جب ایک میٹنگ میں رپورٹ پیش کی جائے تو آپ کو کچھ بنیادی ہدایات پر عمل کرنا ہوگا جن میں سے اکثر آپ شاید سکول میں سیکھ چکے ہیں. مثال کے طور پر، آپ کو اپنی رپورٹ کے مقصد کے بارے میں یقین رکھنا ضروری ہے، آپ کو ایک واضح طور پر بیان کردہ subtopic پر توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہے اور آپ کو اپنے ناظرین کے ساتھ ذہن میں لکھنے کی ضرورت ہے.
پہلے سے جانیں میٹنگ شرکاء کے تعلیمی اور کام کے پس منظر. اس سے آپ کو اس بات کی مدد ملتی ہے کہ آپ کو وضاحت کرنے کی ضرورت ہے کہ کتنے موضوع. مثال کے طور پر، تصور کریں کہ آپ کچھ مخصوص شہروں کے چوہوں پر واقع حادثات کی تعداد پر ایک رپورٹ تیار کررہے ہیں جو اگلے ٹریفک کمیشن کی میٹنگ میں پیش کی جائیں گی. اگر پانچ کمیٹی کے ارکان میں سے تین قانون نافذ کرنے کے پس منظر میں ہیں، تو آپ کو "باری باری کو نیویگیشن جیسے جملے" کی وضاحت کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی.
اپنا ہائی اسکول انگریزی استاد کی مشورہ یاد رکھیں: کائنات سے نمٹنے کی کوشش مت کرو. اپنے اہم موضوع کے چھوٹے حصے کے بارے میں لکھیں. یہ آپ کی رپورٹ کو سمجھنے میں آسان بناتا ہے. مثال کے طور پر، "پیدل چلانے کی حفاظت" ٹریفک مطالعہ کی رپورٹ کے لئے اہم موضوع ہوسکتا ہے، لیکن آپ کی رپورٹ اس موضوع کے ایک حصے تک محدود ہے - دو چوکوں پر حفاظت کو بہتر بنانے کے.
اپنے تعارف اور اختتام میں کافی سیاق و سباق فراہم کرنے کا یقین کریں. اس سے ملاقات کے شرکاء آپ کے تجاویز کے اہمیت کو سمجھتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ کی رپورٹ مینیجر کورٹ میں کام کرنے کے لئے معاون پولیس افسران کو ملازمت کی سفارش کی جاتی ہے تو، آپ کا تعارف پولیس افسران کو اضافی وقت میں اضافی اضافے میں اضافہ کرنے کے لئے میونسپلٹی کے سالانہ سال کی جدوجہد کی وضاحت کرے گی. نتیجہ یہ ہے کہ یہ تجویز بہت سے لوگوں میں سے ایک ہے جو میونسپلٹی پلگ ان سوراخ کے بجٹ میں مدد کرسکتی ہے.
رپورٹ کے عنوان سے آگاہ کریں کہ آیا مسائل کو حل کرنے یا معلومات فراہم کرنے کے لئے میٹنگ کا تعین کیا گیا ہے.مثال کے طور پر، اگر کسی مینیجر نے ٹیم کے ارکان کو مطلع کرنے کے لئے ملاقات کی ہے کہ گزشتہ سہ ماہی کی فروخت میں اضافہ ہوا ہے تو، آپ کا عنوان ہو سکتا ہے، "تیسری سہ ماہی فروخت: نئی کسٹمر سروس کے طریقہ کار کا اثر."
رپورٹس عام طور پر کسی کے اعمال پر اثر انداز کرنے کا مقصد ہیں. آپ کی توثیق کر رہے ہیں جو رائے - اور جن سے. مثال کے طور پر، طالب علم امتحان کے سکور میں اضافے پر ایک اسکول کے سرٹیفکیٹ کی رپورٹ کی سفارش کی جا سکتی ہے کہ بورڈ نے اس قرارداد کو منظوری دے جو پائلٹ مطالعہ کا پروگرام مستقل طور پر بدل جائے.
