کسٹمر شکایت کے خطوط کا جواب مناسب طریقے سے ضروری ہے اگر آپ بہترین کسٹمر سروس ساکھ حاصل کرنا چاہتے ہیں. پیشہ ورانہ، ہمدردی اور ایک کسٹمر پر مبنی ذہنیت کے ساتھ ایک شکایت کا خط سنبھالنے سے ناکام ہوسکتا ہے، آپ بالآخر کاروبار سے محروم ہوسکتے ہیں. تاہم، اگر شکایت مؤثر طریقے سے نمٹنے کے لۓ ہے تو، آپ وفادار وکیل حاصل کرسکتے ہیں جو ممکنہ طور پر اپنے ریستوران میں زیادہ کاروبار لانے اور اپنے خاندان، دوستوں اور شریک کارکنوں کے ساتھ اپنے کاروبار کے بارے میں مثبت جائزہ لے سکتے ہیں. اگرچہ ہر کاروبار کی غلطیوں کا امکان ہے، ایسا طریقہ یہ ہے کہ کاروبار اپنی غلطیوں کا تعین کرے گی.
معمول شکایات کو سنبھالنے
کسٹمر سے رابطہ کریں اور اس بات کا اظہار کریں کہ آپ اس مسئلے کے بارے میں مزید جاننا چاہتے ہیں. اگر خط کسی ٹیلی فون نمبر یا ای میل ایڈریس فراہم نہیں کرتا تو، گاہک کو آپ کے رابطے کی معلومات کے ساتھ ایک خط بھیجیں تو وہ آپ کو براہ راست پہنچ سکتی ہے.
یہ خیال رکھیں کہ گاہک ہمیشہ صحیح ہے. کسٹمر کے نقطہ نظر سے ہم آہنگی اور مسئلہ کو دیکھو.
مسئلہ کو ذاتی حملے کے طور پر مت چھوڑیں. غیر جانبدار نقطہ نظر لے کر آپ کو ایک باہمی اور بے روزگار راستے میں جواب دینے میں مدد ملے گی.
صورتحال کو مکمل طور پر سمجھنے کے لۓ گاہک کی شکایت پر توجہ دینا.
معافی سے سر کے ساتھ مخلص جواب دیں. گاہک کو ایکسپریس جسے آپ ان کے کاروبار اور ان کی رائے کی تعریف کرتے ہیں. کسٹمر کو یہ بتائیں کہ یہ معلومات ریستوران کی خدمت، خوراک یا جو کچھ بھی ہوسکتی ہے وہ بہتر بنائے گی.
ڈسکاؤنٹ پیش کرتے ہیں، کھانے کی قیمت کو واپس یا ایک تحفہ کارڈ فراہم کرتے ہیں. یہ وفادار بنانے کا بہترین طریقہ ہے. ایک تحفہ کارڈ سب سے بہتر کام کر سکتا ہے کیونکہ یہ گاہک کو ریستوران میں واپس آنے کی حوصلہ افزائی دیتا ہے.
کسٹمر سے پوچھو اگر آپ جس طریقے سے آپ کو سنبھالنے کی صورت حال مطمئن ہو. اگر کسٹمر ابھی تک پریشان ہو تو، دوستانہ سر رکھو اور پوچھیں کہ اس کو کونسا راستہ ملے گا. بالآخر، مقصد یہ ہے کہ ایک وفادار کسٹمر حاصل کرنے کے معاملے کا فائدہ اٹھاؤ.
ممکنہ قانونی ذمہ داریوں کے ساتھ شکایات
شکایت کا ایک خط لکھیں جس میں احتیاط سے ایک مقدمہ درج کرنے کی صلاحیت ہے. اگر کسٹمر کھانے میں زہریلا ہو یا غیر ملکی اشیاء کو خوراک میں ڈھونڈیں تو، آپ کو گاہک کو ضبط کرنے اور حقائق کی تحقیقات کرنے کی کوشش کرنی چاہئے.
معافی کی سر میں، کسٹمر کو بتائیں کہ آپ کو کھانے کی لاگت کی واپسی کی جائے گی اور گاہکوں کو خرچ کردہ پچھلے رقم کو پورا کرنے کے لئے بیلنس کے ساتھ تحفہ کارڈ پیش کرے گی.
کسٹمر سے پوچھو کہ کیا کھایا گیا ہے، اگر شکایت کھانے کی زہریلا کے ساتھ کرنا پڑتا ہے. وضاحت کریں کہ یہ ہے کہ آپ ان اجزاء کو دیکھ سکتے ہیں جو اس کھانے کے لئے استعمال کیا جاتا تھا اور آپ اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ یہ دوبارہ نہیں ہوتا.
طبی اخراجات کو پورا کرنے کے لئے پیشکش کرتے ہیں، اگر گاہک کو طبی علاج ملنا پڑا.
تجاویز
-
اگر آپ ناراض کسٹمر کے ساتھ ملیں تو اپنی جسمانی زبان دیکھیں. آپ اپنے منہ سے کچھ بھی منفی نہیں کہہ سکتے ہیں، لیکن آپ کا جسم آپ کے لئے منفی بات کر رہا ہے.
