اگر گاہکوں نے شکایت کا ایک خط لکھنے کا وقت لیا تو، وہ کاروبار کا مطلب ہے. اگرچہ ایک مطمئن کسٹمر کسی بھی ای میل سے فون کرکے شکایت کرسکتا ہے یا کسی ای میل سے آگ لگاتا ہے، جس میں کچھ شکایات کی ڈائل میں ختم ہوجاتا ہے، ایک خط سرکاری ہے اور ایک جواب ضروری ہے. شکایت کی خط جو سی ای او سے شروع ہوتی ہے اور کمانڈ کی سلسلہ میں اپنا راستہ کام کرتی ہے وہ خاص طور پر سی ای او کو دوسرے خط کے طور پر خاص توجہ کی ضرورت ہوتی ہے. اگرچہ شکایت کے ایک خط کو سنبھالنے کے باوجود آپ کو یہ کرنا ضروری ہے کہ پہلی دفعہ مشکل ہوسکتی ہے، آپ مناسب طریقے سے اس سے نمٹنے میں مدد کرنے کے لئے کچھ جگہیں ہیں.
شکایت کے خط کو تسلیم کریں. یہ فون کال، ایک ای میل یا ایک خط کے ساتھ کیا جا سکتا ہے. ہانگ کانگ پولی ٹیکنیک یونیورسٹی سے پتہ چلتا ہے کہ آپ "آپ کے خط کا شکریہ …" یا "میں آپ کے خط کا حوالہ دیتے ہیں …" جیسے جملے شامل کرتا ہوں اس لئے اس شخص کو یہ بھی بتائے گا کہ اس شخص کو یہ بھی پتہ چلتا ہے کہ اس کی شکایت سنائی گئی ہے.
شکایت پر ایک جواب خط لکھنے کے لئے منصوبہ. کیونکہ شکایت کا ایک خط رسمی طور پر ہے، یہ ایک رسمی جواب کی ضرورت ہوتی ہے.
شکایت کی قانونییت کی تحقیقات کریں. تحقیقات کی بنیاد پر، فیصلہ کریں کہ اگر کمپنی شکایت کو قبول یا رد کردے تو.
اگر قبول ہو تو مسئلہ کے لئے معذرت مثلا "ہمیشانی کے لئے معذرت خواہ ہیں" یا "ہماری مخلص معافی قبول کریں …" اگرچہ، اگرچہ، شکایت مسترد کردی جاتی ہے تو، گاہک کی عدم اطمینان میں افسوس کا اظہار کرتے ہیں "جب ہم آپ کی مایوسی کو سمجھتے ہیں …" اور پھر اس کی پیروی کریں "ہم آپ کو مطلع کرنے کے لئے افسوس ہے کہ …"
اگر شکایت قبول کی جاتی ہے تو شکایت کو حل کرنے اور اس کی وضاحت کی پیشکش کرنے کی تجویز پیش کریں، جیسے "غلطی کی وجہ سے …" یا "مینوفیکچرنگ خرابی کا پتہ چلا نہیں تھا."
مسئلہ کی ذمہ داری کو مسترد کریں اور وجوہات پیش کرتے ہیں کیوں کہ وہ مزید نہیں جائیں گے. جیسے "بدقسمتی سے وارنٹی ختم ہوگئی ہے" کے الفاظ ہیں کہ کچھ بھی نہیں کیا جائے گا کچھ بھی نہیں ہے.
واپسی بنانے کے لئے پیش کرتے ہیں، واپس آنے والے کو قبول کریں یا رعایت دیں اگر آپ شکایت کو قبول کر رہے ہیں. ہانگ کانگ پولی ٹیکنک یونیورسٹی جیسے "اچھی مرضی کے اشارے کے طور پر" یا "ہم نے کورئیر کی طرف سے ایک متبادل بھیجا ہے" کے طور پر جملے کو پتہ چلتا ہے … "مناسب ہیں.
خط مصنف کو تیسری پارٹی کو براہ راست ہدایت کریں - کسی دوسرے شخص یا تنظیم - اگر ذمہ داری دوسری جگہ پر ہے. ایک جملے کا استعمال کریں جیسے "ہم افسوس رکھتے ہیں کہ ہم آپ کی مدد نہیں کرسکتے ہیں، لیکن آپ کو صنعت کار سے رابطہ کرنا چاہتے ہیں."
