائی حاصل ہے.
معلومات تلاش
کلائنٹ، مینیجرز اور شریک کارکنوں کو آن لائن آن لائن، آفس فائلنگ کے نظام میں یا کتابوں میں ایک لازمی انتظامی ڈیوٹی ہے جو کاروباری ادارے کو منصوبوں کو شروع کرنے اور ختم کرنے کے لئے ضروری معلومات فراہم کرنے میں مدد ملتی ہے. یہ معلومات اکثر مرتب کردہ، خلاصہ، ضروری افراد کو تقسیم کیا جاتا ہے اور ایک رپورٹ یا اسپریڈ شیٹ میں پیش کی جاتی ہے.
فون کا جواب
چاہے آپ ایک اشتہاری ایجنسی یا لونومومیٹ کا مالک ہو، گاہک مصنوعات اور خدمات، گھنٹوں کے آپریشن، معلومات کے لئے درخواستوں یا قیمتوں کا تعین کے بارے میں سوالات کے بارے میں سوالات کے ساتھ کال کریں گے. ان کالوں کا جواب دینے اور گاہکوں کی ضروریات کو مدعو کرنا ایک انتظامی ڈیوٹی ہے جو کارپوریشن کی کامیابی یا ناکامی پر اثر انداز کر سکتی ہے. ممکنہ گاہکوں کے ساتھ غیر مؤثر مواصلات تنظیم کی خراب تاثر کو چھوڑ سکتا ہے. یہ ضروری ہے کہ اس انتظامی ڈیوائس کو انجام دینے والا شخص کمپنی کے بارے میں قابل، قابل، اور قابل ہو.
سلامتی کے زائرین
جب ایک وزیٹر ایک دفتر میں داخل ہو جاتا ہے تو، عام طور پر ایک استقبالیہ یا سیکرٹری دروازے پر بیٹھا ہے کہ "ہیلو،" نوکری سائٹ کا وزیراعظم کا خیرمقدم کرتے ہیں، سوالات کی مدد کریں اور مناسب شخص، دفتر یا ڈویژن کو ہدایت کریں. چاہے یہ ایک ترسیل والا شخص ہے جسے کسی پیکج یا گاہکوں کو مقرر کردہ تقرری کے لئے آنے سے گرایا جائے، مہمانوں کو ایک لازمی انتظامی فرض ہے.
سامان اور سامان خریدنا
کاغذ، قلم اور دوسرے آفس کی فراہمی کے ساتھ ذخیرہ کرنے والی کمروں اور الماریوں کو ایک انتظامی ذمہ داری ہے. اس پوزیشن پر تفویض کردہ کاموں میں دیگر ملازمتوں، آرڈروں پر نظر رکھنے، آمدنی پر آنے والے اشیاء کو منتقلی اور انوائس کو ہینڈل کرنے کا حکم، عام طور پر فنانس ٹیم کے ساتھ مل کر کام کرنا شامل ہے.
لکھا ہوا مواصلات تخلیق اور انتظام کریں
رپورٹیں، سپریڈ شیٹس اور ڈیٹا بیس بنانے کے لئے ای میلز اور بزنس خطوط کی تشکیل کے علاوہ، انتظامی فرائض میں ان تحریری مواصلات کی تقسیم کی تشکیل اور انتظام بھی شامل ہے. چاہے یہ مواصلات ساتھی ملازمتوں یا گاہکوں کے لئے ہیں، یہ کام پیشہ ورانہ، جامع دستاویزات کو تخلیق کرنے کے لئے لفظ پروسیسنگ اور اسپریڈ شیٹ پروگراموں کے ذریعے مکمل کردی جاتی ہے.
میٹنگ کی تیاری
کانفرنس کے کمرے اور میٹنگ کے کمرے، کیٹرنگ کے انتظامات، نظم و ضبط بنانے، آڈیو بصری سامان کی ترتیب اور انتظامی فرائضوں کی قسم میں اجنبی کی تیاری کرنے کی ترتیب. یہ کلیدی فرائض ضروری ہیں جب کمپنی آفس سے یا دور دور میں کانفرنسوں یا کلائنٹ کی میٹنگیں ہوں.
